Контрольні запитання

1. Розкрити специфіку діяльності служб управління пер­соналом у ринкових умовах функціонування економіки Ук­раїни.

2. Дати характеристику кадровій службі як одному з прові­дних функціональних підрозділів підприємства.

3. Розкрити роль кадрової служби у формуванні конкурен­тоспроможного персоналу підприємства.

4. У чому полягають основні функції та завдання кадрової служби в сучасних умовах?

5. Визначити основні професійно-кваліфікаційні вимоги до керівника сучасної кадрової служби.

6. Охарактеризувати права, обов’язки та відповідальність керівника кадрової служби.

7. Пояснити необхідність співпраці кадрової служби з ін­шими структурними підрозділами підприємства для підви­щення ефективності управління персоналом.

8. Якими, на вашу думку, повинні бути напрями вдоскона­лення діяльності кадрової служби в сучасних умовах?

9. Обґрунтувати необхідність ведення кадрового діловод­ства в загальній системі управління підприємством.

10. Дати характеристику номенклатурі справ з кадрового діловодства.

11. Охарактеризувати основні групи комплексу документів за функціями управління кадрами.

12. Розкрити механізм документаційного забезпечення об­ліку та руху кадрів.

13. Назвати основні вимоги до складу та ведення особових справ працівників підприємства.

14. Пояснити правила заповнення, ведення та зберігання трудових книжок працівників на підприємстві.

15. Розкрити сутність та призначення штатно-посадової та алфавітної книг у діяльності кадрової служби.

16. У чому, на вашу думку, полягає необхідність комп’юте­ризації кадрового діловодства?

Практичні ситуації

Приклад 5.1.

Вхідні дані:

Діючі особи:

Христенко Михайло Миколайович, 42 роки. У вересні 2005 року був призначений Головою правління ВАТ «Комбінат волоконної оптики». Комбінат – один з найбільших роботодавців N-ської області в центральній частині України, близько 4 тисяч працівників.

Ольга Рачкова, 29 років, два тижні назад, з 1 лютого 2006 року приступила до обов’язків директора по персоналу ВАТ.

Іван Сергійович Мохов, 54 роки, фінансовий директор ВАТ. У посаді працює з жовтня 1999 року, загальний стаж на комбінаті – 14 років.

Голова правління Михайло Христенко повертався до себе в кабінет після обідньої перерви. Їдальня заводоуправління знаходилася на першому поверсі і Христенко, піднімаючись на четвертий поверх у приймальню по небагатолюдним боковим сходам, міркував про розмову, що тільки-но відбулася за обідом.

Почалося все звичним вже чином. Михайло Миколайович ближче до кінця перерви спустився обідати у великий зал їдальні, вставши, як звичайно, у хвіст загальної черги за їжею. І, як завжди, пішло вперед по ланцюжку легке шушукання – співробітники керування, які за півроку звиклися з поглядом нового керівника, що здавався незвичним їм спочатку, повідомляли про те, що прибув шеф і що кому-небудь ближче до початку роздачі непогано було б запросити його встати пере собою. Христенко, утім, приймав таку пропозицію заощадити час не завжди – наприклад, якщо із сусідами по черзі уже встигала зав’язатися розмова, він звичайно не відмовлявся від його продовження.

Цього разу на початку роздачі стояла новенька Рачкова з відділу персоналу, і одна зі співробітниць бухгалтерії, що стояли за нею, не без полегшення торкнула Ольгу за плече:

- Панянка, ви ж з начальників будете! Дивіться, геть позаду Христенко стоїть.

Ольга обернулася і подивилася поверх окулярів спочатку на пані, що говорила з нею, а потім на хвіст черги. Там, дійсно, з відсутнім видом стояв Михайло Миколайович.

- З чого це ви взяли, що я з начальників? – перша реакція Ольги виявилася дуже безпосередньою.

