Вопрос 2.4. Документация и документооборот
Каждая хозяйственная операция на момент ее свершения или сразу же после ее окончания должна быть документально зарегистрирована
Документирование - способ первичной регистрации хозяйственных операций, основывающийся на документальном подтверждении всех ФХД правильно оформленными первичными документами.
Учётный документ – письменное свидетельство о хозяйственной операции, служит средством её совершения и основанием её регистрации.
Бухгалтерские документы по своему назначению классифицируются на группы:
распорядительные – содержат в себе приказ на осуществление той или иной операции;
исполнительные – подтверждают факт свершения хозяйственной операции;
бухгалтерского оформления – составляется в бухгалтерии организации на основании распорядительных и исполнительных документов (справки, расчеты, ведомости);
комбинированные – содержат в себе распоряжение на выполнение операции и подтверждение ее свершения.
Документы бухгалтерского учёта могут быть оформлены на бланках унифицированных (типовых) форм или на самостоятельно разрабатываемых формах, если необходимые документы отсутствуют в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
К первичным документам предъявляются требования (закон № 129-ФЗ):
содержать правильно заполненные обязательные и реквизиты:
наименование и код формы
дата составления
наименование организации
содержание операции
измеритель операции
наименование и должности лиц, ответственных за совершение операции, их личные подписи и расшифровки
а также могут содержать дополнительные реквизиты, характеризующие особенности совершаемой операции.
составлены на русском языке
утверждён перечень лиц, имеющих право подписи документов
должен быть составлен в момент совершения операции либо непосредственно после неё
составляются на бумажных или машинных носителях.
Движение документов, начиная с момента их составления или получения, до сдачи в архив, называется документооборот.
Этапы документооборота:
составление (получение)
перенос сведений в учётные регистры
отражение информации на бухгалтерских счетах
составление бухгалтерской отчётности
сдача в архив
В каждой организации главный бухгалтер разрабатывает, а руководитель организации утверждает график документооборота. В графике отражается:
- в каких подразделениях и кем составляется документ;
- название документа;
- где и кем обрабатывается документ;
- сроки предоставления документа.
Организация обязана хранить документы в течение установленных сроков: годовая отчетность – 10 лет; документы, связанные с начислением заработной платы – 75 лет, остальные не менее 5 лет.
Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения её на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности предназначены учётные регистры.
Классификация учетных регистров.
1. По характеру записей:
- хронологические – запись операций в порядке их свершения;
- систематические – хозяйственные операции группируются по установленным признакам;
- комбинированные – записи в учетном регистре ведутся в хронологическом и систематическом их совмещении.
2. По объему содержания:
- регистры синтетического учета – используют для отражения операций в денежной оценке в обобщенном виде, в них открывают синтетические счета;
- регистры аналитического учета – используются для отражения показателей аналитического учета, в них открываются аналитические счета;
- комбинированные учетные регистры – в них сочетаются синтетический и аналитический учет
Для исправления ошибочных записей в учетных регистрах применяются способы:
Корректурный способ исправления ошибок заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы и надписании над зачеркнутым правильного текста или суммы.
Дополнительная проводка - применяется, когда корреспонденция счетов указана правильно, но в меньшей сумме, чем следовало;
Красное сторно - применяется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или записи большей, чем следовало, суммы.
Совокупность выбранных учётных регистров определяет форму бухгалтерского учёта. В настоящее время применяются следующие формы бухгалтерского учета:
- журнально-ордерная;
- мемориально-ордерная;
Мемориальные ордера являются документами бухгалтерского оформления, в которых на основании первичных документов указываются проводки по хозяйственным операциям.
- упрощенная;
Если предприятие совершает незначительное количество операций (не более 30 в месяц), а также работающее в непроизводственной сфере может вести учет в Книге (журнале) учета хозяйственных фактов и Ведомости учета заработной платы по форме №В-8.
Малые предприятия, осуществляющие сложные процессы производства, могут применять форму учета, основанную на ведении девяти ведомостей:
– автоматизированная
