№ 1 |
Лабораторная работа |
СФ 1-3 |
Microsoft Word
Microsoft Word - мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *. pcx или *. bmp, распечатки текста. Он работает с многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописи слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам. Наличие закладки в тексте позволяет быстро перейти к заложенному месту в тексте. Можно так же автоматически включать в текст дату, время создания, обратный адрес и имя написавшего текст. При помощи макрокоманд Word позволяет включать в текст базы данных или объекты графики, музыкальные модули в формате *. wav. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий. Word позволяет открывать много окон для одновременной работы с несколькими текстами, а так же разбить одно активное окно по горизонтали на два и выровнять их.
ОКНО РЕДАКТОРА WORD
Окно редактора Word имеет несколько стандартных элементов. Одни из них постоянно присутствовать на экране, другие можно вызывать по желанию пользователя. Рассмотрим назначение этих элементов.
Строка заголовка.
Верхняя строка экрана является строкой заголовка, стандартного для Windows. В нем выведено имя программы (в данном случае Microsoft Word). Кроме этого, в строке заголовка есть четыре кнопки: одна с левого края и три - с правого. Какие -
(Левая кнопка - это кнопка вызова управляющего меню. Управляющее меню является типичным для любого окна Windows. Первая из правых кнопок сворачивает окно в значок, вторая - восстанавливает нормальный размер окна, третья - закрывает окно.)
Строка меню.
Под строкой заголовка окна находится строка меню, которое содержит следующие пункты:
Файл - работа с файлами документов.
Изменить - редактирование документов;
Вид - просмотр документов;
Вставить - вставка в документ рисунков, диаграмм, текущей даты и времени, формул и других объектов;
Формат - форматирование документов (установка шрифтов, параметров абзаца);
Сервис - сервисные функции (проверка орфографии, установления параметров настройки Word);
Таблица - работа с таблицами;
Окно - работа с окнами документов;
? - справочная информация о Word.
Каждый пункт меню имеет соответствующее подменю. Для открытия меню следует нажать клавишу [Alt] или [FIO]. После этого один из пунктов меню выделится инверсным цветом. Работа с прикладным меню Word не отличается от работы с обычным меню.
Дополнительные возможности:
1. В названии пунктов меню и подменю является подчеркнутая буква. Это дает возможность сразу выбрать пункт меню или подменю, нажав комбинацию клавиш (ALT+буква).
2. Некоторые пункты подменю справа от названия пункта содержат в себе обозначения комбинации клавиш, с помощью которых можно выбрать соответствующий пункт подменю.
3. При выборе пункта меню в нижней строке экрана разъясняется его назначения.
4. Следует отметить, что названия некоторых пунктов подменю имеют серый цвет. Это означает, что такие пункты в данный момент недоступны (например, нельзя редактировать таблицу, если она не существует).
5. В Word существует еще один способ вызова команд. Щелчок правой кнопкой мыши на выделенном тексте, слове приводит к выводу на экран контекстного меню. Это меню содержит команды, которые можно применить к выбранному объекту.
6. Пользователь имеет возможность отметить последнюю введенную команду, выполнив команду Правка/Отменить.
Панели инструментов.
Под строкой меню размещаются конечно панели инструментов. Панели инструментов - это строка кнопок, при нажатии на которые выполняется определенное действие. Для нажатия кнопки следует щелкнуть мышкой по кнопке. При фиксации курсора мыши на кнопке под ней появляется ее название, а в строке состояния - краткая справка' о назначении кнопки. Ряд кнопок дублируют соответствующие команды меню. Однако пользоваться кнопками панели значительно быстрее и удобнее. Word обеспечивает пользователя несколькими панелями инструментов.
Для выбора нужной панели следует воспользоваться командой Вид/Панели инструментов. При этом на экране появится окно диалога Панели инструментов, в списке которого можно выбрать необходимые панели. По умолчанию Word выводит на экран панели инструментов Стандартная и Форматирование. Некоторые панели инструментов выводятся на экран автоматически при выполнении определенных действий (например, панель инструментов Рисование выводится при построении рисунков). Выведены на экран панели можно переместить типичным для среды Windows-95 способом.
Окно диалога.
Для выполнения некоторых команд нужно вводить вспомогательную информацию. Так, для выполнения команды Файл/Открнть необходимо указать дисковод, каталог и имя файла. Для введения такой информации используются окна диалога.
Окно диалога содержит ряд элементов: кнопки, списки, флажки, переключатели, строки ввода. Эти элементы размещаются по тематическим группам, которые называют полями. Группы имеют заголовки, которые заканчиваются двоеточие. Переход от группы к группе осуществляется либо с помощью мыши, или при нажатии клавиши [TAB].
В случае введения вспомогательной информации в окно диалога осуществляется установка флажков и переключателей, выбор элементов из списка, ввод и редактирование текста в полях ввода.
В правой части или внизу окна находятся кнопки управления диалогом. Кнопка OK (клавиша [Enter]) заканчивает диалог с подтверждением всех изменений, после этого Word выполняет команду.
Кнопка ОТМЕНА (клавиша [Esc]) аннулирует все изменения; диалог заканчивается, но соответствующая команда не выполняется.
Кроме кнопки ОК и ОТМЕНА в этом окне в зависимости от назначения конкретного окна могут быть и другие кнопки управления диалогом.
Окна диалога также имеют поля, названия которых заканчиваются троеточием. При выборе такого поля раскрывается следующее окно, в котором также можно установить определенные параметры.
ОКНА ДОКУМЕНТОВ
В верхней строке размещается заголовок окна, который включает имя файла, который редактируется, кнопку вызова управляющего меню, кнопку свертывания меню кнопки, кнопка восстановления нормального размера и кнопку закрытия. Если в окно файл не загружен, то в заголовке указывается имя Документ. Справа и снизу размещены полосы вертикальной и горизонтальной прокрутки
Под строкой заголовка размещается горизонтальная линейка, на которой размещены маркеры отступления строк, абзацев, позиций табуляции. Горизонтальную линейку можно удалить с экрана с помощью команды Вид/Г, а затем с помощью этой же команды вернуть на экран.