- От ще, комерційна таємниця! – засміялася друга працівниця бухгалтерії. – Та чи ми з дівчатами з ВПЗП не поруч працюємо, чи що? Ви Рачкова, новий директор по персоналу. Шефа треба запросити вперед стати, що йому час втрачати!

- Не знаю, незручно якось. – Ольга явно зіштовхувалася з обідніми традиціями заводоуправління в перший раз.

- От ще! Так його майже щодня хто-небудь уперед себе пропускає! Заодно і поговорити про справи або за життя можна, чого ж у приймальні чекати?

«А дійсно, непогана думка, – подумала Ольга. – Добре було б запросити. Тим більше, що при Моховому на нарадах якось зі скрипом поговорити виходить...»

- Ну що ви, незручно...

- От дурості! – перебила її співбесідниця, що вже явно вибрала шлях дій, і закричала: - Михайле Миколайовичу, а йдіть-но до нас сюди!

Ольга спочатку навіть замружилася від її крику, а коли відкрила очі, то побачила, що шеф наближається до них, вітаючись на шляху з народом, а потім і з ними:

- Добридень, дівчата!

- Доброго дня! – хором проспівали облікові робітниці.

- Михайло Миколайович, здрастуйте! – за кілька секунд Ольга отямилася і вирішила, що усе, що робиться, усе на краще. – Давайте я вас уперед пропущу! Для мене це велика удача, я з вами про бюджет дирекції поговорити хотіла.

- Говорити за їжею про роботу – порушувати роботу органів травлення, – серйозно сказав Христенко, але піднос взяв і перед Ольги встав.

- Це як подивитися, – бадьоро сказала Ольга, уражаючись самій собі. – Головне, не говорити про неприємності. Чи мало в роботі позитивних моментів?

Черга йшла швидко. Незабаром Ольга вже сиділа з Головою правління комбінату за невеликим столом у куті залу.

- Ну що ж, приємного апетиту! – сказав Христенко і підсунув до себе салат. – Що там у тебе з приводу бюджету? Вирішила – свої або чужі?

- Михайло Миколайович! Я вже два рази ходила до Мохова з кошторисом витрат на цей рік, але він не погоджує його.

- Ну, Іван Сергійович не буде даремно чіплятися. Напевно, є до чого?

- Він як і раніше вважає, що комбінатові, в умовах майбутнього масового скорочення робочого персоналу і звільнення, а потім наймання декількох десятків керівників, дешевше буде підбор проводити самостійно, самотужки, а не віддавати його на сторону, рекрутинговим фірмам. Тобто мати в штаті дирекції співробітника з пошуку і підбору.

- Я бачив, у тебе в проекті положення про дирекції була така посада. І скільки ти плануєш платити в рік такому співробітникові?

- П’ятнадцять тисяч гривень, при оплаті ледве більше 1200 грн. на місяць.

- Припустимо. Це всього три тисячі доларів.

- Плюс сорок відсотків податків. Це вже більше чотирьох тисяч на рік.

- Ольга, ну і що? На ці гроші ми зможемо, якщо рахувати, як у «Довгих руках», чотирьохмісячну зарплату за підбор оплатити лише одному-двом прийнятим менеджерам. А нам їх потрібно знайти скількох?

- Я пам’ятаю, Михайло Миколайович. Нам їх потрібно близько 60.

- Виходить, спосіб, що пропонує Іван Сергійович, раз у 45 дешевше. У нього правильний підхід.

- Але внутрішній рекрутер за 200 доларів не справиться з найманням 5 менеджерів на місяць! Навіть теоретично!

- А скільки для цього потрібно людей? Тим більше що нам їх всіх або майже усіх прийняти треба до серпня-вересня. Адже до запуску третього цеху заводоуправління повинне бути в кадровому плані уже серйозно укріплено. Так скільки?

- Не знаю... Може два, а може, три. – Ольга стала писати на серветці. – Давайте вважати: 5 чоловік менеджерів на місяць прийняти, це не менше 15 чоловік показати керівникам, що приймають рішення про наймання. Це годин 10 часу рекрутера. Потім, не менш 25 інтерв’ю з кандидатами провести – це ще годин 40, якщо включати написання висновку хоча б на деяких, і не менш 75 телефонних інтерв’ю – це ще годин 30. Разом...

