Анализ информационных потоков предприятия.
Понятие документооборота.
Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.
Движение потоков документов должно быть прямоточным, то есть исключающим возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя.
При проектировании рациональных документопотоков составляют схемы движения основных групп и видов документов, что позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, порядок обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами в учреждении.
Движение документов в аппарате управления определяется содержанием информации, которую они несут. Информация, а следовательно – документы, распределяются в учреждении в соответствии с функциями подразделений и исполнителей.
Главное условие рациональной организации документооборота – грамотное разделение функций в аппарате управления и документальное его закрепление.
Электронный документооборот — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Электронный документ — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
2.2. Схема маршрута движения основных документов
На предприятии ЗАО «ШЭФ» используется схема движения документооборота представленная на рис.2.
Рассылка
Рис.2 Схема движения документооборота
3. Анализ применения информационных технологий на предприятии.
3.1. Основные информационные системы и технологии, применяемые на предприятии.
Информационное пространство предприятия состоит из корпоративной вычислительной сети, ее сервисов, предоставляющих пользователю различные возможности для работы с данными. Оно состоит из сети, основанной на технологии TCP/IP Ethernet, сервисов электронной почты, файлового хранения.
Программное обеспечение применяемое на данном предприятии:
- Информационно-справочные системы (Гарант, Консультант +, Дубль Гис);
- Системы управления производством;
- Системы бухгалтерского учета;
- Офисные системы.
3.2. Технические средства.
Техническая база предприятия состоит:
Сервер:
- Процессор Core i5;
- ОЗУ 4Гб;
- 500Гб HDD.
Средние технические характеристики рабочего компьютера:
- Процессор Inter Core i3 2.93Ghz;
- ОЗУ 2Гб;
- 320 Гб HDD;
- Встроенная видеокарта.
Технические характеристики оргтехники:
- Принтеры Samsung ML-2851;
-МФУ Samsung 4200;
- Плоттер HP 500.
Сетевое оборудование:
- Коммутатор D-link DES-1016A 16портов.
- Кабель UTP 5e.
Топология сети «Звезда».
3.3. Программные средства реализации информационных технологий.
1. MS Windows 7;
2. MS Office 2003;
3.1С:Предприятие — программный продукт компании 1С, предназначенный для быстрой разработки прикладных решений;
4. Антивирус – Kaspersky.