Содержание

Введение……………………………………………………………………..3

Глава 1. Организация pr-мероприятий для средств массовой информа­ции……………………………………………………………………………5

1.1.  Основные виды мероприятий для прессы……………………………5

1.2.  Средства организации PR-мероприятий для средств массовой инфор­мации…………………………………………………………………11

Глава 2. Применение телекоммуникационных технологий для органи­за­ции мероприятий для средств массовой информации…………………...14

2.1.  Телекоммуникационные технологии, используемые специалистами по связям с общественностью……………………………………………..14

2.2.  Особенности организации мероприятий для средств массовой инфор­мации с применением телекоммуникационных технологий……..22

Заключение …………………………………………………………………25

Список используемой литературы………………………………………...27

Введение

Взаимодействие и работа со средствами массовой информации зачастую играют решающую роль в жизни той или иной компании, которая ставит перед собой самые серьезные задачи. К примеру, это особенно актуально, если речь идет о запуске нового товара или услуги. Подобных ситуаций насчитывается великое множество, и в каждой из них нам приходится сталкиваться с особым видом специальных мероприятий, которые ориентированы на представителей прессы [1]. Эффективным способом повышения уровня известности бренда и формирования лояльности ключевых средств массовой информации к компании является проведение мероприятий для прессы [19].

Актуальность выбранной темы заключается в том, что в настоящее время PR-службы в своей деятельности не могут обойтись без телекоммуникационных технологий.

Объектом данного исследования является деятельность PR-службы в организации мероприятий для прессы, а предмет данной работы – использование телекоммуникационных технологий для организации мероприятий для прессы.

Авторская научная новизна проекта состоит в изучении применения телекоммуникационных технологий в организации мероприятий для прессы.

Практическая значимость заключается в использовании полученных знаний о деятельности PR-службы в практической деятельности.

Целью данной курсовой работы является изучение применения телекоммуникационных технологий в организации мероприятий для прессы.

В связи с поставленной целью можно выявить следующие задачи:

1)  проанализировать основные виды мероприятий для прессы, проводимые PR-отделом;

2)  рассмотреть средства (материальные, технические, организационные) организации PR акций, в том числе и с применением телекоммуникационных технологий;

3)  оценить преимущества и недостатки телекоммуникационных технологий, используемых специалистами по связям с общественностью;

4)  раскрыть особенности организации мероприятий для средств массовой инфор­мации с применением телекоммуникационных технологий.

Глава 1. Организация pr-мероприятий для средств массовой информации

1. Основные виды мероприятий для прессы

Современные средства массовой информации (СМИ) играют важную роль в жизни общества, это один из важнейших институтов современного общества. Под средством массовой информации понимается периодическое печатное издание, сетевое издание, телеканал, радиоканал, телепрограмма, радиопрограмма, видеопрограмма, кинохроникальная программа, иная форма периодического распространения массовой информации под постоянным наименованием (названием) [8].

Отношения PR и средств массовой информации (СМИ, масс-медиа) – один из краеугольных камней PR-практики. Причина этого проста: масс-медиа являются наиболее универсальным и доступным посредником между организацией и общественностью [5].

Приведем ниже основные виды мероприятий для прессы. Джефкинс [6] выделяет три основных вида встреч с представителями СМИ. Рассмотрим их:

1. Пресс-конференция. Это встреча с журналистами, которые пришли, чтобы получить информацию в ходе ее обсуждения.

2. Прием представителей прессы. Представители прессы собираются скорее на мероприятия социального характера, с организацией бара, буфета или ланча, а также программы общения, демонстраций (возможно, и аудиовизуального характера). Для организации подобного мероприятия могут потребоваться недели, а то и месяцы.

3. Посещение предприятий или иных структур организации. Журналист или группа представителей прессы приглашается, например, посетить фабрику, на официальное открытие или демонстрацию работы оборудования.

Гундарин М. В. выделяет 2 группы мероприятий для журналистов [5]:

1. Группа информационных мероприятий: пресс-конференция, брифинг, имиджевые мероприятия, презентации, дегустации.