Одно из окон является активным. Активное окно изображается на переднем плане и может закрывать другие окна. В активном окне находится текстовый курсор (мерцающий вертикальный штрих) и горизонтальная черта. Текстовый курсор указывает место, куда можно вводить символы. Горизонтальная линия определяет конец текста.
Работа с окнами осуществляется с помощью меню Окна. Команды этого меню позволяют открыть новое окно, менять расположение окон, сделать активным любое окно.
СОЗДАНИЕ И СОХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Создание документов.
При создании нового документа следует подать команду Файл/Создать или нажать соответствующую кнопку панели инструментов Стандартная. При этом открывается окно диалога Создаяие документа. Создавая документ, в поле Новый документ следует установить опцию Документ. Как правило, текстовый редактор используется для подготовки типовых документов. Word предлагает пользователю стандартные формы таких документов и инструменты для их использования. Основными инструментами являются шаблоны и мастера.
Шаблон - это пустой бланк, в котором пользователь заполняет необходимые поля своей информацией. Шаблон может предварительно включать некоторые заполненные поля, которые являются общими для всех документов данного типа.
Мастер базируется на шаблонах, но в отличие от последних они позволяют еще больше упростить процесс ввода данных в документ. Если при заполнении шаблона пользователь самостоятельно перемещается по документа и размещает в нем информацию, то при использовании мастеров данные заносятся в процессе диалога мастера с пользователем.
После нажатия кнопки ОК окна диалога Создать редактор в соответствии с выбранным шаблоном создаст окно документа с именем ДОКУМЕНТ.
Просмотреть шаблоны, которые присоединены к активного документа, можно с помощью команды "Файл/Шаблоны".
Если пользователя не удовлетворяют имеющиеся шаблоны и мастера, то он может создать собственный шаблон или изменить один из существующих.
Для изменения существующего шаблона следует открыть файл шаблона (файлы стандартных шаблонов имеют расширение DОТ, они размещаются в каталоге office.
Создание шаблонов.
Для создания нового шаблона следует подать команду Файл/Создать и в поле Новый документ окна диалога Создать установить опцию Шаблон. После нажатия кнопки ОК на экран выведется окно шаблона. От окна документа оно отличается только названием строки заголовка - ШАБЛОН вместо ДОКУМЕНТ. Далее следует ввести необходимые данные (параметры форматирования, текстовые поля) и сохранить шаблон. Чтобы сохранить документ как шаблон, следует подать команду Файл/Сохранить как, а затем в поле Тип файла выберите элемент Шаблон документа. Правила соблюдения хорошего стиля работы требуют для каждого документа (в том числе и для шаблона) заполнения справки, в которую включаются основные сведения о документе. Поэтому после сохранения нового документа или шаблона желательно выполнить команду Файл/свойства и заполнить нужные строки в окне диалога Свойства.
Команда Формат/Библиотека стилей открывает окно Библиотека этилен, в котором отображается список шаблонов. Выбрав нужный шаблон, в поле Описание можно увидеть, как будет выглядеть документ, форматированный этим шаблоном.
Сохранение документов. Для сохранения текста документа в каталоге на магнитном диске следует выполнить команду Файл/Сохранить или нажать соответствующую кнопку панели инструментов Стандартная. Если новый документ и эта команда выполняется для него впервые, то открывается окно диалога Сохранение документа . В этом окне можно указать дисковод, папку, имя и расширение файла.
В окне диалога является однострочный список Тип файла. Он дает возможность конвертировать документ в форматы, отличные от Word (например, формат MS DOS, форматы других текстовых редакторов). Для этого следует раскрыть список и выбрать нужный формат.
Если команда Файл/Сохранить выполняется не впервые или документ загружался с магнитного диска, то за командой Файл/Сохранить документ записывается на диск под старым именем без диалога с пользователем.
Если же нужно сохранить файл под новым именем, в другой папке или с другим форматом, то нужно выполнить команду Файл/Сохранить как. При этом открывается окно диалога Сохранение документа, и все действия пользователя аналогичны действиям при сохранении нового документа.
Любой документ можно автоматически записывать на диск через определенный интервал времени. Для этого следует установить режим автоматического сохранения, выполнив команду Сервис/Параметрн и выбрав вкладчику Сохранение. На экране появится соответствующее окно диалога. В этом окне основной интерес представляют три функции:
1. Создавать резервную копию. При установке этой опции Word всегда будет сохранять последнюю версию документа, а также его предыдущую резервную копию под тем же именем, что и основной документ, но с расширением ВАК.
2. Разрешить бмстрое сохранение. В этом режиме сохраняются только изменения в документе.
Загрузки документа. Любой текст, который был сохранен под определенным именем, можно загрузить для просмотра или редактирования. Для этого следует подать команду Файл/Открыть - на экране появится окно диалога Открьітие документа, в котором можно указать дисковод, каталог, имя файла. Опция Тип файла позволяет загружать документы в формате отличном от формата Word.
Закрытие файла. После завершения работы над документом можно закрыть файл командой Файл/Закрыть. При выполнении этой команды окно документа очистится. Если документ не был сохранен, то Word предложит сохранить его.
Выход из редактора Word. Перед выходом из редактора следует сохранить все документы, в которые вносились изменения. Для выхода можно использовать один из вариантов:
выполнить команду Файл/Выход;
установить курсор мыши на кнопке вызова управляющего меню, дважды нажать левую кнопку мыши;
раскрыть управляющее меню и выполнить команду Закрыть.
ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТЕКСТА
Ввод символов.
Перед вводом символов следует выбрать шрифт, его размер, формат. Основные возможности форматирования будут рассмотрены далее.
Символы клавиатуры вводятся в позицию текстового курсора (мерцающий вертикальный штрих). Символы могут вводиться в режиме замены или вставки. В первом случае введенный символ замещает тот символ, на котором находился курсор. В режиме вставки часть строки, которая расположена справа от курсора, сдвигается на одну позицию и символ вводится на освободившееся место. Переключение между режимами осуществляется клавишей [Ins]. Для удаления символа слева от курсора нажмите клавишу [Backspace], а символа в позиции курсора - клавишу [Del]. При этом курсор перемещается на одну позицию влево. Когда курсор доходит до конца строки, то первое слово, которое не вмещается в данной строке, полностью переносится в следующий.
