Типы отчетов

Отчеты строятся на основании данных таблиц и запросов. Основные типы отчетов:

Одноколонный отчет (в столбец) – длинный столбец текста, содержащий надписи полей, их значения из всех записей таблицы или запроса;

Многоколонный отчет – создается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок;

Табличный отчет – отчет, имеющий табличную форму;

Отчет с группировкой данных и подведением итогов - создается из табличного отчета объединением данных в группы с подсчетом итогов;

Перекрестный отчет – строится на основе перекрестных запросов и содержит итоговые данные;

Составной отчет – отчет, имеющий сложную структуру, включающий один или несколько отчетов;

Составной документ - отчет, полученный слиянием документов с Word;

Почтовые наклейки – специальный тип многоколонного отчета, предназначенный для печати имен и адресов групп;

Отчет по связанным таблицам – отчет, позволяющий выводить данные из нескольких таблиц, имеющих связь один – ко - многим.

Структура отчета

Основные разделы отчета:

• заголовок отчета – печатается в начале отчета на титульной странице, содержит название отчета;

• верхний колонтитул – печатается вверху каждой страницы; как правило, содержит заголовки столбцов;

• заголовок группы – печатается перед обработкой первой записи группы, в качестве заголовка может содержать поле, по которому выполняется группировка;

• область данных – печатается каждая запись из источника данных;

• примечание группы – печатается после обработки последней записи группы; может содержать итоговые данные по записям, входящим в группу;

• нижний колонтитул – печатается внизу каждой страницы, может содержать, например, дату печати отчета, номер страницы отчета;

• примечание отчета – печатается в конце отчета после обработки всех записей, может содержать итоговые данные по всем записям.

Тема 3.6. Технология автоматизации управления базой

данных

В результате изучения данной части студенты должны изучить создание пользовательских меню (панелей управления и форм) для эффективного управления базой данных; использование диспетчера форм; основы конструирования макросов; структуру макроса; виды макрокоманд.

Создание пользовательских меню для эффективного

управления базой данных.

Макросом называется набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции. Макросы используются для автоматизации часто выполняемых задач (например, открытие формы, выполнение запроса). Выполнение макроса возможно:

-из окна базы данных при создании макроса появляется вкладка Работа с макросами, на вкладке Конструктор в группе Сервис следует нажать пиктограмму Выполнить;

-при возникновении определенного события некоторого объекта, например, нажатие кнопки. В этом случае макрос выполняется автоматически.

Макрос является удобным средством выполнения простых задач, таких как открытие или закрытие форм, вывод на экран и скрытие панелей инструментов, запуск отчетов и т.д.

Основы конструирования макросов.

Макросу присваивается заданное пользователем имя. Если макросу присвоить стандартное имя Autoexec, то такой макрос будет выполняться автоматически сразу же после загрузки Access.

Макрос может состоять из одной или нескольких макрокоманд. Процедура создания макроса в основном состоит в выборе макрокоманд и определении их параметров. Для создания макроса следует:

1. В окне базы данных на вкладке СОЗДАНИЕ группы Другие выбрать пиктограмму Макрос.

2. На панели макрокоманд в ячейке столбца Макрокоманда выбрать из раскрывающегося списка имя макрокоманды.

3. В ячейку столбца Примечание ввести текст комментария к макрокоманде (необязательно).

4. В нижней половине окна указать аргументы макрокоманды.

Если макрос должен состоять из нескольких макрокоманд, следует перейти на следующую строку и повторить вышеуказанные действия.

Можно использовать технологию перемещения объектов для быстрого создания макроса. Для этого следует в окне базы данных выбрать объект и переместить его с помощью мыши в ячейку макрокоманды в окне макроса. Например, для того, чтобы создать макрос, открывающий форму, следует перемесить с помощью мыши форму в ячейку макрокоманды.