Тема 7. Оформление документации

Составление и оформление управленческой документации

Документирование управленческой деятельности – основа делопроизводства и один из наиболее сложных вопросов, решаемых в процессе работы с документами. Правильно составленный и оформленный документ упрощает и ускоряет процедуры его обработки и позволяет в дальнейшем лучше понять его значение как исторического источника и точнее установить срок хранения.

Управленческая документация включает широкий круг разнородных документов, необходимых для выполнения функций управления в организации.

Функциональная принадлежность документов – это первое, что следует учитывать при подготовке служебной документации. В современной практике используются унифицированные системы документации по таким направлениям деятельности, как бухгалтерский учет, отчетность и статистический учет, внешнеторговые и банковские операции, организационно-распорядительная деятельность, пенсионное обеспечение и др. Среди всех применяемых систем документации особое место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации.

Организационно-распорядительная документация (Орд) фиксирует принятые решения по административным вопросам и создается во всех федеральных органах государственной власти, в органах местного самоуправления, на предприятиях и в организациях независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности Именно с ОРД работают в основном специалисты служб документационного обеспечения управления. Видовой состав данной системы документации включает положения, правила, инструкции, приказы, распоряжения, постановления, протоколы, акты, письма, служебные записки, справки, заявления и другие виды документов организационного, распорядительного и справочно-информационного характера. Подготовка любого из этих документов включает два взаимосвязанных процесса: разработка содержательной части (текста или таблицы), т. е. составление документа и придание юридической силы тексту документа (оформление документа).

Разработка содержательной части документа

Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.

Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой звукозаписи, заключающая в себя всю или основную часть речевой информации документа. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т. д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

• краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

• объективность и достоверность информации;

• составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

• структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;

• широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций. Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов, т. к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

• нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;

• точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.);

• краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т. д.);

• употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний ("сообщаем, что в период…", "направляем на рассмотрение и утверждение…", "проверкой установлено, что…");

• ограниченная сочетаемость слов;

• безличный характер изложения текста;

• употребление специальных терминов ("решили", "постановили", "приказываю");

• использование сокращенных слов (экз., с., см., и т. д.);

• использование универсальных слов с неопределенным значением;

• исключение из текста архаизмов ("сего года", "при сем направляем").

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты.

Разработка содержательной части документа – творческая задача, требующая профессиональных знаний по вопросу, излагаемому в документе, поэтому на этапе составления текста с документом работает ответственный исполнитель – специалист структурного подразделения, которому поручена подготовка документа. Вместе с тем важную роль в этом процессе играет и служба документационного обеспечения управления, перед которой стоят следующие задачи:

• обеспечение работников структурных подразделений нормативно-методическими материалами, позволяющими максимально сократить время на работу с текстом документа (инструкция по ведению делопроизводства в данной организации; Табель форм документов, используемых в организации; альбом унифицированных форм документов; сборники типовых и трафаретных текстов документов и т. п.);

• формирование и ведение базы данных по изданным руководителем организации распорядительным документам, касающимся вопросов деятельности и правомочий структурных подразделений, а также порядка работы с документами с учетом специфики данной организации;

• оказание консультативной помощи ответственным исполнителям по таким вопросам, как этические аспекты текста составляемого документа и язык и стиль служебных документов.

Характеризуя этап работы исполнителя над текстом документа, следует особо отметить распространенную на практике ошибку, связанную с процедурой согласования текста проекта документа. Недопустимо возлагать задачу согласования документа на работников службы документационного обеспечения управления. Только специалист, составивший проект документа (автор текста), может определить круг должностных лиц, заинтересованных в его согласовании, дать объяснения по замечаниям, высказанным другими специалистами, и доработать текст до взаимоприемлемого варианта.

Оформление текста документа

Юридическую силу документу придают отдельные надписи, называемые реквизитами документа Составленный и согласованный текст документа должен быть оформлен по установленным требованиям, главным из которых является наличие в документе юридической силы. Непосредственно на юридическую силу влияют реквизиты, называемые составом удостоверения документов: гриф утверждения, подпись, печать. Для многих документов важную роль играют визы ознакомления. Почти все документы, за редким исключением, должны оформляться на служебных бланках.

Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.

К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (наименование вида документа) или длительное время (наименование организации, справочные данные об организации). Однако многие реквизиты не могут быть постоянными, и все время меняются полностью или частично (дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая. Заголовочная часть – это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе.

Содержательная часть – главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение.

Оформляющая часть – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений. В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними. Главной частью документа, безусловно, является содержательная, однако нельзя пренебрегать заголовочной и особенно оформляющей частями, благодаря которым документ приобретает юридическую силу.