В редакторе Word есть возможность переносить слова командой меню Сервис/Расстановка переносов. На экране появится окно диалога. В этом окне можно установить две опции:
автоматический перенос слов в документе;
перенести слова из прописных букв.
Если в любой позиции строки нажать клавишу [Enter], то редактор переходит на новую строку с абзаца. Для перехода на следующую строку без создания абзаца следует нажать комбинацию клавиш [Shift-Enter].
Служебные символы (окончание строки, окончания абзаца и др.), как правило, на экран не выводятся. Пользователь может включать вывод этих символов соответствующей кнопкой панели инструментов Стандартная.
Автоматическая верстка страниц функционирует только тогда, когда в окне диалога Параметры, вкладыш Общие установлен флажок Фоновая разбивка на страницы.
Пользователь может принудительно ввести разделитель страниц. Для этого следует подвести курсор к строке, с которого должно начинаться следующая страница и нажать комбинацию клавиш [Ctrl - Enter]. На экране появится новый разделитель страниц - штриховая линия с надписью Размер страницы. Эти распределители легко изъять как обычные строки текста.
Перемещение по тексту.
Перемещаться по тексту можно с помощью мыши, используя линейки прокрутки. Для перемещения есть возможность использовать и следующие клавиши:
" [?,?] - на символ слева, справа;
" [^] [^] - на строчку вверх, вниз;
" [PgUp]и [PgDn] - на размер окна вверх, вниз;
" [Home], [End] - на начало, окончание строки;
" [Ctrl-Home], [Ctrl-End] - на начало, окончание текста.
Выделение текста.
Выделение текста является одной из важных операций, поскольку редактирования можно выполнять только с выделенным фрагментом текста.
Для выделения текста мышью следует установить курсор мыши на печатки фрагмента, нажать левую кнопку и, не отпуская ее, переместить курсор к концу фрагмента. При этом цвет выделенного фрагмента будет менятся. Двойное нажатие левой кнопки мыши выделяет слово, на которое установлен курсор мыши. Нажатие левой кнопки мыши, когда курсор находится у левой границы строки, выделяет строку, а двойное нажатие -1 весь абзац. Весь текст можно выделить, выполнив команду меню Правка/Выделить все. Фрагмент остается выделенным, пока не будет выделено-другой фрагмент. Для снятия выделения следует установить курсор мыши в любое место вне выделенным фрагментом и нажать левую кнопку мыши. Фрагмент можно выделить с помощью комбинаций клавиш:
[Shift--], [Shift--] - выделение символа слева, справа от курсора;
[Shift-^], [Shift--!}] - выделение строки сверху, снизу от курсора;
[Shift-Home], [Shift-End] - выделение текста от курсора до начала, конца строки;
[Shift-PgUp], [Shift-PgDn] - выделение фрагмента от курсора до начала, конца текста.
Редактирование выделенного фрагмента.
Выделенный фрагмент можно удалить, переместить, скопировать. При таких операций часто используют буфер обмена Windows. Через этот буфер редактор Word может обмениваться информацией с другими программами, работающими в среде Windows.
Удалить выделенный фрагмент можно с помощью команды Правка/Вырезать или кнопки Удалить панели инструментов Стандартная. Фрагмент удаляется из текста и помещается в буфер обмена. Текст из буфера обмена можно многократно читать. Этот текст сохраняется в буфере до тех пор, пока в него не будет включен новый фрагмент (это может сделать и любая другая программа, работающая в среде Windows). Удалить выделенный фрагмент можно и с помощью клавиши [Del], но при этом фрагмент в буфер обмена не заносится. Вставка фрагмента из буфера обмена осуществляется командой Правка/Вставить
Перенести фрагмент можно с помощью последовательно выполненных двух команд: Правка/Вырезать и Правка/Вставить. Достаточно просто можно переместить фрагмент с помощью мыши. Для этого необходимо установить курсор мыши на выделенном фрагменте и, не отпуская нажатой левой кнопки, отбуксировать фрагмент на новое место. Если теперь отпустить левую кнопку, то фрагмент будет перемещен.
Скопировать фрагмент можно с помощью последовательно выполненных двух команд: Правка/Копировать и Правка/Вставить. При выполнении первой команды выделенный фрагмент переносится в буфер обмена, но из текста не изымается. Копирование с помощью мыши аналогичное перемещению, но при этом должна быть дополнительно нажатой клавиши [Ctrl].
Команды редактирования действуют и при работе с документами в разных окнах. Это дает возможность обмениваться фрагментами текста между различными документами.
Поля.
Поля - это специальные фрагменты текста, которые размещаются в документе и обеспечивают автоматическое внесение в документ некоторой информации (даты, времени, названия документа и т.д.). Для внесения в документ поля следует установить курсор в нужную позицию и выполнить команду Вставка/Поле, при этом открывается окно диалога Поле.
В списке Категории окна перечислены группы, в которые объединены все поля. В списке Поля приведены названия полей, которые отвечают группе, выбранной в списке Категории. Согласно выбранного поля изменяется содержание остальных элементов окна диалога. Кнопка Параметры позволяет перейти к окну диалога Параметры и выбрать надлежащий формат. Некоторые поля (например, дату) необходимо обновлять. Для обновления фрагмента, который включает необходимые поля, необходимо выделить фрагмент и нажать клавишу [F9].
С помощью комбинации клавиш [Alt - F9] можно переключиться из режима просмотра инструкций поля на режим просмотра результата их выполнения и наоборот.
Поиск и замена.
Режим поиска указанного фрагмента текста осуществляется командой Правка/Найти. Эта команда открывает доступ к окну диалога Найти.
В поле Что этого окна необходимо ввести слово или фразу, которая ищется. В списке Направление нужно указать, в каком направлении следует проводить поиск: вперед (от курсора до начала текста), назад (от курсора до конца текста) или по всем текстом. Для игнорирования в процессе поиска разницы между большими и малыми буквами необходимо установить опцию С учетом регистра.