2. Специальные мероприятия: экскурсии (пресс-туры), мероприятия, связанные с Интернетом, тесты.

В табл. 1 приведены основные мероприятия для прессы, которые выде­ля­ет Гундарин М.В. [5].

Таблица 1. Мероприятия для журналистов

Наименование	Назначение	Особенности
Группа информационных мероприятий	Информировать общественность посредством передачи сообщений через СМИ
Пресс-конференция	Поводом для созыва служит значимое для организации и общественности событие, информацию о котором следует донести до общественности	Продолжительность – до трех часов, предполагается диалог: соотношение времени выступающих (представителей организации)/задающих вопросы (журналистов) – 1 к 3
Брифинг	В отличие от пресс-конференции брифинг является текущим, регулярным мероприятием, для которого не нужен серьезный информационный повод. Это – отчет о проделанной работе (например, силовых ведомств или министерств)	Продолжительность брифинга – до 45–60 мин.; предполагается преимущественно монологическое выступление представителя организации с небольшим количеством вопросов
Имиджевые мероприятия	Создать у общественности позитивный образ организации/продукта посредством передачи сообщений через СМИ, а также привлечь к себе, расположить самих журналистов
Презентации	Журналисты получают возможность не только услышать о чем-либо, но и «потрогать руками» это, т.е. дополнить слуховую информацию осязательной и (в случае необходимости!) обонятельной. Иначе говоря, оказаться в каком-либо месте (открываемом магазине) или в какой-либо роли (обладателя вещей из новой коллекции прет-а-порте) раньше, чем это сделает потребитель	Не следует путать с презентацией для деловых партнеров пли потребителей. Лучше все эти типы презентаций не смешивать!
Дегустации	Часто сопровождает презентацию. Особенность – добавление вкусового компонента в общую информационную картину
Специальные мероприятия	Используя нестандартные приемы, привлечь внимание и интерес общественности через привлечение внимания СМИ, а также расположить к себе самих журналистов
Экскурсии (пресс-туры)	Журналисты получают «эксклюзивную возможность» посетить с профессиональными целями особо охраняемые, секретные, опасные для жизни и т.п. объекты – в режиме самостоятельного доступа недостижимые	Могут служить в качестве имиджевых мероприятий – например, корпорация IKEA раз в год вывозит журналистов из разных стран в город Эльмхульт в Швеции, где был открыт первый магазин ИКЕА
Мероприятия, связанные с Интернетом, например онлайновые конференции	Журналисты получают возможность встретиться с VIP-персонами (недостижимыми другими способами) «напрямую», задать им свои вопросы	Нужен особо тщательный подбор VIP-персон, иначе мероприятие провалится из-за отсутствия внимания СМИ
Тесты	Журналисты получают возможность проверить на себе действие тех или иных товаров или услуг организации, как правило, связанных с техникой (к примеру, драйв-тесты – когда журналист становится на короткое время водителем, опробующим автомобиль с точки зрения потребителя)

Рассмотрим некоторые мероприятий подробнее.

Пресс-конференция

Одна из основных форм общения с журналистами – пресс-конференция. Цель любой пресс-конференции – донести важную для организации информацию до общественности. Пресс-конференцию следует проводить когда ясно, что новость достойна внимания журналистов и что для ее передачи не­обходимы личные контакты между организацией и СМИ. Это мо­жет быть: назначение нового руководителя, открытие нового фи­лиала, появление нового вида услуг и т. п.

При подготовке пресс-конференции необходимо [14]:

• выбрать место для проведения пресс-конференции;

• проверить качество звука в этом помещении, его освещен­ность, выяснить, имеются ли электророзетки, удобная мебель и т.д.;

• тщательно составить список приглашенных как со стороны журналистов, так и со стороны организации. В президиуме пресс-конференции желательно присутствие не более 3–4 че­ловек;

• разослать приглашения в виде пресс-релизов или персональ­ных писем, в которых указана цель пресс-конференции. До­ставлять приглашения нужно не позднее 3–4 дней до даты проведения пресс-конференции. Как правило, РR-специалисты обзванивают приглашенных накануне и напоминают о со­бытии;

• определить ведущего пресс-конференции. Лучше, если это бу­дет РR-менеджер организации;

• подготовить для журналистов пресс-киты (пресс-папки);

• пригласить фотографа или подготовиться к видеозаписи;

• предусмотреть напитки во время мероприятия и чай, кофе после официальной части пресс-конференции;

• продумать возможные вопросы и подготовить ответы;

• составить смету расходов на проведение пресс-конференции.

