Функциональные и обеспечивающие подсистемы

Экономическая информационная система имеет функциональную и обеспечивающую части, состоящие из подсистем.

Функциональная часть обеспечивает выполнение задач и назначение информационной системы. Состав подсистем функциональной части определяется признаком декомпозиции. Из- за многофункциональности ЭИС может быть декомпозирована по разным признакам. Признаком структуризации могут служить функции управления объектом, например:

- уровень предметной деятельности, например управления (высший, средний, низший);

- вид управляемого ресурса (материальные, трудовые, финансовые и т. п.);

- сфера применения (банковские, фондового рынка и т. п.);

- функции управления и период управления.

Обеспечивающая подсистема включает информационное, техническое, математическое, программное, методологическое, организационное и лингвистическое обеспечение.

Информационное обеспечение – это комплекс методов и средств по размещению и организации информации, включающий системы классификации и кодирования документов, показателей, внутримашинной информационной базы.

Техническое обеспечение – это комплекс технических средств, инструктивных материалов и персонала, который обслуживает эту технику.

Программное обеспечение – это совокупность программных средств для реализации задач управления с использованием вычислительной техники. В состав программного обеспечения входят базовые общесистемные программные средства, инструментальные средства и прикладные программные средства.

Правовое обеспечение – это совокупность правовых норм, регламентирующих создание и функционирование информационных систем (договора между заказчиком и разработчиком информационной системы и др.).

Лингвистическое обеспечение – это совокупность языковых средств, используемых на различных уровнях создания и обработки данных для общения человека с ЭВМ.

Организационное обеспечение – это совокупность методов и средств, позволяющих усовершенствовать организационную структуру объектов, разработать должностные инструкции, ориентированные на новые информационные технологии.

Построение и разработка информационной системы

В настоящее время существуют два подхода к построению информационных систем: позадачный и процессный. Эти подходы отражают различные взгляды на систему управления предприятием, организацией, корпорацией, офисом. Первый подход, исторически появившейся ранее, базируется на функциональной модели управления предприятием, отражающей выполнение сотрудниками своих должностных обязанностей согласно целям и функциям управления. В структуре таких ИС выделяют функциональную часть, отражающую цели и задачи управления, и обеспечивающую часть, содержащую средства решения задач.

В соответствии с данным подходом ИС создается как инструмент, предназначенный для автоматизации функций управления, типовыми среди которых являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, регулирование. Для реализации одной функции или ее части создаются функциональные подсистемы. Функциональные подсистемы состоят из комплексов функциональных задач – например, подсистема административного управления может состоять из следующих комплексов: хозяйственное планирование, управление кадрами и т.д.

Функционирует ИС следующим образом. На вход служб аппарата управления (производственный отдел, финансовый отдел, отдел сбыта и т.д.) поступают данные из внешней среды и от объекта управления, где они проверяются, анализируются, корректируются и в соответствии с целями управления направляются в ИС.

Прямая связь обеспечивает передачу исходных данных вначале в функциональные подсистемы, где решается соответствующая функциональная задача. Результаты решения передаются по каналам прямой связи на объект управления (цехи, склады, службы и т.д.).

Обратная связь, отражающая фактическое состояние объекта управления, вместе с информацией, поступившей из внешней среды, направляется в аппарат управления, Из внешней среды поступает информация о партнерах, конкурентах, ценах, поставщиках, потребителях готовой продукции и т.д.

При позадачном подходе к управлению ИС есть не что иное, как множество связанных между собой АРМ, обслуживающих различные уровни управления. Структура сети АРМ отражает в большинстве случаев организационную структуру управления предприятия.

Однако позадачный подход в управлении обладает рядом недостатков:

- размытость, а иногда и отсутствие ответственности на различных стадиях производства и реализации продукции за конечный результат управления;

- сложность увязки всех функций производства и управления в единую технологию.

В настоящее время постепенно развивается новый подход к управлению – процессный. Этот подход ориентирует на управления не отдельными структурными подразделениями предприятия, выполняющими свои функциональные обязанности, а сквозными бизнес-процессами. Эти процессы связывают воедино деятельность определенных структурных подразделений, предназначенных для производства конкретного конечного продукта или услуги.

Под бизнес-процессом понимается совокупность действий, выполнение которых позволяет получить конечный результат (товар или услугу). Поэтому важнейший шаг при создании ИС на основе данного подхода – выделение бизнес-процессов, которые делятся на следующие классы: основные, вспомогательные, сопутствующие.