Word позволяет при поиске использовать шаблоны. В шаблоне можно использовать символы "?" и "*". Символ "?" в процессе поиска рассматривается как любая буква, символ "*" - как произвольное число любых букв. Так, если для поиска указывается слово"?", то могут быть найдены слова "док", "дог", "дот", а если "к*", то могут быть найдены слова "дот", "док", "плагин", "доза" и т.д. Для использования шаблонов следует установить флажок Символы шаблона.
После установки всех опций следует нажать кнопку Найти далее и Word начнет поиск. Для продолжения поиска следует снова нажать кнопку Найти далее.
Замена текста осуществляется командой Правка/Заменить. Окно диалога Заменить подобное окна диалога Найти, но имеет ряд дополнительных элементов. В поле Заменить на вводится текст замены.
Проверка орфографии.
Word позволяет проверить орфографию несколькими языками. Для выбора языка следует выполнить команду Сервис/Язнк и выбрать необходимый элемент из списка языков. Проверка орфографии инициируется командой Сервис/Орфография или кнопкой панели инструментов Стандартная. Проверяется выделенный фрагмент, а при его отсутствии - текст от положения курсора до конца. Если в тексте встречается отсутствует в словаре слово, то оно выделяется и открывается окно диалога Орфография.
В первой строке окна указывается слово, которое не найдено в словаре. В списке под ним выводятся близкие по написанию слова как варианты для исправлений. Если таких слов не найдено, то список пуст. Однако если пользователь уверен, что слово написано правильно, он может продолжить проверку, нажав кнопку Пропустит. Для того чтобы это слово пропускалось и далее по тексту следует нажать клавишу Пропустит все.
Если пользователь будет использовать это слово в текстах и дальше, то его можно записать в словарь пользователя. Этот словарь будет включать слова, которые отсутствуют в основном словаре, но которые нужно проверять. Для включения слова в такой словарь надо выбрать элемент CUSTOM.DIC, который есть в списке Добавлять в. Если в списке близких по написанию слов является правильное слово, то его следует выделить и нажать кнопку Заменить. Кнопка Заменить все позволяет редактору далее автоматически заменять неправильно написанное слово.
ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА
Под форматированием понимают операции, которые связаны с оформлением текста и изменением его внешнего вида. Операции форматирования действительны только для выделенных фрагментов.
Различают три основные операции форматирования: форматирование символов; форматирование абзацев; форматирование страниц.
Форматирование символов.
При форматировании символов можно изменить шрифт, его размер. Форматирование осуществляется командой Формат/Шрифт. При этом на экране появится окно диалога Шрифт, в котором можно установить следующие параметры:
шрифт (выбирается из списка шрифтов);
стиль (можно выбрать обычный стиль, курсив, полужирный и полужирный с курсивом шрифты);
размер шрифта;
подчеркивания (выбор различных вариантов подчеркивание);
цвет символов;
эффекты (верхний и нижний индекс, перечеркнутый).
В поле Образец этого окна показывается внешний вид текста при выбранных параметрах.
Форматирование абзацев.
Под абзацем в Word понимают часть документа, по которой помещается маркер абзаца. При вводе текста абзац всегда заканчивается нажатием клавиши F Enter. Для форматирования абзаца используют команду Формат/Абзац, открывает окно диалога Абзац, в котором можно осуществить:
выравнивание абзацев;
установка отступов;
установка расстояния между строками и абзацами.
По умолчанию Word выравнивает абзацы слева. С помощью функции Внравнивание можно установить выравнивание справа, центрирование (строки располагаются симметрично относительно воображаемой вертикальной линии, проходящей через середину страницы) или блочное выравнивания (строки выравниваются как слева, так и справа).
Опция Отступ позволяет установить отступы слева и справа строк выделенного абзаца, а также отдельно левый отступ первой строки абзаца. Расстояние по умолчанию измеряется в дюймах, но с помощью команды Сервис/Параметры/Общие можно установить другие единицы (сантиметры и др.).
Для установки отступов можно использовать и горизонтальную линейку. На ней есть маркеры отступа слева (нижний левый), отступ справа (нижний правый) и отступа первой строки абзаца (верхний левый). В случае изменения положения этих маркеров с помощью мыши выделенный абзац будет автоматически переформатироваться.
Расстояние между строками устанавливает опция Межстрочный окна диалога Абзац, а между абзацами - опция Интервал. С помощью последнего можно установить параметры Перед (интервал перед выделенным абзацем) и После (интервал после выделенного абзаца).
При установке параметров форматирования абзаца внешний вид этого абзаца изображается в поле Образец окна диалога Абзац.
Форматирование страниц.
При вводе и печати текста Word использует установленные по умолчанию размеры поля страницы. Изменить эти параметры можно с помощью команды Файл/Параметры страниц.
Вкладыш Поля позволяет установить размеры верхнего, нижнего, левого и правого полей. Поле Образец этой вкладыша показывает, какой вид будет иметь И страница с установленными параметрами поля при печати.
Выбрать имя изменяемого стиля и нажать клавишу [Enter]. После появления на экране запроса о подтверждении изменения стиля следует нажать клавишу ОК.
Более широкие возможности для создания и модификации стилей дает команду Формат/Стиль и окно диалога Стиль.
Вкладыш Размер бумаги позволяет выбрать стандартные размеры из списка форматов, которые поддерживает Word. Если ни один из стандартных размеров не подходит, то следует выбрать в списке форматов Специальный элемент и для него указать ширину и высоту. В поле Ориентация нужно указать ориентацию документа Книжная (строки документа параллельные короткой стороне листа) или Альбомная (строки параллельные длинной стороне листа). В случае изменения ориентации документа с книжной на альбомную Word использует размеры верхнего и нижнего полей для правого и левого поля. При переходе с альбомного на книжный формат правое и левое поле становятся соответственно верхним и нижним.