Пресс-конференция – это организованное собрание, на которое приглашаются многочисленные журнали­сты, чтобы лично услышать объявления новостей. Пресс-конференция – это прекрасный механизм для того, чтобы сообщить сразу ряду журналистов нечто важное, одновременно для печати и эфира [13].

Презентация

Презентация – один из самых сложных видов деловых коммуникаций. Презентация – это представление организации, лица, услуг. Она может проводиться по случаю открытия или создания организации, подразделения, филиала. Целью пре­зентации может быть демонстрация новых достижений и резуль­татов работы, представление новых партнеров и пр.

Проведение презентации включает этапы [14]:

1. Определение цели (или целей и их приоритетов): привлечение новых клиентов; формирование имиджа в деловой среде; привлечение новых партнеров, поставщиков, потребителей, инвесторов, рекрутирование новых занятых, улучшение отношений с местной общественностью и/или администрацией.

2. Генерирование идеи (основного замысла) презентации и её концептуализация; определение места и сроков проведения, состава участников – хозяев и приглашенных; примерного бюджета. Лучше проводить презентации после обеда – в 15 часов. Длительность – 1,5-2 часа. После окончания - коктейль или фуршет продолжительностью 1-2 часа.

3. Разработка сценария (программы). Открывает и ведёт программу должностное лицо фирмы, представляющее её собственной персоной. Это может быть руководитель службы PR, или службы маркетинга. Ведущий должен уметь хорошо говорить, иметь хорошую дикцию и уметь вести себя публично.

Для презентации необходим особенно четкий сценарий, кото­рый отражает две части события:

1. Официальная часть – это выступления руководителей и представителей организации, которые знакомят собравшихся с особенностями объекта презентации. Сообщения должны фактически содержать от­веты на вопросы, потенциально интересные для участников ме­роприятия. После сообщений показывают видеофильм длитель­ностью 7–12 мин с сюжетами, отражающими значимость, актуальность, оригинальность, новизну объекта презентации. Затем гости выступают с замечаниями, комментариями, пожеланиями и позд­равлениями.

2. Неофициальная часть. Ее задача – со­здать неделовую обстановку для деловых отношений. Неофици­альная часть также требует своего сценария, так как включает в себя особый жанр делового общения: тосты-приветствия, тосты-пожелания, тосты-благодарности.

Главной целью презентаций являются эффективная передача информации об объекте презентации и обеспечение всесто­ронней поддержки со стороны контактной аудитории [12].

Медиа-тур

Медиа-тур означает, что вы выносите свой товар, ком­панию или идею на дорогу, чтобы показать их СМИ в регионах, стратегически важных для вашего бизнеса. Эти туры часто делаются для запуска новых продуктов или для сообщения о вехах, достигнутых компанией, вроде первой выручки в миллион долларов, десяти лет в бизнесе и так далее [13].

Нач­ните планировать свой медиа-тур не ранее чем за месяц до его проведения, поскольку к окончательной договоренности о встрече, вы все равно придете только за день до нее. Спланировав график тура и индивидуальных встреч с журналистами, вы или ваш представитель должны выслать заранее всю необходимую информацию. Сю­да должны входить материалы для прессы, последний пресс-релиз, ссылки на ваш сайт и краткие биографии людей, которые по­едут на встречу. Полезна также сводка всех основных цифр – доходы, количество сотрудников, дата основа­ния компании и так далее.

Во вре­мя встречи с прессой в помещении вам нужен лишь один человек, занимающийся пиаром. Но один такой человек будет полезен, чтобы люди знали, почему они там и в чем смысл встречи, и чтобы все говорили о де­ле, а не о погоде [13].