10.3. Характеристики эффективного контроля

Характеристиками эффективного контроля являются:

1. стратегическая направленность. Контроль должен отражать общие приоритеты организации и поддерживать их. Относительная сложность оценки какого-либо стратегически важного вида деятельности в количественном виде или измерения ее результативности по принципу затраты–эффект никогда не должна служить критерием для решения, нужно ли вводить механизм контроля. Деятельность в областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять не очень часто, и о полученных результатах можно никому не сообщать до тех пор, пока отклонения не станут недопустимо большими;

2. ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией;

3. соответствие делу. Контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию;

4. своевременность. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала между измерениями определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов;

5. гибкость. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям;

6. простота. Наиболее эффективный контроль – это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее;

7. экономичность. Если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля вообще или же ввести менее тщательный контроль. Чтобы контроль был экономически оправданным, отношение затрат на систему контроля к возможной прибыли от нее должно быть довольно низким.

10.4. Поведенческие аспекты контроля

Одной из проблем функционирования системы контроля в организации являются различные поведенческие реакции сотрудников, значительно снижающие ее эффективность.

Одним из негативных последствий воздействия системы контроля на персонал организации является поведение, ориентированное на контроль: сотрудники всячески подчеркивают работу в тех областях, где проводятся измерения, и пренебрегают теми, где подобных измерений не проводится.

Другой негативный поведенческий эффект контроля заключается в том, что система контроля может побуждать людей выдавать организации непригодную информацию. Например, менеджеры могут намеренно переоценивать расходы и недооценивать доходы по какому-либо проекту, оставляя себе некоторую «лазейку» для ошибок.

Для уменьшения негативных последствий воздействия контроля на поведение сотрудников рекомендуется:

• устанавливать осмысленные и достижимые стандарты, полно и объективно отражающие деятельность сотрудников;

• избегать чрезмерного контроля;

• налаживать двустороннее общение между руководством и подчиненными (улучшать качество обратной связи);

• вознаграждать сотрудников за достижение стандартов.