В поле Образец изображается образец, который соответствует выбранным параметрам. Стиль форматирования. Рассмотрены ранее команды форматирования влияют непосредственно н^ выделенные фрагменты. Поэтому их называют командами непосредственного форматирования. Этот способ удобен в тех случаях, когда требуется изменить формат одного или нескольких абзацев. Однако если нужно придать единую форму всему документу, то удобнее один раз подобрать шрифт, размеры полей и прочие атрибуты и сохранить их значение в так называемом стиле с собственным именем. Например, при подготовке книг следует один раз указать, как оформить заголовок книги, заголовки разделов и сам текст. Тогда при оформлении документа не нужно вникать в тонкости оформления, достаточно просто выбрать готовый стиль. Для выбора стиля следует раскрыть список стилей панели инструментов Форматирование и выбрать нужный. Для создания нового стиля можно выбрать образцом будь-который оформлен абзац. Для этого этот абзац нужно выделить, открыть список стилей, ввести в строке ввода этого списка имя, под которым будет сохранен стиль и нажать клавишу [Enter].
Выбор элемента в поле Список определяет, какие элементы будут отображаться в списке Стили (все стиле, стиле пользователя или используемые стили). Выбрав определенный элемент, в поле Образец абзаца можно увидеть внешний вид абзаца при его форматировании выбранным стилем, в поле Образец символов - строка символов, форматированный выбранным стилем, а в поле Описание - краткое описание выбранного стиля (шрифт, его размер, язык, межстрочный интервал и другие параметры). Окно имеет кнопку Создать (создать новый стиль), Изменить (изменить существующий стиль), Удалить (удалить стиль). При нажатии кнопки Создать открывается окно Создать стиль, в котором можно указать параметры создаваемого стиля. Поле Имя определяет имя создаваемого стиля, поле Основан на стиле определяет стиль, на основе которого создается настоящее. Кнопка Формат открывает список основных параметров формата, которые можно определить. Установленный флажок Добавить в шаблон добавляет новый стиль по шаблону, с которым работает документ.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ГРАФИКИ
Текстовые редакторы предназначены для ввода и редактирования текста. Однако мощные современные редакторы, к которым относят и Word, дают возможность размещать в документе рисунки (в Word их называют графикой).
Вставка рисунка.
В документы Word может быть вставлена графика различных форматов (PCX, BMP, WMF, TIF, РОС, DRW и др.). Для работы с этими форматами Word использует графические фильтры-программы, которые позволяют отображать графику. Эти фильтры устанавливаются по полной инсталляции Word. Фильтры не нужны только для работы с изображениями в форматах BMP и WMF.
Размещение графики. Для размещения графики следует установить курсор в место, где планируется размещение. После этого нужно выполнить команду Вставка/Рисунок. На экране появится окно диалога Вставка рисунка (рис. 11.20).
В этом окне следует выбрать дисковод, папку и имя файла. Имя файла выбирается из списка Имя. В списке находятся файлы, тип которых указано в однострочной списке Тип файла.
При нажатой кнопке Ввод содержимого в окне выводится изображение рисунка. Установленный флажок Связь с файлом создает связь между документом и графическим файлом. Для обновления этой связи за каждого изменения графического файла нужно выполнять команду Правка/Связи. В этом случае при каждой загрузке документа со встроенной графикой Word будет отображать последнюю версию графического файла.
Установленный флажок Хранить в документе сохраняет графическое изображение внутри документа. Это имеет свои преимущества и недостатки. Преимуществом является то, что исключается потеря графики, например, при копировании текста на дискету. С другой стороны, графика значительно увеличивает размер файла документа.
После установки всех параметров необходимо нажать кнопку ОК, и графический элемент будет установлено в место курсора.
Изменение параметров рисунке.
Если на экране вместо графики появится только пустая рамка, то это означает, что Word обозначил место расположения графики. Чтобы сделать графику видимо, следует выполнить команду Сервис/Параметры, выбрать вкладчику Вид и отменить опцию Пустые рамки рисунков.
Чтобы изменить масштаб и положение графики в документе, нужно выделить графику. Для этого следует совместить курсор мыши с графическим изображением и нажать кнопку мыши. Команда Формат/Рисунок вызовет на экран окно диалога Рисунок. Используя это окно можно изменить масштаб, расстояние между текстом и графикой.
Использование кадров.
Средства Word позволяют создавать в документе кадр, указав его размеры и расположение.
Кадр - это ограниченная прямоугольная область документа, которая может обрабатываться как отдельный документ. В кадр можно поместить выделенный фрагмент документа. Кадр можно перемещать по странице, изменять его размеры, фиксировать его привязку к определенному абзацу.
Для создания кадра следует использовать команду Вставка/Кадр. Курсор мыши при этом изменит свою форму на крестик. Поместив курсор в то место документа, где предполагается разместить левый верхний угол документа, следует нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, растянуть кадр до нужных размеров. Если перед подачей команды в документе был выделен фрагмент, то размеры кадра соответствуют размерам выделенного фрагмента. Если выделенного фрагмента нет, то создается пустой кадр. Для выделения кадра следует поместить курсор мыши внутри кадра и нажать кнопку мыши. Выделенный кадр окружается штриховою рамкой.
Манипуляции с кадром осуществляются в режиме просмотра разметки страницы. Для перемещение кадра следует установить курсор на штриховке рамки. При этом он приобретает вид четырехсторонней стрелки. При перемещении курсора при нажатой кнопке вместе с ним перемещается прямоугольная штриховая рамка, которая показывает новое положение кадра. После отпускания кнопки мыши кадр переместится на новое место.
Для изменения размера кадра следует выделить кадр и установить курсор на один из маркеров в обрамлении кадра. После того как курсор примет вид двусторонней стрелки, нужно перемещать его до тех пор, пока кадр не вступит нужного размера.
Размеры, положение и другие параметры выделенного кадра можно изменить, используя команду Формат/Кадр.
Работу выполнил: Воробьев А.В. |
Работу принял: Матвиенко М.П. |
№ 2 |
Лабораторная работа |
СФ 1-3 |
PowerPoint
PowerPoint создает файл презентаций, который имеет расширение имени РРТ и
содержит набор слайдов. Программа предоставляет пользователю большое
количество шаблонов презентами на различные темы. Такие шаблоны содержат
слайды, оформленные определенным образом. В поле слайда размещаются
заглуши, которые мы можем вставить свой текст, графику, а также таблицу и
диаграмму. Кроме того, мы можем изменить художественное оформление любого
шаблона презентации, выбрав дизайн по своему вкусу. При этом изменится
только внешний вид презентации, а не его содержание. И наконец, мы имеем
достаточно времени и чувствуем в себе способности дизайнера, можем начать
работу над презентацией “с нуля” — в PowerPoint для этого есть все
средства.
