4. Формальные и неформальные организации на предприятии: признаки, механизмы образования, принципы формирования

На предприятии СКС и туризма существуют формальные и не­формальные отношения, которые влияют на его политику. Формальные - группы людей, созданные по воле руко­водства для достижения целей организации. Их основными функция­ми являются выполнение конкретных задач. Отношения между людьми в группе регулируются различными нормативными документами: законами, постановления­ми, приказами, распоряжениями.

Неформальные - стихийно образовавшиеся группы людей, вступившие в регулярное взаимодействие для дости­жения определенных целей. Отношения между членами группы формируются на основе личных симпатий, общности взглядов, склонностей и интересов. Здесь нет списка членов коллектива, обязанности, согласованных ролей. Основа неформальной организации — взаимодействие людей.

Механизм образования формальных и неформальных орга­низаций представлен на рисунке.

Формальные организационные структуры управления на предприятиях СКС и туризма строятся на следующих принципах:

• простота — обеспечение минимально возможного числа иерархических ступеней (уровней управления);

• адаптивность — способность изменяться в определенных пределах при изменении внешних и внутренних условий;

• структура должна отражать цели и задачи фирмы, быть подчиненной процессу производства и оказа­ния услуг и меняться вместе с ними;

• структура должна отражать функциональное разделение труда и объем полномочий менеджеров, которые определяются политикой, процедурой, правилами и должностными инструкциями;

• при построении структур должен быть реализо­ван принцип соответствия между функциями и полномочия­ми, с одной стороны, и квалификацией и уровнем культуры конкретного сотрудника — с другой;

• каждая функция, реализуемая фирмой, должна быть закре­плена за конкретной службой, т. е. недопустимо закрепле­ние одной функции за двумя или несколькими службами;

• иерархия служб не должна подчинять одному субъектууправления более шести-восьми объектов;

• кратчайшие пути прохождения информации;

• разделение стратегических и оперативных функций.

Наиболее распространенные ошибки в построении организационных структур управления:

• наличие «дублирования» функций (функция закреплена за разными структурными подразделениями);

• наличие функций управления, не закрепленных за каким-либо структурным подразделением;

• превышение нормы управления (6—8 объектов управления);

• двойное подчинение.

На эффективность организационной структуры управления предприятия СКС и туризма влияют:

• действительные взаимосвязи, возникающие между сотрудниками и их работой, что отражается в их должностных обязанностях;

• действующая политика руководства и методы, влияющие на поведение сотрудников;

• полномочия и функции работников организации на различных уровнях управления.

Этапы совершенствования организационных структур управления:

1. Осуществление организационной диагностики (анализ закрепления управленческих функций за сотрудниками, выявление недостатков в оргструктуре).

2. Закрепление функций за конкретными подразделениями, сотрудниками (усовершенствованное), предусматривающее устранение ошибок, выявленных на предыдущем этапе.

3. Построение новой схемы организационной структуры управления предприятием, внесение изменений в должностные инструкции сотрудников и «Положения о службах».

Оргдиагностика — комплекс мер по исследованию сложившейся на предприятии организационной структуры управления и выявлению ее достоинств и недостатков. Первым этапом оргдиагностики является самодиагностика - она дает первую информацию о проблемах организации. Более обоснованную картину можно получить с помощью полной и всесторонней диагностики фирмы (с привлечением экспертов). По результатам организационной диагностики может быть подготовлена матрица ответственности.

Таблица. Пример матрицы ответственности

Функция	Сотрудник
	Руководитель	Исполнитель 1	Исполнитель 2	Исполнитель 3
Планирование	0	У	И	И
Функция 1	У	И		0
Функция 2	И	У	0
Функция 3	И	0
Функция 4	У	0	У
Контроль выполнения	0	У
Управление процессом	0	У	И
Отчетность о ходе процесса	0	У

О — ответственный; У — участвует в работе; И — получает информацию.

В процессе создания и последующего совершенствования организационной структуры разрабатываются положения о службах и должностные инструкции сотрудников. Положение о структурном подразделении является организационно-правовым документом, определяющим:

• порядок создания подразделения;

• правовое положение подразделения в структуре предприятия;

• задачи и функции подразделения;

• права подразделения;

• взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;

• ответственность подразделения.

В случае неформальных структур выделяют следующие группы причин, побуждающие людей вступать в неформальные отношения:

♦ чувство принадлежности. Большинство формальных организа­ций сознательно лишают людей возможности социальных кон­тактов, поэтому они вынуждены обращаться к неформальным орга­низациям, чтобы эти контакты обрести;

• взаимопомощь. В большинстве случаев люди предпочитают прибе­гать к помощи своих коллег, т.к. считают, если об­ратиться за помощью к своему начальнику, то он мо­жет плохо о них подумать;

• защита. Основной причиной вступления в неформальную органи­зацию является потребность в защите. Люди знают, что сила — в единстве;

• общение. Во многих формальных организациях систе­ма внутренних контактов довольно слаба, при этом руководство иногда намеренно скрывает от своих подчиненных определенную инфор­мацию. Доступ к неформальному получению таких све­дений возможен только в неформальной организации;

• симпатия. Люди часто присоединяются к неформальным группам для того, чтобы быть ближе к тому, кто им симпатичен.

Признаками, характеризующие неформальные организации являются:

Социальный контроль. Речь идет об установлении и укреплении норм — групповых эталонов приемлемого и неприемлемого поведения.

Сопротивление переменам. Частично это объясняется тем, что пере­мены могут нести в себе угрозу их дальнейшему существованию.

Неформальные лидеры. У неформальных организаций, как и у фор­мальных, есть свои лидеры. Формальный лидер име­ет поддержку в виде делегированных ему полномочий и действует в отведенной ему области, опора неформального лидера — признание его группой. Неформаль­ный лидер: помогает группе в достижении ее целей, поддерживает и укрепляет ее существование. Влияние неформальной группы на деятельность предприятия может быть существенным. Проявить власть не­формальная группа может, используя следующие способы:

Неформальные коммуникации. Информация по неформальным каналам передает­ся быстрее, чем через официальные источники.

Способность действовать или бездействовать. Неформальная группа может работать на то, чтобы продвигать вперед или тор­мозить развитие предприятия. Задача менеджера состоит в том, чтобы минимизировать влияние этих групп и направлять их власть в нужное русло.

Существование неформальных групп на предприятиях СКС и туризма чаще всего укрепляют трудовой кол­лектив, и формальный руководитель организации должен их поддер­живать. Влияние неформальных отношений можно контролировать. Для достижения этой цели менеджер должен иметь четкое представление о том, как и почему функционирует такая организация. Для этого не­обходимо выполнить следующие условия:

• согласиться с тем, что неформальная организация суще­ствует;

• попытаться понять, насколько неформальная организация может быть ценной, чтобы помочь менеджеру достичь своих целей;

• выявить неформальных лидеров и попробовать управлять ими;

• попытаться связать цели формальной и неформальной орга­низаций.