2. Особенности организации мероприятий для средств массовой инфор­мации с применением телекоммуникационных технологий.

Организация мероприятий для средств массовой информации является частью PR деятельности отдела по связям с общественностью. На этапах организации мероприятия PR специалисты сталкиваются с телекоммуникационными технологиями.

Первое, что обязан сделать любой специалист по РR, — это составить базу журналистов. База журналистов может быть простой и развернутой.

Простая база журналистов:

• перечень СМИ, с которыми вы собираетесь работать,

• список журналистов с их номерами телефонов (в том числе мобильных), пейджеров, факсов,

• график выхода в свет изданий и программ.

Развернутая база журналистов:

• структура СМИ по полосам и рубрикам,

• тираж и состав аудитории,

• планы редакций и программ.

Для получения наиболее полной информации следует обратиться к СМИ или узнать на специальных порталах в интернете.

Всегда сложно обновлять баз у журналистов, так как это требует много времени, однако владение подобной информацией очень облегчает работу со СМИ.

Выделим некоторые особенности, присущие мероприятиям для средств массовой информации:

1. Если вы собираетесь устроить пресс – конференцию, то сначала необходимо отослать в средство массовой информации пресс – релиз. После рассылки пресс-релиза всегда следует звонок журналисту. За день – два стоит еще раз обзвонить журналистов и уточнить придут ли они. На следующий день после конференции необходимо обзвонить всех присутствовавших журналистов на пресс-конференции для того чтобы узнать приблизительную дату выхода материала, если таковой планируется, предложить более подробную информацию и прочее [15].

В данном случае, как вы видите, присутствует более строгий контроль за средствами массовой информации при помощи телефонных средств, в отличие от других видов PR деятельности.

2. В крупных глобальных компаниях и академических сообществах традиционные конференции дополняются теле- и видео-конференциями, конференциями в Интернет, в которых могут участвовать и средства массовой информации [2].

3. Выступления руководителей всегда сопровождаются присутствием средств массовой информации. Особых ухищрений в приглашении СМИ нет, но текст выступления должен быть размещен на сайте компании в разделе новостей и разослан по электронной почте. Тем самым вы предоставляете полную информацию.

В любой сфере деятельности PR специалистов затрагиваются телекоммуникационные технологии, только в разных ситуациях по разному. В интернете размещается информация:

• Интервью. Онлайновые пресс-конференции и интервью также стали стандартной процедурой; при этом компания информирует журналистов о времени и пароле, необходимом для доступа к конкретному руководителю организации для интервью.

• Фотографии, биографии руководителей, рекламный материал и т.д. Онлайновые фотографии руководителей и иные материалы являются стандартным содержанием отделов новостей.

Такой вид информации нужен и для средств массовой информации и для других PR мероприятий. Часто мероприятия журналистов являются частью более крупного PR мероприятия. Например, Компания Princess Cruises сумела сделать прорыв, благодаря необычному освещению в СМИ спуска корабля Grand Princesss. Еще до отправления корабля в плавание в мае 1998 г были проданы билеты на весь сезон, и руководители компании были настолько уверены в успехе, что заказали еще два однотипных судна, чтобы удовлетворить резко возросший спрос. Стратегия: Для того чтобы создать и поддерживать большой объем освещения в СМИ, а также чтобы обратить внимание на уникальные возможности корабля, PR-команда разработала многоуровневую программу, начавшуюся за 14 месяцев до прибытия корабля в Нью-Йорк. Мероприятия включали репортаж с итальянского судостроительного завода, свадьбы на борту, пресс-туры. Для официальной церемонии спуска судна в Нью-Йорке Princess разработала серию недельных мероприятий, включающую: первую свадебную церемонию в море, дискотеки, расположенные на высоте 150 м над уровнем моря, первый центр виртуальной реальности на борту судна и т. д.

Особенностью этой PR-кампании было то, что компания предложила первый прямой репортаж в Интернете о спуске на воду корабля.

Princess Cruises сделала другую PR-кампанию, на которой были продемонстрированы лодки-близнецы. В адрес СМИ, которые не смогли принять участие, по спутниковой связи были разосланы видеоролики и комплекты видеоматериалов для новостей, проведен телемост, разосланы фотографии с мест событий, а также распространены материалы для прессы.

Таким образом, мы выяснили, что телекоммуникационные технологии играют важную роль в организации мероприятий для прессы. Они позволяют быстро и легко получать и передавать информацию. Телекоммуникационные технологии используются не только для организации мероприятий для прессы, но и во всей деятельности PR службы.