Общая идеология power point.
Создание презентации с помощью Мастера автосодержания. После щелчка на пиктограмме PowerPoint в панели Microsoft Office появляется главное окно программы и диалоговое окно Полезный совет, содержащее информацию, которая поможет нам в дальнейшей работе надпрезентацией. Нажав в этом окне кнопку Следующий, можно прочитать следующий совет, а нажав кнопку ОК — закрыть окно. После закрытия диалогового окна PowerPoint предложит несколько путей создания презентаций: с использованиемМастера автосодержания, шаблона презентации или просто создание пустой презентации. Кроме того, мы имеем возможность открыть файл уже существующей презентации.
Если мы являемся новичками в деле подготовки рекламных кампаний и всевозможных докладов и не до конца определили, что же нам нужно, то лучше воспользоваться помощью Мастера автосодержания, выбрав соответствующую селекторную кнопку и нажав кнопку ОК в представленном выше окне.В результате на экране последовательно будут появляться шесть диалоговых окон, в которых мы можем задать основные характеристики своей презентации.
Как и в мастерах из других приложений, переход к следующему диалоговому окну в Мастере автосодержания осуществляется после нажатия кнопки Далее, а
возврат к предыдущему окну — после нажатия кнопки Назад.
Во втором окне, окне ввода данных для оформления титульного слайда,
Мы можем ввести данные о себе, название фирмы, какой-либо девиз и т.п. Эта
информация будет размещена на титульном слайде.
Наиболее важным является третье окно Мастера автосодержания, окно
выбора типа презентации. В нем представлены следующие типы презентации:
— рекомендация стратегии;
— продажа продукта, услуги или идеи;
— обучение;
— отчет о достижениях;
— сообщение о плохих новостях и др.
Например, мы выбираем тип Продажа продукта, услуги или идеи. В
содержании мы можем рассказать о преимуществах нашего продукта, услуги или
идеи, сравнить их с конкурентами и т.д
Если же в этом окне подходящей темы для нас не нашлось, нужно нажать
кнопку Другой, чтобы получить список шаблонов презентаций. Если мы выбрали
шаблон презентации, то после нажатия кнопки Далее попадаем в последнее окно
Мастера автосодержания. В противном случае в четвертом окне мы можем
выбрать стиль оформления презентации и задать продолжительность своего
выступления. В пятом окне мы выбираем способ выдачи презентации и
указываем, нужен ли нам раздаточный материал. Наконец, в шестом окне
PowerPoint сообщает нам, что предварительная работа по созданию презентации
завершена, и предлагает нажать кнопку Готово. Через некоторое время на
экране компьютера появится титульный слайд презентации. Чтобы не потерять
результаты своей работы, нужно сохранить презентацию в соответствующей
папке, вызвав команду Сохранить меню Файл.
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ НА ЭКРАНЕ.
PowerPoint предоставляет пользователю возможность работать и
просматривать информацию в различных видах. В зависимости от того, что
делаем: вводим текст и хотим рассмотреть его структуру, создаем заметки или
вставляем в слайд графику — можно установить соответствующий вид и тем
самым повысить удобство своей работы. Таких видов пять, и установить их
можно, нажав одну из кнопок внизу главного окна программы.
1. Вид слайдов наиболее удобен, если мы постепенно формируем каждый
слайд, выбираем для него оформление, вставляем текст или графику.
2. Вид структуры следует устанавливать для работы над текстом
презентации. В этом случае возможно просмотреть заголовки всех слайдов,
весь текст и структуру презентации.
3. Вид сортировщика слайдов наиболее удобен для добавления переходов и
установки длительности пребывания слайда на экране. Кроме того, в этом
режиме можно переставлять слайды.
4. Вид заметок предназначен для создания заметок к докладу.
5. Демонстрация используется для того, чтобы увидеть результаты работы. В
этом режиме слайды по очереди выводятся на экран. Установить нужный вид
можно и с помощью команд из меню Вид.
РАБОТА С ОБРАЗЦАМИ.
Вид презентации будет лучше, если мы оформим все ее слайды в одном
стиле. Кроме того, часто возникает необходимость размещения на всех слайдах
одного и того же элемента дизайна. Поэтому в PowerPoint существует
возможность задания для всех слайдов и страниц одинаковое оформление. Это
делается в режиме работы с образцами.
Чтобы войти в этот режим, нужно выбрать в меню Вид команду Образец, а в
открывшемся подменю — элемент презентации, образец которого мы хотим
исправить по-своему усмотрению.
Для слайдов в меню предназначены две команды — Образец слайдов и
Образец заголовков. Вторая команда применяется для определения образца
титульных слайдов, вид всех остальных слайдов презентации определяется
образцом слайдов
При выборе команды Образец слайдов видно, что в каждой области слайда
содержится подсказка о том, что нужно делать для внесения тех или иных
изменений в образец.
Мы можем установить тип, начертание и размер шрифта, задать параметры
абзацев, изменить размеры областей образца, вставить в него рисунок или
нарисовать какой-либо графический элемент.
Все помещенные в образец элементы появятся на каждом слайде
презентации, а внесенные изменения сразу же отразятся на всех остальных
слайдах.
Таким образом, в PowerPoint можно создать индивидуальный дизайн и
определить элементы, которые должны быть одинаковыми для всей презентации.
СОЗДАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ “С НУЛЯ”.
Если мы закрыли диалоговое окно, которое открывается при вызове
PowerPoint, или закрыли файл презентации, с которым работали, то для
создания новой презентации нам придется вызвать команду Создать из меню
Файл. После этого на экране появится окно Создать презентацию с активным
разделом Дизайны презентаций.
