9.5 Регламентування процесу трудової діяльності

У процесі регулювання трудової діяльності персоналу широко використовуються засоби регламентування посадових обов’язків працівників апарату управління організаціями.

Регламентування посадових обов’язків – це процес чіткого визначення та документального закріплення переліку обов’язко­вих для виконання працівником функцій і завдань, а також прав та відповідальності. Воно базується на поділі й кооперуванні праці в організації та сприяє: ефективному добору, розстановці та використанню персоналу; зміцненню виконавської дисципліни; створенню організаційно-правової бази діяльності працівників; підвищенню відповідальності працівників за результати діяльності; забезпеченню об’єктивності під час атестації працівників, заохочення або застосування дисциплінарних стягнень; запобіганню трудових спорів; підвищенню ефективності діяльності організації.

Діяльність організації в цілому, її першого керівника регламен­тується чинним законодавством України, статутом організації або положенням про організацію, зареєстрованим чи затвердженим в установленому порядку. Деякі аспекти діяльності першого керівника можуть регулюватись контрактом, який він укладає з роботодавцем. Діяльність виконавчого директора може додатково регламентуватись його посадовою інструкцією, яку затверджує пред­ставник роботодавця.

Діяльність заступників першого керівника організації регламентується наказом про розподіл функцій та обов’язків між керів­ником і його заступниками. Додатковими засобами регламентування діяльності заступників можуть слугувати контракти й посадові інструкції.

Структурний підрозділ організації – це спеціально створений орган управління з чітко окресленими завданнями, функціями, правами та відповідальністю за конкретну ділянку роботи.

У практиці діяльності різних організацій найчастіше зустрічаються такі види структурних підрозділів: департаменти; управління; служби; відділи; відділення; цехи; бюро; сектори; лабораторії; дільниці.

Необхідність створення в структурі організацій певних підрозділів залежить від багатьох чинників, головними серед яких є особливості та масштаби діяльності, фінансові можливості, наявність кваліфікованих кадрів, ефективність управління тощо.

Діяльність трудових колективів, формально об’єднаних у струк­турні підрозділи, регламентується положеннями про структурні підрозділи.

Положення про структурний підрозділ – це організаційно-правовий документ, який регламентує діяльність конкретної структурної одиниці в складі організації. Форма та структура цього документа не стандартизовані, тому в практиці управління організаціями можуть зустрічатись положення, що структурою суттєво відрізняються одне від одного.

Домінують два підходи щодо структури та змісту положення про структурний підрозділ. Згідно з першим підходом цей документ регламентує завдання та функції підрозділу, права, обов­‘язки й відповідальність керівника. У такому разі для керівника окрема посадова інструкція не потрібна. Згідно з другим підхо­дом керівник повинен мати відповідну посадову інструкцію, а Положення не охоплює розділи, які регламентують діяльність ке­рівника.

Положення розробляється на підставі розподілу завдань і фун­кцій між структурними одиницями організації та затверджується першим керівником.

У розділі «Загальна частина» необхідною є інформація про: місце підрозділу в структурі організації; порядок створення та ліквідації підрозділу; підпорядкованість; керівництво підрозділу; основні нормативно-правові документи, якими повинен керуватись підрозділ у своїй діяльності.

У розділі «Основні завдання» наводиться стислий перелік питань або проблем, для розв’язання яких і створюється структурний підрозділ.

Розділ «Функції» містить розгорнутий перелік робіт або дій, виконуваних персоналом підрозділу для забезпечення поставлених перед ним завдань. Цей перелік має бути узгоджений з відповідним розділом «Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників». Наприклад, для розроблення змісту даного розділу в «Положенні про відділ організації праці та заробітної плати» доцільно скористатись кваліфікаційною характеристикою начальника такого відділу, урахувавши особливості конкретного підприємства.

Структура кожного конкретного підрозділу визначається керів­ником організації відповідно до обсягу, складності виконуваних робіт, поділу праці та штатно-фінансових можливостей.

У розділі «Службові взаємозв’язки з іншими підрозділами» визначаються переважно організаційні та інформаційні взаємодії між підрозділами як по горизонталі, так і по вертикалі (проекти яких документів готує даний підрозділ, з ким їх погоджує, від кого яку інформацію одержує, коли яку інформацію та в які строки передає тощо).

Права структурного підрозділу водночас є правами його керів­ника. У розділі «Права» наводиться перелік делегованих підрозділу прав, користування якими сприяє виконанню закріплених завдань і функцій. Наприклад, одержувати від інших підрозділів необхідну для роботи інформацію, вести переписку з питань, що не потребують погодження з керівництвом організації, давати роз’яснення, консультувати з питань, що входять до компетенції підрозділу.

У розділі «Відповідальність» зазначається, за що персонально відповідає керівник структурного підрозділу. Наприклад за своєчасну та якісну підготовку державної статистичної звітності, за збереження закріплених за підрозділом матеріальних цінностей, за дотримання працівниками правил і норм охорони праці та протипожежної безпеки. Стилістично неправильно формулювати складові відповідальності в негативній формі на зразок «неналеж­не забезпечення», «неякісна підготовка» тощо.

