5.5 Основи кадрового діловодства

Управлінська діяльність знаходить своє відображення в докумен­тах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: ма­теріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі, облікові та ін. Найбільш характерна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є джерелами або носіями ін­формації і мають відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність тощо.

Діяльність зі створення документів та організація роботи з ними називається діловодством. Організація роботи з документа­ми передбачає створення умов, забезпечення руху, пошуку і збере­ження документів у діловодстві. Цю функцію зобов’язані здійс­нювати менеджери всіх рівнів.

У результаті здійснення загальних і спеціальних функцій управління утворюються дві групи документів.

До першої нале­жать документи в органах державного управління, суду, прокура­тури, тобто документація, яка забезпечує організаційну функцію апарату управління.

До другої групи входять документи, специфічні для кожної зі спеціальних функцій управління, а також для таких галузей ді­яльності, як транспорт, зв’язок, статистика, військова справа тощо.

Документообіг – це рух документів в організації з моменту їх одержання або створення і до завершення виконання або відправки.

Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному на­вантаженню підрозділів і має позитивний вплив на керівний про­цес загалом.

Документообіг в організації здійснюється у вигляді потоків, які циркулюють між пунктами обробки інформації (керівники установ і структурних підрозділів, спеціалісти і працівники) і пунктами технічної обробки (експедиції, машбюро тощо).

За відношенням до апарату управління розрізняють потоки вхідних, вихідних та внутрішніх документів.

В організаціях відбувається розподіл вхідних документів на потоки, які спрямовуються керівникам, у структурні підрозділи й окремим вико­навцям.

Копії з документів знімають після їх розгляду керівництвом і написан­ня резолюції. Кількість копій повинна відповідати кількості виконавців, а оригінал передається відповідальному виконавцю, якому у встановлений термін передаються і виконані копії. Схеми документообігу розробляються керівництвом служби діловодства.

Підготовка, оформлення та облік документів належать до сфери адміністративного менеджменту. У рамках управління персоналом зазначені пи­тання об’єднують під заголовком «Кадрове діловодство».

На думку В.Козоріза, кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з до­кументами, які містять інформацію про особовий склад підприємства (орга­нізації) при прийнятті на роботу, переведенні та звільненні працівників, на­кази щодо особового складу, обліку кадрів тощо. Правильна, згідно з чин­ним законодавством, організація кадрового діловодства має вирішальне зна­чення при здійсненні громадянином права на працю.

Розглянемо ряд аспектів кадрового діловодства: документація, яка використовується при прийманні на роботу персоналу; особливості укладання трудового договору; оформлення трудових книжок працівників організації; складання посадових інструкцій; оформлення документів про відрядження; документація, яка відповідає процесу оцінки персоналу; документація, що використовується при навчанні співробітників; оформлення документів при звільненні та переведенні на іншу роботу працівників.

За функціями управління кадрами розрізняють такі основні групи документів: щодо особового складу, облікові, розпорядчі, організацій­ні, інформаційні.

До особистих документів належать: трудова книжка, вкладиш до неї, паспорт, військовий квиток, диплом чи свідоцтво про освіту. Ці документи є юридичним підтвердженням інформації, яку працівники повідомляють про себе під час прийняття на роботу, а також при переміщеннях. Із зазна­чених документів у відділі кадрів залишаються лише трудова книжка та вкладиш до неї.

Особистими також є документи, що видаються відділом кадрів для цільового відрекомендування: посвідчення особи або перепустка, свідоцтво про відрядження, свідоцтво про підвищення кваліфікації, складання іспитів з техніки безпеки тощо.

До документів щодо особового складу належать заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, особовий листок з обліку кадрів, автобіографія, тобто документи, які готує працівник безпосередньо, а також документи про призначення, нагородження тощо.

Облікові документи становлять собою накопичувачі даних про первин­ну реєстрацію й наступне оновлення відомостей про склад та переміщення кадрів.

До первинних облікових документів належать особова картка, докумен­ти особової справи, картка спеціаліста тощо.

До похідних облікових документів належать книжкові (журнальні) форми реєстрації облікових даних, а саме: штатно-посадова та алфавітна книга, книга обліку осіб, зарахованих до кадрового резерву, книга обліку трудових книжок, журнали обліку відпусток, дисциплінарних стягнень, на­городжень, обліку прийняття, переміщень, звільнень тощо.

До розпорядчих документів, що закріплюють трудові правовідносини, можна віднести накази про прийняття, переміщення та звільнення кадрів, заохочення та дисциплінарні стягнення, проходження атестації, зарахуван­ня до резерву кадрів, розпорядження про відрядження та ін.