В этом диалоговом окне можно задать шаблон дизайна презентации. После
щелчка на одном из шаблонов в окне Просмотр можно увидеть его изображение.
Выбрав шаблон, выполним на нем двойной щелчок. В результате откроется
диалоговое окно Создать слайд.
В области Выберите авторазметку можно определить авторазметку для вновь
создаваемого слайда. В правом нижнем углу окна содержится ее краткая
характеристика. При двойном щелчке на образце авторазметки на экране
появится новый слайд, содержащий заглушки.
Окно для создания нового слайда можно вызвать, выбрав команду Создать
слайд из меню Вставить или активизировав комбинацию клавиш (Ctrl+M).
Вернемся опять к окну Создать презентацию. Если активизировать панель
Презентации, то можно запустить Мастер автосодержания или выбрать шаблон
презентации.
Теперь активизируем раздел Общие. Мы увидем список шаблонов Power-
Point, которые содержатся в папке MS OFFICE / ШАБЛОНЫ. Сейчас здесь
находится только шаблон Новая презентация.
Выполним щелчок в этом шаблоне, в результате на экране появится окно
Создать слайд. Выберем двойным щелчком нужный вид слайда, после чего слайд
появится на экране. Однако он не будет иметь художественного оформления, и
мы можем самостоятельно полностью разработать его дизайн.
ВВОД И ОФОРМЛЕНИЕ ТЕКСТА.
Вид структуры.
Создавая презентацию с помощью Мастера автоформы, мы уже вводили текст
непосредственно в слайд. Однако во многих случаях работать с текстом
гораздо удобнее, если презентация представлена в виде структуры. В этом
случае легче увидеть структуру презентации и удобнее править ее текст,
поскольку работа идет в одном окне. Для замены текста, который содержится,
например, в шаблоне, нужно выделить его, а затем ввести навой текст.
Когда презентация представлена в виде структуры, слева на экране
появляется панель структуры, в которой содержатся кнопки для повышения и
понижения уровня заголовков, для перемещения блока текста вверх или вниз,
для разворачивания и сворачивания структуры. Общие приемы работы со
структурой аналогичны работе с Word в режиме структуры документа, поэтому
описывать их не будем. Отметим только следующее:
— Для перемещения слайда вместе с содержимым нужно перетащить значок
слайда (он расположен слева от заголовка) в нужное место документа.
— Для создания нового элемента списка необходимо установить курсор в
конец существующего списка и нажать кнопку (Enter).
— Для перемещения элемента списка в другую позицию нужно установить
курсор слева от него (курсор приобретает вид крестика) и перетащить данный
элемент в нужное место.
— Для создания нового слайда сначала нужно создать элемент списка, а
затем нажать кнопку Повысить уровень до тех пор, пока маркер не превратится
в значок слайда.
— Если мы хотим перейти из вида структуры в вид слайдов, нужно выполнить
двойной щелчок на значке соответствующего слайда.
Текстовые эффекты в PowerPoint.
Удачно выбранный шрифт и различные текстовые эффекты, которые
предоставляет в распоряжение пользователя PowerPoint, улучшат внешний вид
нашей презентации и сделают ее более удобной для восприятия.
Чтобы задать для каких-либо текстовых элементов всей презентации
одинаковый шрифт, нужно выбрать в меню Вид команду Образец слайда. Затем
выполнить щелчок в области, для которой мы хотим провести изменения
(вокруг нее появится рамка), и выбрать в панели инструментов
соответствующую кнопку для задания типа, размера и начертания шрифта. Можно
также задать для символов тень ( кнопка Тень текста) или рельефное
начертание ( меню Формат команда Шрифт). Если потребуется изменить регистр
выделенного текста, можно воспользоваться командой Регистр меню Формат.
Мы можем создать и фигурный текст, например, расположить символы вдоль
кривой или окружности или поместить внутрь какой-либо фигуры. Для этого из
меню Объект необходимо выбрать команду Вставка, а из списка Тип объекта —
элемент Microsoft WordArt. После этого на слайде появится область, в
которой будет размещен фигурный текст, и откроется окно для ввода самого
текста. Введем текст. Если выполнить щелчок на кнопке Обновить экран, то он
появится в области слайда.
Панель инструментов включает в себя списки для выбора формы фигурного
текста, типа и размера шрифта, а также кнопки, которые предназначены для
задания различных эффектов.
ХУДОЖЕСТВЕННОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИЙ.
Художественное оформление является очень важным этапом разработки
презентаций, т.к. , во-первых, представленные в графическом виде данные
часто выглядят лучше текстовых, во-вторых, использование графики позволяет
выделить наиболее важные моменты презентации или облегчить понимание
трудных положений доклада. И вообще, чем эффектней презентация, тем лучшее
впечатление на слушателей произведет выступление.
Шаблоны дизайна.
PowerPoint предлагает пользователю большое количество шаблонов
дизайна, разработанных профессионалами. Задать для презентации шаблон
дизайна можно при помощи команды Применить шаблон дизайна меню Формат.
После вызова команды откроется одноименное диалоговое окно. Выполнив щелчок
на имени шаблона дизайна, мы видем его изображение в окне предварительного
просмотра. Для выбора того или иного шаблона достаточно произвести на его
имени двойной щелчок.
Рисование графических объектов.
В PowerPoint можно самим нарисовать графический объект практически
любой степени сложности. Для рисования предназначена панель инструментов
Рисование, которая появляется на экране, если мы находимся в виде слайдов
или в виде заметок. Дополнительные средства рисования размещаются на панели
инструментов Рисование+, для отображения которой требуется установить
указатель мыши на любую панель инструментов, нажать правую кнопку мыши и в
появившемся контекстном меню выбрать команду Рисование+.
А сейчас рассмотрим основные приемы рисования в PowerPoint :
— Чтобы начать рисовать какую-либо фигуру, надлежит выбрать инструмент
рисования, нажав соответствующую кнопку на панели инструментов.
— Чтобы нарисовать несколько объектов одного типа или выполнить над
готовыми объектами одинаковые действия, не вызывая каждый раз один и тот же
инструмент, следует выполнить на его кнопке двойной щелчок.