Закріплені за структурним підрозділом завдання та функції мають виконуватись якісно й своєчасно, тому їх насамперед потрібно персоніфікувати, тобто розподілити між конкретними виконавцями. Такий розподіл здійснюється відповідно до трудомісткості виконання кожної окремої функції та доцільності взаємозамінювання працівників підрозділу.

Закріплення за посадовою особою службових обов’язків документально оформляється у вигляді посадової інструкції.

Посадова інструкція – це організаційно-правовий документ, що регламентує діяльність посадової особи. Оскільки стандартної форми посадової інструкції не існує, кожна організація розробляє власну або використовує чийсь досвід. На наш погляд, однією з кращих є така структура посадової інструкції для професіоналів: І. Загальні положення; ІІ. Завдання й обов’язки; ІІІ. Права; IV. Відповідальність; V. Повинен знати; VI. Кваліфікаційні вимоги; VIІ. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою.

Посадову інструкцію розробляє керівник структурного підрозділу, а затверджує її перший керівник організації або один з його заступників.

Якщо в структурному підрозділі є декілька однакових за наз­вою посад, то їхні завдання й обов’язки, права й відповідальність, взаємовідносини слід чітко розмежувати, а це означає, що посадова інструкція завжди має бути не типовою, а персоніфікованою.

Останнім часом серед фахівців з менеджменту персоналу все більшого визнання набуває думка про те, що посадова інструкція за обсягом інформації, яка в ній уміщується, уже не відповідає зрослим вимогам щодо якості менеджменту персоналу. Пропонується посадову інструкцію замінити паспортом посади, який би містив також інформацію про індивідуально-психологічні якості працівника, умови праці на робочому місці, оцінювання діяльності, оплату праці й соціальні гарантії тощо.

Добре розроблений паспорт посади може бути корисним для: підготовки оголошення про вакансію; професійного відбору на посаду; професійної адаптації новоприйнятого працівника; вироблення критеріїв оцінювання роботи; забезпечення взаєморозуміння між роботодавцем і працівником; захисту прав роботодавця в разі звільнення працівника, який не відповідає вимогам посади.

Крім згаданих документів, посадові обов’язки працівників мо­жуть частково регламентуватись контрактом, трудовою угодою, відомчими інструкціями й правилами, планами та графіками виконання робіт, терміновими позаплановими завданнями керівництва організації.

Посадові інструкції затверджуються, як правило, для професіоналів, фахівців і технічних службовців, рідше – для керівників структурних підрозділів.

Посадові обов’язки робітників регламентуються робочими інструкціями, змінними завданнями, правилами експлуатації устаткування та техніки безпеки, технологічними картами, інструктив­ними настановами майстра або технолога.

Регламентування посадових обов’язків персоналу має доповнюватись чіткими правилами трудової поведінки. Кожен працівник мусить знати, як себе поводити на роботі, що йому дозволено, які дії небажані та що категорично забороняється.

У вітчизняній практиці для цього широко використовуються Правила внутрішнього трудового розпорядку. Цей нормативний документ внутрішнього використання розробляється спільно адміністрацією та представниками найманого персоналу, а зат­верджується на загальних зборах трудового колективу чи на конференції, де інтереси колективу представляють обрані делегати.

Усі питання, пов’язані з застосуванням Правил, вирішуються адміністрацією підприємства згідно з наданими їй статутом правами, а в окремих випадках – спільно з профспілковим комітетом або за його згодою.

Типова структура Правил внутрішнього трудового розпорядку охоплює такі розділи: загальні положення; приймання на роботу; права й обов’язки персоналу підприємства; робочий час і час відпочинку; відпустки; відрядження та переведення на нове місце роботи; заробітна плата, соціальне страхування й компенсації; заохочувальні та дисциплінарні заходи; розірвання трудового договору.

Заслуговує на увагу зарубіжний досвід фірм щодо встановлення правил трудової поведінки й дисциплінарних процедур. Кожен працівник, що наймається на роботу, має бути ознайом­лений з: вимогами до роботи; стандартами виконання роботи, які вважаються задовільними; стандартами поведінки; правилами, яких слід дотримуватись, щоб забезпечити досягнення високих стандартів; дисциплінарними стягненнями, яких буде застосовано в разі невиконання правил; процедурою оскарження.

Характер небажаної поведінки працівників може бути поділений на три категорії: незначне порушення; серйозне порушення; грубе порушення.

Дисциплінарне стягнення залежить від характеру порушення трудової поведінки. Наприклад, у разі запізнення працівника на роботу, його керівник може обмежитись усним зауваженням. Недотримання робітником правил і норм з безпеки праці є підставою для письмового попередження від майстра чи менеджера з охорони праці. Такі порушення, як крадіжка, образлива поведінка, недотримання конфіденційності, відмова від виконання обґрунтованого завдання можуть бути підставою для негайного звільнення працівника.