До організаційних документів у роботі кадрових служб належать положення (про відділ кадрів, про проходження атестації, про зарахування до кадрового резерву тощо), інструкції (інструкція з діловодства, щодо роботи із заявами громадян, посадові інструкції тощо), правила (правила внутріш­нього розпорядку, зберігання кадрових документів тощо).

До інформаційних документів, що використовуються в роботі кадрових служб, належать доповідні та службові записки з кадрових питань, службові листи, телеграми і телефонограми, списки, звіти, зведення тощо.

Література:

1. Конституція України. – К.: Преса України, 1997. – 80с.

2. Кодекс законів про працю України // Закони про працю. – К., 1997. – с.3-83.

3. Кодекс законів про працю України та інше законодавство про працю. – К.: Праця, 1997. – 190с.

4. Беляцкий Н.П., Велесько С.Е, Ройш П. Управление пер­соналом: Учеб. пособие – Мн.: ИП «Экоперспектива», 2000. – 320с.

5. Довідник кваліфікаційних характеристик професій пра­цівників. – Краматорськ: Центр продуктивності, 1998. – Вип.1. – 237с.

6. Дятлов В.А., Кибанов А.Я., Пихало В.Т. Управление персоналом: Учеб. пособие для студентов экон. вузов и фак. / Под ред. А.Я.Кибанов. – М.: ПРИОР, 1998. – 512с.

7. Заболотная С.П. В помощь работнику отдела кадров: практическое пособие. – Дон., 2000. – Ч.1, Ч.2 – 570с.

8. Законодавство України про працю. – К.: А.С.К., 2002. – 304с.

9. Кадры предприятия. 300 образцов должностных инструкций (Д.Л.Щур, Л.В.Труханович). – М., 2000. – 880с.

10. Калина А.В. Организация и оплата труда в условиях рынка. Аспект эффективности. – К., 2001. – 312с.

11. Книга работника кадровой службы: Учеб.-справ. пособие / Под. общ. ред. Е.В.Охотского. – М.: Экономика, 1998. – 494с.

12. Козоріз В.П. Основи кадрового діловодства: Практ. посібник для керівників і працівників кадрових служб. – К., 2003. – 127с.

13. Коллективный договор на предприятии (практические рекомендации и зарубежный опыт). – М.: Ин-т труда, 1995. – 231с.

14. Колпаков В.М., Дмитренко Г.А. Стратегический кадро­вый менеджмент. – Ч.1. Учеб. пособие. – К.: МАУП, 2002. – 280с.

15. Менеджмент персоналу: Навч. посіб. / В.М.Данюк, В.М.Петюх, С.О.Цимбалюк та ін.; За заг. ред. В.М.Данюка, В.М.Петюха. – К.: КНЕУ, 2004. – 398с.

16. Науково-практичний коментар до законодавства України про працю / Б.С.Стичинський, І.В.Зуб, В.Г.Рогань. – 2-ге вид., допов. та переробл. – К.: А.С.К., 2001. – 1072с.

17. Палеха Ю.І. Документальне забезпечення управління: Підручник. – К.: МАУП, 1997. – 344с.

18. Посадові інструкції (професіонали). З можливістю копі­ювання. – К.: С.В.Д. ТРЕЙДІНГ, 2001. – 80с.

19. Предприятие: стратегия, структура, положение об отделах и службах, должностные инструкции (Волокова К.А., Дёжкина И.П. и др.) – М., 1997 – 525с.

20. Хентце И. Теория управления кадрами в рыночной эко­номике / Пер. с нем. Г.А.Рахманина. – М.: Междунар. от­ношения, 1997. – 664с.

21. Шепель В.М. Основы кадрового менеджмента. – К., 1995.

22. Шкатулла В.И. Настольная книга менеджера по кадрам. – 2-е изд., изм. и доп. – М.: НОРМА-ИНФРА, 2000. – 560с.

23. Щекин Г.В. Основы кадрового менеджмента: Учебник. – 3-е изд., перераб. и доп. – К.: МАУП, 1999. – 282с.

24. Щекин Г.В. Теория кадровой политики: Монография. – К.: МАУП, 1997. – 176с.

25. Щур Д.Л., Труханович Л.В. Кадры предприятия. 60 обра­зцов положений об отделах и службах: Практ. пособие. – М.: Дело и Сервис, 2000. – 416с.

26. Якокка Ли. Карьера менеджера: Пер. с англ. – Минск: Попурри, 2001. – 416с.