1.2.11Унифицированная система документации и организация документопотоков

Унификация производится с целью уменьшения количества применяемых в деятельности предприятий документов; типизации их формы; снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку; достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных.

В основе создания УСД лежит метод унификации – установления единообразия состава и форм, управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач.

Одновременно разрабатывают классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

При разработке АРМ в качестве выходных документов необходимо использовать унифицированные формы документов.

3. Внутримашинное информационное обеспечение

1.2.12Варианты организации внутримашинного информационного обеспечения

Внутримашинное ИО — система специальным образом организованных данных; подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это все виды специально организованной на машинных носителях информации для восприятия, передачи и обработки техническими средствами. Внутримашинное ИО может быть создано либо как множество локальных (независимых) файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов, либо как база данных (БД). Файлы БД разрабатываются с соблюдением определенных принципов и ориентацией на одну из моделей базы данных (иерархическую, сетевую, реляционную). По содержанию внутримашинное ИО должно адекватно отражать конкретную предметную область.

Файлы внутримашинной базы делятся на переменные, в которых отражаются факты финансово-хозяйственной деятельности объекта управления, и условно-постоянные, в которых представлены материальные, трудовые, технологические и другие нормы и нормативы, а также справочные данные.

Выходные файлы предназначены для формирования отчетности, использования их информационной системой при решении других задач и при решении задач в последующий период. Кроме того, существуют вспомогательные, корректировочные и рабочие файлы, которые уничтожаются после каждого решения задачи.

При выборе рационального варианта организации внутримашинного информационного обеспечения, наиболее полно отражающего специфику объекта управления, к нему предъявляют следующие требования: полнота представления данных; минимальность состава данных; минимизация времени выборки данных при решении задач управления; динамичность структуры информационной базы.

Организация, состав, структура внутримашинного информационного обеспечения зависит от информационных характеристик предприятия, состава решаемых задач, методов их решения, возможностей программных средств, технических средств.

Организация информационной базы на основе концепции баз данных позволяет обеспечить многоаспектный доступ к совокупности взаимосвязанных данных, интеграцию и централизацию управления данными, устранение излишней избыточности данных, возможность совмещения эффективных режимов пакетной и диалоговой обработки данных

1.2.13Технология формирования документации при автоматизированной обработке

Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, т. е. утвержденной формы носители информации, имеющие юридическую силу. Входная документация содержит первичную, не обработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при помощи технических средств. Выходная документация включает сводногруппировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки и изготовляется, главным образом, на печатающих устройствах машины.

Принятые системы документации регулируются едиными нормативными актами, правилами и инструкциями. Вся документируемая информация обеспечивает приведение множества экономических и прочих показателей в определенную систему с целью установления терминологического единства, однозначности описания, взаимосвязи между показателями.

По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Например, документация, действующая в финансово-кредитных органах, является полностью унифицированной для всех организаций. Что же касается первичной документации для бухгалтерского учета, то создать полностью унифицированные системы документации по всем его участкам пока не представляется возможным вследствие многообразия отраслевых форм и методик для некоторых участков учета.

Унификация выдвинула следующие требования к документам: стандартная форма построения; приспособленность к автоматизированной обработке; минимизация показателей, исключение дублирования; включение всех необходимых для целей управления показателей.

Требования к унифицированной документации заключаются в следующем: документы должны иметь стандартную форму построения, предусматривающую выделение в документе трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей (рис. 4.1).

Заголовочная часть содержит следующие характеристики документа и учитываемого объекта: наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего); характеристику документа (индекс, код по ОКУД); наименование документа; зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков.

Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения.

Р ис. 4.1

При внедрении автоматизированной обработки в ходе обследования объекта тщательно изучаются все виды и формы первичных документов, применяемых при решении задач. При этом выявляются унифицированные документы, а также возможность замены действующих документов унифицированными. Если такая возможность не представляется, то разрабатываются формы новых первичных документов, т.е. действующие документы заменяются новыми, приспособленными к автоматизированной обработке. Эта работа выполняется специалистами по машинной обработке совместно со специалистами-пользователями.

В заголовочной части отражается в основном текстовая информация, которую необходимо закодировать для автоматизированной обработки. Для этого вверху документа выделяется рамка для проставления кодов, построенная по зональной форме. Ее элементы имеют по две регистрационные клетки: в одной — типографским способом впечатано название признака, в другой — автоматизированным способом или от руки проставляют его коды (основном коды тех группировочных признаков, по которым составляется сводка).

Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, где располагаются количественно-суммовые основания и их названия, которые обычно размещены в левой части таблицы. Документы, как правило, являются многострочными. Все производные строки и графы документа имеют подсказы.