- Разом виходить близько 80 годин завантаження. Це половина місячного фонду робочого часу одного співробітника... А другу половину нехай шукає кандидатів в Інтернет, вакансії там викладає. Усе сходиться! Потрібний один співробітник. І фінансово це буде набагато ефективніше, у десятки разів.

Ольга розгубилася, але ненадовго.

- Михайло Миколайович! Але рекрутер за двісті доларів не справиться з підбором керівників, просто за рівнем своєї кваліфікації... І вакансій в Інтернеті отут буде недостатньо, потрібно буде публікувати оголошення в газетах. А це теж грошей коштує...

- Олю, ну візьми співробітника не за двісті, візьми за скільки потрібно. Що, у N-ську немає рекрутингових агентств, що не так багато платять своїм консультантам?

- Михайло Миколайович, ви пам’ятаєте Дмитра, що мене вам у Києві представляв? Я не думаю, що в нього оплата менше п’ятисот, і це не вважаючи гарної комісії з закритих замовлень.

- Ну так він же в Києві, так ще й в «Довгих руках»! Де він, а де ми! Загалом, шукай фахівця на нормальну для N-ська оплату, буде твоїм заступником по підбору персоналу. А що, до речі, у тебе з витратами на навчання?

- З витратами на навчання, – зітхнула Ольга, – усе те ж саме. Мохов вважає, що витрачати гроші на оплату послуг тренингових компаній – марнотратство. І пропонує прийняти на роботу внутрішнього тренера або двох, котрі і будуть проводити навчання на комбінаті.

- Це що, на додаток до відділу профнавчання?

- Так, на додаток. Вони ж тільки по робочих спеціальностях вчать.

- Скільки в нас годин навчання для менеджерів передбачено річним планом?

- У нас на 320 менеджерів заплановано біля десяти тисяч годин.

- Добре, якщо вважати, що в звичайному дводенному корпоративному навчанні бере участь чоловік п’ятнадцять, близько 10 доларів коштує година на людину, так?

- Біля того, – Ольга секунду подумала, – у відкритих тренінгах дорожче.

- Ну тоді тобі знадобиться біля ста тисяч доларів у рік. Без калькулятора ясно, що свої тренери обійдуться в рази дешевше.

- Але ж вони не зможуть, навіть удвох, охопити всі необхідні теми для навчання! У тренерів теж спеціалізація є!

- Рачкова, так ти не з’їла майже нічого! – Христинко випив мінералку і витер губи серветкою. – Так не можна. Дійсно, збиток можна нанести твоєму травному трактові... А потім і нашому бізнесові, через твої можливі лікарняні аркуші. Закінчуй обід спокійно, потім готуйся як слід і приходь до мене на прийом до бюджетної наради в п’ятницю. Я готовий ще раз тебе вислухати. Але тільки дуже предметно і з точними розрахунками. Приємного апетиту!

У Михайла Миколайовича, що піднімався сходами, залишилося якесь неясне почуття після розмови з Ольгою. Христенко ввійшов у приймальню, подивився на свого секретаря Ольгу Петрівну, що, як він знав, у минулому кілька років працювала помічницею Мохова у фінансовій дирекції, і подумав про те, що Іван Сергійович теж по-своєму правий. Адже в його задачу, у тому числі, входить найбільш раціональне використання фінансових ресурсів комбінату...

Питання до експертів:

1. Як Ви вважаєте, чи досить глибоко вникає Христенко в питання організації роботи дирекції по персоналу? Чи досить ретельно Рачкова підготовлена до розмови із шефом?

2. Якщо Ольга погодиться з точкою зору Мохова – піти по шляху, найбільш вигідному економічно, чи правильно вона надійде? З погляду підбора? З погляду навчання?

