Виды макрокоманд

Имеющиеся в Access макрокоманды можно классифицировать по назначению следующим образом:

-макрокоманды перемещения по данным;

-макрокоманды выполнение макроса, процедуры или запроса

-макрокоманды прерывание выполнения

-макрокоманды экспорта – импорта

-макрокоманды работы с объектами

-прочие макрокоманды.

Макрокоманды выполняются в порядке их расположения в бланке. Однако Access позволяет задать условие выполнения определенных макрокоманд. Условие задается в столбце Условие (для вывода столбца следует выполнить команду Условие меню ВИД) и представляет собой условное выражение. Условное выражение можно ввести с клавиатуры или задать с помощью построителя выражений. В ячейках столбца Условие нельзя использовать выражения SQL.

При запуске макроса проверяется значение каждого условного выражения. Если это выражение истинно, выполняется макрокоманда, находящаяся в той же строке и все следующие макрокоманды, у которых в ячейках столбца Условие содержится многоточие (...). Если условное выражение ложно, Access проигнорирует эти макрокоманды и перейдет к ближайшей строке, в которой содержится новое условие или ячейка условий является пустой.

Access позволяет объединять группу родственных макросов в один макрос. В этом случае макет макроса (окно макроса в режиме конструктора) должен содержать столбец Имя макроса. Чтобы его вывести, следует выполнить команду Имена макросов вкладки КОНСТРУКТОР группы Показать или скрыть. Для запуска макроса из группы макросов следует указать:

Имя Группы макросов . Имя Макроса.

Тема 3.7. Технология конструирования страниц доступа к электронным данным

Приложение Microsoft Office Access 2007 больше не поддерживает страницы доступа к данным. Если необходимо развернуть форму для ввода данных в Интернете и сохранить результирующие данные в Microsoft Access, можно развернуть базу данных на сервере Службы Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 и использовать инструменты, предоставляемые службами Windows SharePoint Services.

Если база данных создана в более ранней версии приложения Access, имеет формат MDB и содержит страницы доступа к данным, то эти страницы можно просмотреть в обозревателе Windows Internet Explorer. Однако над этими страницами нельзя выполнить никаких действий.

Вопросы к разделу

1. Дайте определение базы данных.

2. Что такое системы управления базами данных?

3. Приведите классификацию СУБД по технологии обработки и способу доступа к информации.

4. Назовите основные модели данных, их особенности.

5. Что такое нормализация отношений? Приведите формы нормализации отношений.

6. К какому типу СУБД относится Access?

7. Назовите основные объекты Access. Каково назначение этих объектов?

8. Чем определяется структура таблицы базы данных Access?

9. Назовите типы полей. Охарактеризуйте основные свойства полей.

10. Что такое индекс? Зачем производится индексирование таблиц?

11. Что такое ключ? Чем простой ключ отличается от составного?

12. Охарактеризуйте способы создания таблиц.

13. Как создаются связи между таблицами?

14. Назовите типы связей между таблицами.

15. Как выполняется сортировка записей таблицы?

16. Что такое фильтрация записей? Назовите команды фильтрации.

17. Назовите типы запросов Access.

18. Как создаются запросы - действия?

19. Что является источником данных формы?

20. В каких режимах можно работать с формой?

21. Назовите основные типы форм.

22. Из каких разделов состоит форма? Какие данные размещаются в этих разделах?

23. Назовите основные типы отчетов.

24. Из каких разделов состоит отчет?

РАЗДЕЛ 4. ГЕНЕРАТОР ОТЧЕТОВ CRYSTAL REPORTS

Тема 4.1. Технология проектирования отчета

В результате изучения данной части студенты должны изучить основные этапы разработки отчета; формирование целей отчета; разработку макета; модель формирования отчета; этапы генерации отчета.

Основные этапы разработки отчета. Формирование

целей отчета

Отчеты предназначены, в первую очередь, для менеджмента и принятия решений на основе имеющейся информации, поэтому прежде чем начать создание отчета, необходимо определить его цель и структуру, а также разработать прототип его содержимого. Для того чтобы отчет имел высокую эффективность, он должен содержать точные данные, отображенные в логически взаимосвязанной структуре, а правильная формулировка цели создаваемого отчета является основополагающим шагом при его разработке.

При создании прототипа отчета следует начать с заголовка, который в дальнейшем может быть изменен. В колонтитулах отчета может содержаться информация о дате создания, авторе, цели отчета, объеме использованных данных и т. п. Так как данные могут быть получены из различных источников, необходимо указать их происхождение: файл данных, база данных и ее тип, имена таблиц или запросов. В основную часть отчета помещают данные, содержащиеся в полях таблиц либо поля, вычисляемые на их основе. При этом требуется определить, какие расчетные функции будут использованы и какие поля послужат в качестве аргументов. Необходимо проверить типы полей, на которых будут базироваться расчеты, на соответствие типам аргументов функций. Если данных много, то их графическое представление в виде диаграммам или географических карт может дать большую наглядность при анализе.

При разработке отчета важным условием является знание способов обработки данных, например сортировка, группировка, подведение итогов и т.д. Некоторые данные в отчете можно выделить специальными знаками, для прида­ния особого значения данным объектам в отчете. Для выделения информацию в отчете, нужно при проектирова­нии определить список объектов и условия, при которых будет выставляться отметка.

Отметка может быть сделана с помощью звездочки или любого другого символа, а также с помощью текста и его форматирования (необ­ходимо составить инструкцию со списком условных обозначений).

Каждой области отчета назначаются свои параметры печати. Поэтому важно хо­рошо представлять, где и в каком месте на бумаге будут располагаться различ­ные объекты отчета.

Области выводятся на печать сверху вниз в том порядке, в каком они располо­жены на вкладке Конструктора. Если в области несколько секций, то они печатаются в порядке своего размещения.

Перед тем как запустить отчет на печать, необходимо создать макет отчета на бумаге, т е ясно представлять размещение данных в отчете, объектов, способы форматирования и т д.