3.5 Матеріально-технічне забезпечення менеджменту персоналу

Вирішення завдань менеджменту персоналу з мініма­льними трудовими та вартісними витратами, з необхідною точні­стю й достовірністю та в установлені строки неможливе без за­стосування сучасних засобів обчислювальної техніки, оргтехніки й оперативної поліграфії.

Застосування сучасних технічних засобів дає змогу підвищити продуктивність праці керівників і співробітників служби персо­налу, прискорити оброблення кадрової інформації, підвищити якість і оперативність рішень у галузі менеджменту персоналу, а також культуру управлінської праці.

До технічних засобів менеджменту персоналу належить уся сукупність машин, обладнання та пристроїв, які застосовуються в процесі управлінської праці для її автоматизації та механізації.

Технічні засоби умовно можна поділити на три групи:

- прості пристрої та знаряддя праці;

- організаційна техніка;

- обчислювальні машини.

До простих пристроїв і знарядь праці належать канцеляр­ське приладдя (ручки, олівці, лінійки, папір різного формату, ножиці, кнопки, скріпки тощо), лічильні засоби (калькулято­ри), різні пристрої та прилади (дироколи, стиплери), папки та швидкозшивачі, які застосовують для полегшення управлінсь­кої праці. Повне та своєчасне забезпечення працівників, що виконують функції менеджменту персоналу, даними пристро­ями та знаряддями сприяє ефективнішому використанню їх­нього робочого часу.

Засоби оргтехніки вміщують великий перелік різних при­строїв, які поділяються на такі основні групи: засоби складання документів; засоби копіювання та розмноження документів; засоби оброблення документів; засоби зберігання, пошуку й транспортування документів; засоби управлінського зв’язку.

Засобами складання документів є:

- друкарські машини. В управлінні використовуються всі види друкарських машин, але перевагу слід віддавати електрон­ним, які полегшують працю завдяки механізації деяких операцій та зниженню сили удару на клавіші.

- письмові автомати – пристрої, що за заданою програмою можуть обробляти тексти, змінюючи їхню форму та зміст. Вони мають змінне програмне забезпечення, оперативну та зовнішню пам’ять.

- диктофонна техніка використовується для запису розпоряд­жень, наказів, листів, виступів і наступного друкування тексто­вих документів. Диктофонна техніка дає змогу уникнути непро­дуктивних витрат часу суб’єктів менеджменту персоналу на під­готовку документів.

Засобами копіювання та розмноження документів є:

- репрографічні засоби (фотографічні, діазографічні засоби, засоби мікрокопіювання, електрографічне, термографічне копію­вання), з допомогою яких відображають оригінали на поверхні матеріалу копії. На підприємствах широко розповсюджені високошвидкісні апарати різних модифікацій типу «Ксерокс», «Кенон», на яких можна розмножувати документи без виготовлення спеціальних форм.

- оперативна поліграфія (офсетний, трафаретний, гектогра­фічний способи друку) – це засоби та методи оперативного роз­множення документації за спрощеною поліграфічною технологією.

Засоби оброблення документів призначені для канцелярсь­ких робіт. Ними є фальцювальні, аркушепідбірні, сортувальні, рі­зальні, штемпелювальні, адресувальні машини та пристрої, ламі­натори, зшивачі, нумератори, конвертовідкривачі, машини для знищення документів.

Засоби зберігання, пошуку та транспортування документів покликані забезпечити швидкий пошук і надійність зберігання документів. Службові документи розміщуються в столах, шафах, стелажах і сейфах. Для зберігання документів застосовуються папки-реєстратори, архівні папки, лотки для паперів. Для збері­гання особистих і абеткових карток співробітники служби персо­налу застосовують картотеки. Для транспортування документів може використовуватись повітряна (пневмо) пошта. Пневмопош­та призначена для оперативного внутрішнього транспортування документів, уміщених у спеціальний патрон.

Засоби управлінського зв’язку – це пристрої для переда­вання та прийняття інформації, які охоплюють:

- засоби телефонного зв’язку. Застосування телефонних підсилювачів, пристроїв автоматичного набору телефонних номерів (автонабори), автоматичних телефонних відповідачів, секретарів-автоматів сприяє підвищенню ефективності використання теле­фонного зв’язку.

- засоби телеграфного, фототелеграфного та телеавтографного зв’язку: телеграфи, факси, факс-модеми.

- електронна пошта.

Обчислювальні машини застосовуються для механізації та автоматизації логічних і технічних операцій, розрахунків, вирі­шення облікових, аналітичних та інших завдань. Особливо перс­пективним для підвищення ефективності менеджменту персоналу є застосування комп’ютерної техніки.