Основные бизнес-процессы – это процессы, которые создают то главное, ради которого и существует предприятие (товар, услуга). В большинстве случаев они отражают выпуск продукции и обслуживание конечных потребителей, материально-техническое снабжение, производство, сбыт готовой продукции, послепродажные услуги и т.д.

Вспомогательные бизнес-процессы, как правило, соответствуют управленческой деятельности: планирование, учет, процессы на складе, маркетинг, финансовая деятельность и т.д.

Сопутствующими бизнес-процессами являются процессы, предназначенные для жизнеобеспечения основных и вспомогательных процессов. Например, процессы обеспечения кадрами, юридическое обеспечение и т.д.

Бизнес-процессы состоят из бизнес-операций, выполняемых с помощью АРМ. Каждый бизнес-процесс характеризуется определенными во времени началом и концом, интерфейсом с другими процессами, последовательностью выполнения бизнес-операций, а также владельцем бизнес-процесса, т.е. лицом, которое несет ответственность за его выполнение. Их выделение и их увязка позволяют получить единую многоуровневую бизнес-модель предприятия, под которым понимается структурированное графическое описание сети процессов и операций, связанных документами, информационными потоками и организационными предписаниями. Такая информационная сеть отражает деятельность структурных подразделений предприятия.

Моделирование бизнес-процессов состоит в последовательном отражении всех бизнес-операций. Управление бизнес-процессами называется инжинирингом бизнеса.

Поддержка и управление бизнес-процессами осуществляется современными ERP- системами.

Какой бы подход для создания ИС не был выбран, разработка ИС осуществляется на основе следующих основных принципов, выполнение которых является обязательным.

1. Принцип системности – требует рассматривать анализируемое предприятие, как единое целое, выделять типы связи между структурными элементами или бизнес-процессами, устанавливать направления информационных потоков, а также функции отдельных структурных подразделений. В результате все составные части объекта будут объединены и согласованы по целям функционирования по входным и результирующим документам и защите информации.

2. Принцип развития – заключается в том, что ИС должна создаваться с учетом постоянного изменения информационных потребностей пользователя. Данный принцип требует разработки средств, с помощью которых ИС может адаптироваться или модернизироваться в соответствии с новыми требованиями.

3. Принцип совместимости – построение открытой ИС, ориентированной на максимальное использование стандартов программного, технического и иного обеспечения.

4. Принцип непосредственного участия работников предприятия в процессе обследования и разработки ИС.

5. Принцип безопасности – обеспечение безопасности всех информационных процессов.

6. Принцип эффективности – достижение рационального соотношения между затратами на создание ИС и результатами, получаемыми в процессе ее эксплуатации.

Принципы создания ИС в определенных предметных областях имеют свою специфику, которая предполагает выполнение каких-либо дополнительных требований.

Реинжинирина бизнес-процессов - улучшение или совершенствование уже существующего бизнес-процесса за счет использования информационных технологий с параллельным фундаментальным осмыслением радикальной переориентацией деловых процессов для достижений резких улучшений важных показателей (повышение производительности, улучшение качества, снижение себестоимости).

Для проведения анализа и реорганизации бизнес-процессов предназначено средство верхнего уровня All Fusion Process Modeler, поддерживающего методологии IDEF0 (функциональная модель), IDEF3 (Workflow Diagram) и DFD (Data Flow Diagram). Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии (т.н. модель AS – IS) и идеального положения вещей - того, к чему нужно стремиться (модель TO - BE).

Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм – единичных описаний фрагментов системы. Сначала проводится описание системы в целом и ее взаимодействия с окружающим миром (контекстная диаграмма), после чего проводится функциональная декомпозиция – система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая система разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности.

Диаграммы потоков данных содержат процессы, источники и приемники информации. При этом модель бизнес-процесса состоит из вкладываемых друг в друга диаграмм различной общности (общих и детальных). Потоки данных могут быть двунаправленными, если процесс не только потребляет данные, но и пополняет (обновляет) их.

В соответствии с четвертым принципом разработки и внедрения ИС особую роль в процессе моделирования ИС играет конечный пользователь, т.к. он принимает участие в обследовании предприятия м внедрении всех информационных технологий. Его участие зависит от выбранного пути внедрения ИС:

- проектирование и внедрение ИС собственными силами или силами проектной организации;

- приобретение и внедрение готовой системы собственными силами или силами разработчика.

Первый путь целесообразен в том случае, если специфика объекта управления не позволяет воспользоваться готовыми программными системами. Создание ИС собственными силами, как правило, происходит с привлечением консалтинговых фирм для изучения и описания существующих на предприятии бизнес-процессов.