4.3 Взаимодействие с внешними сторонами

В Таблице 4 приведены внешние стороны по отношению к проектной команде, с которыми осуществляется взаимодействие по обозначенным вопросам.

Взаимодействия с Управляющим комитетом производятся посредством созыва заседаний не реже 1 раза в месяц по инициативе одного из Руководителей Управляющего Комитета, а также после завершения каждого этапа проекта. Заседания документируются в «Отчете о Заседании Управляющего Комитета». Ответственным за документирование является Руководитель проекта.

Таблица 4Внешние коммуникации

Внешняя сторона	Кто взаимодействует	По каким вопросам
Департамент Закупок родительской компании ООО «ИБС»	Руководитель проекта	Оформление заказов товаров, необходимых для выполнения проекта; Отчетность о состоянии закупок;
Куратор проекта со стороны Исполнителя	Руководитель проекта	Организационные вопросы; Обеспечение финансирования;
Члены управляющего комитета	Все члены команды	Отчетность о состоянии проекта; Организационные вопросы;

Таблица для Управляющего Комитета

4.4 Управление изменениями проекта

Изменения в проекте могут быть осуществлены только после утверждения Руководителем проекта и Менеджером по Качеству и под его контролем. Изменения могут быть инициированы любым участником проекта.

Ответственным за документирование изменений является менеджер по качеству.

Процедуры документооборота осуществляются в соответствии с регламентом IBS по управлению изменениями проекта.

Все текущие изменения, связанные с ходом выполнения вех проекта фиксируются в Журнале изменений, имеющем следующую структуру:

Дата	Изменение	Примечания	Инициатор	Принимали участие

Также изменения данных и документов фиксируются в названии путем указания версии и даты изменения.

Ответственным за документирование изменений является менеджер по качеству.

4.5 Управление конфигурацией проекта

Изменения в конфигурации могут быть осуществлены только после одобрения Руководителем проекта и Менеджером по Качеству и под его контролем. МК контролирует актуальность всех имеющихся документов, а также внесение изменений сначала в документацию, а затем в сам объект изменений, утверждает изменения в конфигурации Руководитель Проекта. Ведутся отчеты о текущем состоянии проекта и состоянии утвержденных изменений (ответственный: РП и Системный Архитектор). Проводятся аудиты конфигурации (проверка соответствия состояния объекта документации).

Процедуры управления конфигурациями проекта осуществляются в соответствии с регламентом IBS по управлению конфигурациями. Регламент определяет:

• Описание видов конфигурации проекта;

• Место хранения конфигураций;

• Ограничения доступа: на использование и на изменение;

• Описание используемых при работе над проектом инструментов (назначение инструмента, ссылки для скачивания и установки);

• Описание процесса контроля версий;

• Место хранения релизов и других элементов, не подпадающих под действие системы контроля версий, и описание порядка работы с ними;

• Описание процессов стабилизации конфигурации и выпуска базовых релизов (инициатор, применяемые процедуры, место хранения, ответственный за выпуск);

Управление конфигурацией проекта включает в себя следующие виды отчетности:

• общее количество открытых/закрытых/находящихся в работе запросов;

• срезы запросов по каждому участнику – чем именно озадачен каждый, и в каком состоянии находится выполнение работы;

• время нахождения запросов в разных состояниях – как среднее, так и по каждому запросу.

Данная информация должна быть постоянно актуальна и доступна всем членам проектной группы, имеющим в ней необходимость, согласно правам доступа или по запросу с одобрения Руководителя Проекта.