2.6. Сводные таблицы

Задание 2.6.1 Создайте таблицу.

Закупка компьютерной техники для фирмы «Мечта»

1. Параметры форматирования установите самостоятельно.

2. Стоимость рассчитайте по формуле.

3. Создайте сводную таблицу 1 «Общее количество товаров».

Для этого выполните действия:

- выделить любую ячейку исходной таблицы;

- выполнить команду

Данные → Сводная таблица;

- выполнить все шаги Мастера сводных таблиц и диаграмм;

- переместить в указанные ячейки соответствующие поля из Списка полей.

Сводная таблица 1.

4. Создайте сводную таблицу 2 «Отчет о количестве закупленной техники».

 При создании нескольких сводных таблиц в одной базе данных на втором шаге Мастера построения сводных таблиц мы выбираем вариант для построения сводной таблицы на основе существующей. Это приводит к экономии памяти компьютера.

 На основе сводных таблиц можно строить сводные диаграммы. Попробуйте это сделать на примере сводной таблицы 2.

Сводная таблица 2.

5. Создайте сводную таблицу 3 «Отчет о затратах при закупке техники».

 Функцию сводной таблицы «Сумма по полю…» можно изменять. Для этого надо дважды щелкнуть по ячейке «Сумма по полю..» и в открывшемся окне «Вычисление поля сводной таблицы» выбрать необходимую функцию.

 В исходной таблице данные можно изменять. Чтобы это изменение произошло в сводной таблице, нужно перейти на лист, где размещена сводная таблица и выполнить команду

Сводная таблица→ Обновить данные

6. Сохраните рабочую книгу под именем «Закупка техники». Тема 3. Система управления базами данных Microsoft Access

3.1 Создание базы данных, состоящей из одной таблицы

Задание 3.1.1 Создайте таблицу БД «Адреса».

Для этого надо выбрать объект Таблица, режим Создание таблицы с помощью мастера.

Выполняя шаги Мастера, выбрать категорию Личные, нужные поля, ввести название таблицы Адреса.

Заполнить первые 4 записи в режиме таблицы.

Дополнить таблицу новыми полями, используя режим Конструктор.

Для вставки нового столбца в режиме Таблица или новой строки в режиме Конструктор надо выделить соответствующий объект, выполнить команду

Вставка→Столбец→ (Строки)

Заполнить остальные записи и новые поля таблицы, применив Форму. Для этого выбрать объект Формы, режим Создание формы с помощью мастера, выполнить все шаги мастера, назвать форму Адреса.

Поля Пол, Совместные увлечения и Знак зодиака создать в режиме Конструктор объекта Формы.

Для полей Пол и Совместные увлечения создать элементы управления, используя инструмент Группа переключателей поля инструментов. При выборе этого инструмента откроется Мастер построения, который шаг за шагом приведет к нужному результату.

Аналогично строится поле Совместные увлечения.

Поле Знак зодиака строится с помощью инструмента Поле со списком. Список знаков надо ввести самим (Овен, Телец, Близнецы, Рак, Лев, Дева, Весы, Скорпион, Стрелец, Козерог, Водолей, Рыбы).

Для заполнения поля Портрет в режиме Таблица или с помощью Формы надо щелкнуть в поле ввода и выполнить команду Вставка→ Объект, выбрать готовый файл или создать самостоятельно с помощью объекта Точечный рисунок.

В режиме Формы изображение будет просматриваться на экране (рис. 1), в режиме Таблицы (рис. 2) для просмотра надо дважды щелкнуть по полю, в котором размещен графический объект.

Рис. 1. Объект Таблица

Рис. 2. Объект Формы

Сохраните базу данных «Адреса».

Задание 3.1.2 Обработка данных.

Поиск в БД. Применяется команда Правка →Найти.

1. Найти адресата по его фамилии, по номеру телефона, по имени.

2. Найти адресата по трем цифрам номера телефона, по номеру квартиры, дома.

3. Найти адресата по первым трем буквам фамилии, по названию улицы.

4. Найти адресата, если известно лишь число, которое входит в номер телефона или в адрес.

Сортировка. Применяется команда Записи →Сортировка

Сделать сортировку записей в порядке возрастания по полям:

фамилия,

имя,

номер телефона,

адрес.

Фильтры. Применяется команда Записи →Фильтр→Изменить фильтр (Удалить…). Фильтры можно применять, находясь в объекте Таблицы или Формы. Расширенный фильтр предоставляет большие возможности для задания условий отбора.

Сначала в Таблице Адрес, а затем в Форме Адрес получить список:

• адресатов, номер телефона которых начинается на 45;

• мужчин (фамилии оканчиваются на «ов»);

• женщин (отчества на «на»);

• адресатов, увлекающихся спортом (танцами, книгами, театром);

• адресатов, имеющих высшее образование

• женщин, имеющих высшее образование.

Отчеты. Используется объект Отчеты, который может быть в двух видах: в режиме конструктора и обычном.

Создавать отчет можно с помощью Мастера построения отчетов или с использованием Конструктора.

Создать отчеты с помощью Мастера, выбрав соответствующие поля и оформив внешний вид отчетов с помощью режима Конструктор:

• Общие сведения об адресатах;

• Знаки зодиака;

• Образование и увлечения;

• Портреты;

• Адреса и телефоны.

Сохраните базу данных «Адреса».