Лабораторная работа № 8 в (часть 3)
Тема: Технология структурирования и группировки экономической информации для бизнес–анализа.
Цель работы: Приобретение простейших практических навыков в обработке, фильтрации и консолидации табличных данных в Excel.
Порядок выполнения работы
Ознакомиться с методическими указаниями.
Включить компьютер. Загрузить систему Windows. Запустить редактор MS Excel.
Выполнить задание.
Сдать работу преподавателю.
Методические указания
Многие вопросы бизнес–анализа требуют решения таких задач, как сортировка, фильтрация и консолидация данных. Для этих целей в Excel предусмотрена команда меню Данные. Информационные технологии, разрабатываемые на основании использования меню Данные, позволяют формировать различные итоги, отчеты и сводки. Эта команда требует, чтобы электронная таблица была представлена в виде списка или базы данных.
Списки в Excel — это таблицы, строки которых содержат однородную информацию. В терминологии Excel список называют также базой данных. При этом строки таблицы — это записи базы данных, а столбцы – поля записей.
При создании списка необходимо соблюдать следующие правила:
следует отделять от списка другие данные свободными ячейками;
имена полей списка должны располагаться в первой строке, т. к. они используются при создании отчетов;
для имен полей следует использовать форматирование, отличное от того форматирования, что применяется к данным;
для отделения имен полей от данных следует использовать рамку по нижнему краю.
Сортировка записей базы данных осуществляется при выборе пункта меню Данные/Сортировка. Эта команда открывает диалоговое окно, в котором можно задать до трех ключей порядка сортировки. Чтобы отсортировать список по четырем и более ключам, сортировку надо повторить. Можно выполнять не алфавитный, а пользовательский порядок сортировки (например, по месяцам).
В Excel сортируются лишь выделенные ячейки, поэтому при выполнении заданий на сортировку, нужно выделить все ячейки, кроме ячеек первого столбца, содержащего порядковые номера.
Если в списке записей базы данных необходимо выбрать часть информации, то следует использовать так называемый «фильтр». Для простых условий достаточно применение автоматического фильтра (команда Данные/Фильтр/Автофильтр). Для фильтрации списка или базы данных по сложным критериям, включая вычисляемый критерий с использованием любой функции Excel, а также для получения результатов в другом месте рабочего листа используется расширенный фильтр (команда Данные/Фильтр/Расширенный фильтр).
Задание:
На основании ранее подготовленных листов Информация о сотрудниках и Ведомость подготовить отчет, который должен содержать:
Список сотрудников, фамилии которых располагаются по алфавиту, в порядке убывания окладов сотрудников.
Список сотрудников, отработавших меньше месяца (меньше 24 дней).
Список сотрудников, заработная плата которых меньше средней заработной платы фирмы, а оклад больше среднего значения оклада.
Выдать сводную информацию о начислении денежных средств сотрудникам за два месяца — февраль и март.