Лабораторная работа № 5. Организация регистрации документов

Цель: формирование практических навыков регистрации и индексации документов, построения информационно-поисковой системы по документам организации.

УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ЗАДАНИЙ:

1. На основании Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 «Управление документами» исследуйте основные принципы и технологию регистрации документов. Определите, насколько подробны действующие нормы в отношении регистрации документов. Подумайте, какие аспекты должны быть более подробно регламентированы на локальном уровне.

2. Учитывая изученный на семинарском занятии №11 возможный состав регистрационных форм, определите, какие регистрационные формы могут быть применимы в исследуемой Вами организации и почему. Определите состав данных для документов разных документопотоков, подлежащих включению в выбранную регистрационную форму. Проанализируйте способы использования регистрационных данных при построении информационно-поисковой системы. Определите состав данных, отражаемых в регистрационной форме для обеспечения возможности ее использования в информационно-поисковой системе по документам организации. На основании полученных данных спроектируйте регистрационную форму с учетом перечня обязательных сведений о документах, регламентированных Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Дополните эти сведения необходимыми метаданными.

3. Определите оптимальную организацию процесса регистрации документов в исследуемой Вами организации с учетом сведений, полученных при выполнении заданий по темам 4, 5, 6. В случае, если в качестве основы используется действующая инструкция по делопроизводству конкретной организации, оцените эффективность действующей системы регистрации, сформулируйте аргументированные предложения по ее оптимизации.

4. С учетом рекомендаций ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 «Управление документами» об уникальности присваиваемого в процессе регистрации индекса, определите способы достижения этого. Продумайте принципы индексации документов в исследуемой Вами организации. Определите состав инструментов индексации: какие классификаторы должны быть разработаны в организации (при выполнении задания следует ориентироваться на рекомендации ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 «Управление документами»). Перечень классификаторов должен быть составлен по результатам выполнения задания в письменной форме.

5. Дополните раздел Инструкции по делопроизводству исследуемой Вами организации, включив в него результаты, полученные при выполнении заданий 1-4.

6. Разработайте перечень нерегистрируемых документов для исследуемой Вами организации. Оформите его как приложение к Инструкции по делопроизводству.

ЛИТЕРАТУРА: 16, 28, 29, 30, 35, 48, 52, 54, 56, 58, 67, 68, 74, 80.

Тема 9. Организация исполнения документов. Технология контроля за исполнением документов Семинарское занятие № 12.

Цель: изучение требований к срокам, организации исполнения документов, способов и методики осуществления контроля за исполнением документов.

ВОПРОСЫ ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ:

1. Сроки исполнения документов: типовые и индивидуальные.

2. Организация исполнения документов. Взаимодействие структурных подразделений и должностных лиц организации по вопросам исполнения документов.

3. Виды и формы контроля исполнения документов.

4. Способы организации контроля исполнения документов.

ТЕМЫ РЕФЕРАТОВ И СООБЩЕНИЙ:

1. Понятие и регламентация типовых и индивидуальных сроков исполнения документов.

2. Роль эффективной организации и ведения контроля за сроками исполнения документов.

3. Организация контроля исполнения принятого решения.

4. Роль и функции службы документационного обеспечения управления при осуществлении контроля соблюдения сроков исполнения документов.

5. Регламентация контроля за исполнением документов.

6. Способы организации контроля за исполнением документов: особенности традиционных и автоматизированных технологий.

7. Виды и порядок построения контрольных картотек.

8. Задачи и принципы осуществления аналитической работы с данными о сроках исполнения документов.

9. Требования к организации автоматизированных технологий контроля исполнения документов и их значение для обеспечения эффективного выполнения функций и задач организации.

ЛИТЕРАТУРА: 16, 28, 29, 30, 35, 41, 67, 68.