1.6 Автоматизированная форма ведения бухгалтерского учёта

В настоящее время разработаны десятки программ, позволяющих автоматизировать бухгалтерский учёт на предприятиях с помощью персональных компьютеров.

Все программы предлагают стандартный набор инструментов, позволяющих облегчить и автоматизировать работу бухгалтера. Большинство программ универсальны и дают возможность автоматизировать бухгалтерский учет любого вида сложности.

К наиболее распространенным программам ведения автоматизированного бухгалтерского учёта относятся: 1С: Бухгалтерия, Инфо-Бухгалтер, Турбо-Бухгалтер, Парус и т.д.

Основной источник информации в программах автоматизации бухгалтерского учета — журнал хозяйственных операций. Данные вводятся в журнал в виде первичных документов, проводок или типовых операций, перечень которых можно изменить и дополнить. Обрабатывая этот журнал, программы делают разноску операций по счетам, определяют обороты и сальдо, составляют оборотную ведомость, готовят итоговый баланс и другие отчеты. Программы позволяют вести различные виды учета: синтетический и аналитический, суммовой и количественный, валютный учет, проводить расчет заработной платы и действующих налогов.

В комплект поставки программ входит стандартный набор бланков первичных документов и отчетности, а также других документов, соответствующих текущему законодательству. В программах имеется возможность оперативно корректировать план счетов, ставки налогов, добавлять новые отчетные формы в соответствии с любыми изменениями в законодательстве.

Также к автоматизированным формам ведения бухгалтерского учёта относят различных «электронных бухгалтеров». Интернет сайты, на которых ведется бухгалтерская отчетность предприятия. Это очень удобная система для владельцев малых предприятий. Владельцы таких предприятий передают всю бухгалтерскую информацию, необходимую для налогового учёта, на сайт. Специалисты сайта обрабатывают полученную информацию, оформляют их в форме отчетности и отправляют в необходимые службы. Также на сайтах есть возможность открытия личного счета, что позволяет оплачивать налоги через интернет. Это сильно облегчает работу всех бухгалтеров.

На первый взгляд, данная форма ведения бухгалтерского учёта очень удобна для большинства малых фирм, но не каждый предприниматель согласится передавать через интернет свои личные данные и данные предприятия. Этот факт и является основным препятствием для выбора данной формы ведения бухучета.

2. ПОРЯДОК УЧЕТНЫХ ЗАПИСЕЙ В РЕГИСТРЫ ЖУРНАЛЬНО-ОРДЕРНОЙ ФОРМЫ УЧЕТА.

2.1 Первичные документы - основание для записей в учетные регистры.

Бухгалтерский учет осуществляется непрерывно с момента организации предприятия до его ликвидации. Согласно принципу полноты все факты хозяйственной жизни находят сплошное и непрерывное отражение на счетах бухгалтерского учета на основе первичных документов, подтверждающих их законность и достоверность.

     Первичные учетные документы служат средством  обоснования учетных записей. Они  также используются для руководства  и управления хозяйственной деятельностью, с их помощью осуществляется передача распоряжений от распорядителей к исполнителям.

     На  основании бухгалтерских документов контролируется правильность совершенных  фактов хозяйственной жизни, ведется  текущий анализ хозяйственной деятельности, устанавливаются причины тех  или иных хозяйственных нарушений, т. е. документация выполняет контрольно-аналитические функции.

     Документы содержат в себе как экономическую, так и юридическую информацию. Носителями экономической информации они становятся в силу того, что  посредством документов осуществляются первичное наблюдение и первичная  регистрация фактов хозяйственной жизни с дальнейшей группировкой и обобщением их цифровых показателей путем учетных записей в соответствующих бухгалтерских регистрах.

     Носителями  юридической информации документы  считаются потому, что как материальные объекты они содержат сведения, необходимые для получения исчерпывающего представления о совершенном ФХЖ и обеспечения его доказательной силы.

     Первичный учетный документ — это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу [2].

     Поскольку документы придают юридическую  силу ФХЖ. отражаемым в бухгалтерском учете, к ним предъявляются определенные требования: точность и полнота отражения фактов хозяйственной жизни, своевременность составления и ясность содержания, соблюдение установленных форм и реквизитов документов. Порядок документирования хозяйственных операций в бухгалтерском учете и хранения первичных документов определен Законом РФ «О бухгалтерском учете и отчетности».

     Документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами. Реквизиты делятся на постоянные и переменные. К постоянным относятся реквизиты, которые в рамках предприятия никогда или длительное время не меняются. Это наименование и адрес предприятия, номер расчетного счета, номер склада или цеха, табельные номера работников и т. д. Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму.

       Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов РФ, по формам, утвержденным федеральными органами государственного управления, подчиненными Совету Министров РФ, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. При отсутствии утвержденных типовых форм или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы. Первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

     наименование  документа (формы), код формы; дату составления;

     наименование  организации, от имени которой составлен документ;

     содержание  факта хозяйственной жизни;

     количественную  и стоимостную оценку факта хозяйственной  жизни;

     наименование  должностных лиц, ответственных  за совершение факта хозяйственной жизни и правильность его оформления;

     личные  подписи указанных лиц и их расшифровки [3].

     В зависимости от характера хозяйственных  операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

     Наименование  документа (например, акт, требование на материалы, расходный кассовый ордер и др.) указывает на характер отражаемого в нем ФХЖ и придает ему доказательную силу.

     Дата  составления документа несет в себе контрольное и информационное значение, так как однородные факты хозяйственной жизни (ФХЖ) повторяются. Их необходимо разграничить во времени для предотвращения повторного использования документа.

     Содержание  и количественная оценка факта хозяйственной жизни отражаются путем регистрации данных, выраженных в признаках и показателях, отличающих данный факт и полученных посредством наблюдения.

     Выполнение  ФХЖ, правильность и полнота сведений о нем, зарегистрированных в документе, должны подтверждаться подписями лиц, ответственных за данный факт. Перечень лиц, имеющих право подписи, утверждает руководитель по согласованию с главным бухгалтером. В первичном учетном документе могут содержаться и дополнительные реквизиты в зависимости от характера хозяйственного факта.

     Записи  в первичных документах разрешается  производить чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, а также при помощи пишущих машин и персональных ЭВМ. Запрещается использовать для записи простой карандаш. Оформительные записи ведутся четко, без помарок, с обязательным заполнением всех требуемых реквизитов, свободные строки прочеркиваются.

     В первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

     Первичные документы составляются в момент совершения ФХЖ, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании хозяйственной операции. За достоверность содержащихся в документе данных и качество его составления ответственность несут лица, подписавшие документ.

     Первичные учетные документы, составленные на иных языках (кроме русского и белорусского), должны иметь подстрочный перевод на русский или белорусский язык.

     Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Если первичные учетные документы составляются на машинных носителях информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

     Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных первичных учетных документов на машинных носителях информации должны храниться в организации в течение срока, установленного для хранения первичных учетных документов на бумажных носителях, и обладать системой защиты.

     Первичные учетные документы могут быть изъяты органами, которым в порядке, установленном законодательством РФ, предоставлены соответствующие полномочия.

     Главный бухгалтер или другое должностное  лицо организации вправе в присутствии  представителя органа, проводящего  изъятие первичных учетных документов, снять с этих документов копии, а также с документа, являющегося основанием для изъятия документов. Изъятие документов оформляется актом с указанием даты изъятия.

     Таким образом, первичный учетный документ — это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу. Непосредственно они служат средством обоснования учетных записей. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены в соответствии с требованиями закона.