17. Характеристика распределенной обработки данных

19. Электронным документооборотом называется система манипулирования служебными электронными документами в стандартизованной форме и на основе принятых в системе регламентов. Документ в электронной форме отражает данные:

• представленные в форме набора состояний элементов вычислительной техники, иных средств обработки, хранения и передачи информации;

• допускающие преобразование в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком и имеющей атрибуты для идентификации.

Электронный документ хранится на машинном носителе.

Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Основные требования к системе электронного документооборота:

􀂃 соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;

􀂃 распределенность обработки (возможность работать в территориально распределенных системах);

􀂃 масштабируемость (возможность расширения системы);

􀂃 модульность построения (наличие логически выделенных, относительно независимых частей системы, способных локально выполнять закрепленные за ними функции);

􀂃 открытость системы (возможность интеграции с другими программами и системами);

􀂃 переносимость на другие аппаратные платформы.

В системах электронного документооборота осуществляется;

􀂃 организация электронных документов в виде файлов на машинном носителе;

􀂃 управление электронными документами (document managenent) в полном наборе функций;

􀂃 передача электронных документов по компьютерной сети;

􀂃 групповая работа над электронными документами (groupware);

􀂃 управление потоком работ (workflow) при сложных многошаговых алгоритмах работы с электронными документами.

Система управления электронными документами (Electronic Document Management Systems, EDMS) - это набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, накопления, хранения, обработки и пересылки электронных документов.

Под служебным электронным документом понимается записанное на машинном носи-

теле электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативны-

ми требованиями.

Электронные документы могут иметь различную форму представления: текст, графика,

табличные данные, звуковая, видеоинформация, мультимедиа и т. д.

20. Специализированные системы управления документами отличаются от универсальных

по следующим характеристикам: 􀂃 обеспечивают поддержку документов различных форматов с применением широкого набора библиотечных служб;

􀂃 акцентируют внимание на ранних стадиях жизни документов, включая их создание,

рецензирование, редактирование и подготовку к распространению; сопровождают создаваемые версии документов и контролируют доступ к ним;

􀂃 выполняют автоматическое архивирование документов.

Стандартом взаимодействия систем управления документами и внешними приложениями без обращения к файловой системе является система ODMA (Open Document Management API). Наиболее типичными представителями продуктов класса систем управления документами являются : 􀂃 DOCSFusion (PC OCS, Inc); 􀂃 Documentum (Documentum, Inc); 􀂃 DocuLive (Siemens Nixdorf Informationssystem); 􀂃 Excalibur (Excalibur Technologies).

Эти системы рассчитаны на использование на крупных предприятиях, характеризуются универсальностью, маштабируемостью, безопасностью (контролируя и разграничивая доступ и права), обеспечивают высокое качество работ с централизованным архивом разнородных документов.

Системы обеспечивают многоуровневое хранение документов на различных типах носителей и миграцию документов с одного уровня на другой (либо в соответствии с частотой обращения к документу, либо с истечением заданного срока). Для этих целей применяются архивная система ARCIS (Archiving and Imaging System производства Siemens Nixdorf), Docs Open. Можно указать несколько мест хранения документов. Архив является логически единым, хотя может располагаться на нескольких серверах. Существуют средства визуального проектирования экранной формы документа и связи полей с атрибутами документа.

Контроль доступа к документам подразумевает идентификацию пользователей, включение пользователей в ролевые группы с различными привилегиями, протоколирование работы над документами. Названные системы могут работать с большинством промышленных СУБД, таких как Oracle, Sybase, Microsoft SQL Server и другими ODBC-совместимыми SQL базами данных. Система имеет программы, организующие свою обширную библиотеку (Team Library), электронную почту (Team Mail), систему телеконференций и доску объявлений (Team Forum), позволяющие тиражировать информацию, электронный еженедельник (Team Calendar) для планирования различных мероприятий и распределения ресурсов, электронный координатор деловых процедур и маршрутизатор информации между пользователями (Team Flow).