Сортировка и фильтрация записей

Для сортировки и фильтрации записей в таблице предназначена группа команд Сортировка и фильтр, которая находится на вкладке ГЛАВНАЯ.

Сортировка используется для удобства нахождения данных. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочена по значению ключевого поля. Сортировку записей можно производить как по одному, так и по нескольким полям. Для этого используют пиктограммы, расположенные в левой части группы команд Сортировка и фильтр, которые обеспечивают задание стандартных типов сортировки – по возрастанию, по убыванию, очистить все сортировки.

Фильтрация – это способ быстрого отбора записей в режиме таблицы в соответствии с заданным критерием. Произвести отбор записей можно с помощью следующих команд:

Простой фильтр – используют для отбора записей нескольких полей. Для выполнения данного фильтра используется пиктограмма Фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки ГЛАВНАЯ при выполнении которой, на экране откроется меню для выбора условий фильтра для числовых и текстовых полей;

Фильтр по выделению – самый простой вид фильтра, который позволяет найти все записи таблицы, содержащие определенной значение в выбранном поле. Для выполнения данного фильтра используется команда Выделение - группы Сортировка и фильтр вкладки ГЛАВНАЯ;

Расширенный фильтр – используется для создания сложных фильтров, так как позволяет сформировать критерий отбора в окне команды Расширенный фильтр, связывая условия отбора операциями логических функций И и ИЛИ. Для выполнения данного фильтра используется команда Дополнительно - Расширенный фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки ГЛАВНАЯ.

Тема 3.3. Технология конструирования запросов

В результате изучения данной части студенты должны изучить запросы QBE и SQL; основы конструирования QBE-запросов; виды запросов на выборку и запросов-действий; запросы с параметрами; групповые запросы; перекрестные запросы; запросы с вычисляемыми полями; запросы на обновление, добавление и удаление записей и создание новых таблиц.

Общие сведения о запросах

Запросы в Access предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям. Данные, полученные в результате выполнения запроса, называются динамическим набором данных. Динамический набор данных является временным (или виртуальным) набором записей и не хранится в базе данных. При закрытии запроса динамический набор данных этого запроса прекращает свое существование. В самом же запросе хранится структура запроса, в которой определены: таблицы, список полей, тип запроса, порядок сортировки, условия отбора записей и т.д.

Access позволяет создавать запросы двух типов: QBE – запросы и SQL – запросы.

QBE – запросы (Query By Example – запрос по образцу) строится с помощью конструктора в окне конструктора запросов.

SQL – запросы – запросы, представляющие собой последовательность операторов и функций языка SQL (Structured Query Language –структурированный язык запросов).

QBE – запросы в Access можно преобразовать в SQL – запрос.

Все запросы можно разделить на две группы: запросы на выборку и запросы – действия.

Access позволяет создать запрос двумя способами: с помощью конструктора или с помощью мастеров.

Для создания запросов имеются следующие мастера:

• Мастер создания простого запроса.

• Мастер создания перекрестного запроса.

• Мастер создания запросов на поиск повторяющихся записей.

• Мастер запросов на поиск записей без подчиненных записей.

Окно конструктора запроса состоит из двух частей: схемы данных и бланка запроса .

Схема данных – это место, где размещаются таблицы или запросы и устанавливаются связи между ними.

Бланк запроса представляет собой таблицу для определения полей и условий, которые будут использованы при создании динамического набора данных. Размер таблицы определяется количеством выбранных полей (столбцы) и видом запроса. Каждому виду запроса соответствует свой набор строк.

Выбор таблицы осуществляется в окне Добавление таблицы, в котором отображаются все таблицы и запросы базы данных .

Окно Добавление таблицы вызывается:

• при создании нового запроса конструктором;

• при выполнении команды ЗАПРОС/Добавить таблицу;

• при нажатии кнопки Добавление таблицы (кнопка с рисунком «таблица со знаком плюс»);

• щелчком правой кнопкой мыши по области схемы данных и выбором в контекстном меню команды Добавить таблицу.

Добавить таблицу в запросе можно также, перетащив значок таблицы из окна базы данных в окно конструктора с открытым запросом.

Удалить таблицу можно клавишей DEL или командой оперативного меню Удалить таблицу – для предварительно выбранной таблицы.

Многотабличные запросы позволяют получить информацию нескольких таблиц, которые должны быть связаны. Создать связи в запросах можно следующим образом:

1. Предварительно перед созданием запроса создать связи. В этом случае связь таблиц в запросе будет установлена автоматически.

2. При создании связанных таблиц необходимо для связываемых полей задать одно имя и определить один тип, указав в одной из таблиц данное поле – ключевым. Связь будет установлена автоматически.

Создать связь можно в окне конструктора запросов. Созданные в окне конструктора запросов связи функционируют только в запросе. Кроме того, Access позволяет изменить в окне запросов установленные в схеме данных связи.