3. Які функції служби персоналу вірніше за все віддавати на сторону? Що б Ви порадили Ользі?

Розв’язання:

Основні тези кейсу:

- Голова правління ВАТ «Комбінат волоконної оптики» Михайло Миколайович Христенко створив дирекцію по персоналу.

- Директор по персоналі Ольга Рачкова прийшла на комбінат 2 тижні назад. Перед нею поставлена задача – скласти річний бюджет дирекції на підбор і навчання персоналу у світлі майбутнього масового скорочення робочого персоналу і звільнення, а потім наймання 60 керівників до початку запуску третього цеху.

- Фінансовий директор Іван Сергійович Мохов, загальний стаж роботи якого на комбінаті – 14 років, проводить політику економії ресурсів і не виділяє Ользі додаткових коштів на роботу з персоналом.

Що можна було зробити інакше:

- Перше, на що я хочу звернути вашу увагу, – це місце і час зустрічі Голови правління Михайла Миколайовича Христенко і директора по персоналу Ольги Рачкової. Зовсім ясно, що зустріч вийшла випадковою, у їдальні заводоуправління під час обіду. Помилка Ольги полягає в тому, що вона ініціювала обговорення таких стратегічно важливих для підприємства питань, як підбор і навчання персоналу, у незапланований час, у невідповідному місці і, не маючи на руках конкретних фактів, розрахунків і готових рішень. Їй слід було прислухатися до поради Христенко: «Говорити за їжею про роботу – порушувати роботу органів травлення» і використовувати обідній час з метою, для яких воно призначено. У підсумку, Ольга і пообідати не встигла, і питання бюджету залишилося невирішеним.

- Друга серйозна помилка Ольги, на мій погляд, – це революційний з погляду політики економії підхід до планування бюджету. Ольга планує нераціональні, на думку фінансового директора Мохова, витрати на підбор і навчання персоналу. У даній ситуації їй необхідно виявити гнучкість, і їй потрібний союзник. Я бачу його в особі Голови правління Христенко. Михайло Миколайович теж бачить зв’язок між підбором, адаптацією і навчанням персоналу з досягненням стратегічних цілей комбінату, адже він створив дирекцію по персоналу і намагається вникнути в її роботу досить глибоко, що видно з розмови в їдальні. Розмова могла б бути успішною, якби Ольга оперувала конкретними розрахунками і фактами, попередньо підготувала аналіз зарплат на ринку (у даному випадку, на ринку фахівців з підбора). Христенко добре розуміє мову цифр, і такий підхід може забезпечити їм взаєморозуміння.

Рішення (рекомендації):

Давайте сфокусуємося на підборі і визначимо джерела залучення кандидатів, деякі з яких згадувалися Ольгою:

- кадровий резерв підприємства – найменш витратний спосіб пошуку, запорукою успіху якого є тісна взаємодія з лінійними менеджерами (кому як не їм знати про потенціал своїх співробітників);

- Інтернет – теж економічно вигідний спосіб, хоча не всі є прихильниками використання даного методу при пошуку керівників;

- Родичі, знайомі співробітників – якщо це допускається політикою компанії;

- Оголошення в друкованих виданнях – спосіб, який передбачає визначені, хоча і порівняно невеликі витрати;

- Внутрішній рекрутер – на мій погляд, Ольга може прислухатися до поради Мохова взяти рекрутера, і скористатися пропозицією Христенко взяти професіонала. Крім того, ВАТ «Комбінат волоконної оптики» – відоме в N-ській області підприємство, що може бути привабливим для здобувачів і допоможе рекрутеру.

Що стосується навчання персоналу, я вважаю, що Ользі потрібно все-таки звернутися до професіоналів. Вона заощадила засоби на підборі і може цим аргументувати витрати на навчання.

Я дотримуюсь думки, що, якщо є можливість аутсорсити підбор і навчання рекрутинговиим і тренинговим компаніям відповідно, то потрібно це робити. Нехай цим займаються професіонали.