— Чтобы выполнить над созданной фигурой какие-либо действия,
необходимо сначала выделить ее, выполнив щелчок мышью.
— Чтобы выделить объект, который полностью или частично скрыт другими
объектами , следует выделить объект, расположенный на первом плане, а потом
нажимать клавишу (Tab) до тех пор, пока не будет выделен нужный объект.
— Чтобы инструментом Эллипс нарисовать окружность, инструментом
Прямоугольник - квадрат, а инструментом Дуга - дугу окружности , следет во
время рисования удерживать нажатой клавишу (Shift).
— Чтобы линия, которая рисуется инструментом Линия, была
горизонтальной или вертикальной , следует во время рисования удерживать
нажатой клавишу (Shift).
— Чтобы выделить несколько объектов, необходимо последовательно
выполнять на них щелчки мышью, удерживая нажатой клавишу (Shift). Все
объекты можно выделить, нажав комбинацию клавиш (Ctrl+A).
Рисунки из библиотеки ClipArt.
Для оформления своей презентации мы можем воспользоваться библиотекой
Microsoft ClipArt, которая содержит сотни рисунков. Самый быстрый способ
получения доступа к библиотеке ClipArt — нажатие кнопки Вставить графику на
панели инструментов.
Если в списке Разделы мы выберем элемент Все разделы, то сможем
просмотреть все рисунки библиотеки, расположенные в алфавитном порядке.
Чтобы увидеть все рисунки на определенную тему, необходимо выбрать ее из
списка Разделы. Для вставки рисунка в слайд надлежит выполнить на нем
двойной щелчок. После того как рисунок появится на слайде, мы можем
изменить его размер и местоположение на экране.
Помимо рисунков PowerPoint позволяет также добавлять к презентациям
аудио- и видеоклипы, которые позволяют нам идти в ногу со временем и ставят
нас в один ряд с ведущими производителями мультимедиа! Чтобы познакомиться
с этими возможностями, необходима специальная аппаратура (дорогие видео- и
аудиокарты, хороший дисплей и высококачественная акустическая система), а
также аудио- и видеофайлы. Аудио- и видеоданные вставляются с помощью меню
Вставка точно так же, как любые фрагменты из библиотеки иллюстративных
вставок.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ В POWERPOINT .
Для использования в нашей презентации электронной таблицы нам
понадобится помощь широко известных программ Excel и Word, так как
таблицу мы можем создать в другом приложении и вставить ее в свою
презентацию.
Использование Word-таблицы в PowerPoint.
Мы можем создавать таблицы в PowerPoint. Но если мы уже создали таблицу
в Word, можно, и даже нужно, использовать ее в презентации.
Мы можем связать Word-таблицу со слайдом, используя возможности
магистрали с двусторонним движением, называемой OLE.
OLE является сокращением выражения object linking and embedding
(связывание и внедрение объектов). Этот инструмент программы Windows
позволяет нам взять файл из одной программы и аккуратно поместить взятую
информацию в другой программе. Если мы внедряем подобную информацию, она
передается вместе с документом, в котором хранится. Если же она
связывается, мы можем хранить ее где угодно и работать с ней в родительской
программе; при каждом последующем открытии нами документа, содержащего
подобную связь, этот документ будет автоматически обновляться.
Создать PowerPoint-таблицу несложно: достаточно обратиться к кнопке
Создать слайд и выбрать слайд с таблицей. Добавить Word-таблицу к слайду
чуть сложнее. Прежде чем поместить таблицу в слайд, необходимо скопировать
ее в Буфер обмена программы Windows, используемой в качестве временной
памяти всеми программами. Более подробно эта процедура выглядит так:
1. Выделить таблицу в Word, установив курсор на ней в любом месте, и
выбрать Таблица, Выделить таблицу.
2. Нажать Ctrl+C или выбрать Правка, Копировать. В результате
выделенная таблица будет скопирована в Буфер обмена.
3. Запустить программу PowerPoint или переключиться в нее, если она
уже выполняется. Для этого нужно щелкнуть на инструментальной панели Office
на кнопке PowerPoint .
4. Переключиться в режим просмотра слайдов и найти слайд, в который
мы хотим вставить таблицу, или создать новый слайд с использованием
кнопки Создать слайд.
5. Выбрать Правка, Специальная вставка.
6. Щелкнуть на Объект Документ Microsoft Word, затем нажать
селекторную кнопку Связать. Выбрав Вставить, мы внедрим таблицу и оборвем
все ее связи с исходным документом.
7. Щелкнуть на кнопке OK.
Связывание хорошо использовать в тех случаях, когда нам приходится
много раз возвращаться назад и редактировать данные во вставленной таблице.
Но чтобы просто скопировать Word-таблицу в презентацию нам необходимо
выполнить следующее:
1. Выделить таблицу в Word.
2. Нажать Ctrl+С или выбрать Правка, Копировать.
3. Переключиться в PowerPoint.
4. Перейти к нужному нам слайду.
5. Переключиться в режим просмотра слайдов.
6. Нажать Ctrl+V или выбрать Правка, Вставить, чтобы вставить
таблицу из буфера.
Как связать электронную таблицу Excel со слайдом.
В очередной раз мы прибегнем к помощи Буфера обмена, чтобы передать
данные между программами. Нужно открыть необходимую электронную таблицу
Excel и выполнить следующие шаги:
1. Выделить ячейки, которые хотим скопировать, и нажать Ctrl+С, чтобы
выполнить копирование в Буфер обмена.
2. Переключиться в PowerPoint.
3. В режиме сортировки слайдов перейти к слайду, в который хотим
поместить электронную таблицу, или создать новый слайд.
4. Выбрать Правка, Специальная вставка.
5. Щелкнуть на Объект Лист Microsoft Excel и нажать селекторную
кнопку Связать.
6. Щелкнуть на кнопке ОК .
Если нам связь не требуется, то нет проблем. Нужно повторить шаги,
описанные выше, но на шаге 5 нажать кнопку Вставить, а не кнопку Связать.
Еще лучше заменить шаги 4, 5 и 6 нажатием Ctrl+V , обеспечивающим быструю
вставку данных из Буфера обмена.