Дисциплінарні процедури, порядок оскарження стягнень дуже ретельно опрацьовуються та в доступній формі доводяться до відома всіх працівників.

Література:

1. Конституція України. – К.: Преса України, 1997. – 80с.

2. Кодекс законів про працю України та інше законодавство про працю. – К.: Праця, 1997. – 190с.

3. Про упорядкування структури апарату центральних орга­нів виконавчої влади та його структурних підрозділів: По­станова Кабінету Міністрів України від 15 жовт. 2002р. №1550 // Урядовий кур’єр. – 2002. – № 196.

4. Антропов В.А., Пиличев А.В. Современные проблемы управления персоналом предприятий. – Екатеринбург: Институт экономики УрО РАН, 2001. – 47с.

5. Дафт Р.Л. Менеджмент. – СПб: Изд-во «Питер», 2001. – 832с.

6. Дмитренко Г.А. Стратегічний менеджмент: цільове управління персоналом організацій: Навч. посібник. – К.: МАУП, 1998. – 188с.

7. Довідник кваліфікаційних характеристик професій пра­цівників. – Краматорськ: Центр продуктивності, 1998. – Вип.1. – 237с.

8. Кредісов А.І, Панченко Є.Г., Кредісов В.А. Менеджмент для керівників. – К.: Т-во «Знання», КОО, 1999. – 556с.

9. Лук’янихін В.О. Менеджмент персоналу: Навч. посіб. – Суми: ВТД «Університетська книга», 2004. – 592с.

10. Менеджмент персоналу: Навч. посіб. / В.М.Данюк, В.М.Петюх, С.О.Цимбалюк та ін.; За заг. ред. В.М.Данюка, В.М.Петюха. – К.: КНЕУ, 2004. – 398с.

11. Мэйтланд Я. Руководство по управлению персоналом в малом бизнесе: Пер. с англ. / Под ред. И.И.Елисеевой. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1996. – 160с.

12. Науково-практичний коментар до законодавства України про працю / Б.С.Стичинський, І.В.Зуб, В.Г.Рогань. – 2-ге вид., допов. та переробл. – К.: А.С.К., 2001. – 1072с.

13. Омаров А.М. Руководитель: Размышления о стиле управления. – М.: Политиздат, 1984. – 279с.

14. Павленко Н. Организация труда и заработная плата (прак­тическое пособие). – Харьков: ФАКТОР, 2002. – 276с.

15. Посадові інструкції (професіонали). З можливістю копі­ювання. – К.: С.В.Д. ТРЕЙДІНГ, 2001. – 80с.

16. Прокопенко И.И. Управление и развитие человеческих ресурсов – важнейшая задача экономик, переходящих к рынку // Женева – Турин: Міжнародне бюро праці, 1994. – 127с.

17. Прокопенко И.И. Управление производительностью: Практ. руководство: Пер. с англ. – К.: Техника, 1990. – 319с.

18. Пугачев В.П. Руководство персоналом организации: Учебник. – М.: Аспект Пресс, 1998. – 279с.

19. Слезингер Г.Э. Труд в условиях рыночной экономики. – М.: ИНФРА-М, 1996. – 336с.

20. Старобинский Э.К. Как управлять персоналом. – М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1995. – 369с.

21. Травин В.В., Дятлов В.А. Менеджмент персонала пред­приятия. – М.: Дело, 2000. – 272с.

22. Управление персоналом организации. Практикум: Учеб. пос. / Под ред. А.Я.Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 296с.

23. Управление персоналом в условиях социальной рыноч­ной экономики / Под научн. ред. Р.Марра, Г.Ш.Шмидта. – М.: Изд-во МГУ, 1997. – 480с.

24. Управление персоналом организации. Учебник / Под. ред. А.Я.Кибанова. – 2-е изд., доп. и перераб. – М.: ИН­ФРА-М, 2002. – 638с.

25. Управление персоналом: Учебник для вузов / Под ред. Т.Ю.Базарова, Б.Л.Еремина. – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998. – 423с.

26. Управление персоналом: Учеб. пособие для студ. экон. вузов и ф-тов / В.А.Дятлов, А.Я.Кибанов, В.Т.Пихало. – М.: ПРИОР, 1998. – 512с.

27. Управление – это наука и искусство: А.Файоль, Г.Емерсон, Ф.Форд. – М.: Республика, 1992. – 351с.

28. Феонова М.Р. Управление персоналом: Методология анализа качества рабочей силы. – М.: Наука, 2001. – 214с.

29. Шекшня С.В. Управление персоналом современной ор­ганизации: Учебно-практическое пособие. – М.: ЗАО «Биз­нес-школа «Интел-Синтез», 2002. – 368с.

30. Щур Д.Л., Труханович Л.В. Кадры предприятия. 60 обра­зцов положений об отделах и службах: Практ. пособие. – М.: Дело и Сервис, 2000. – 416с.