25. Аудит расчетов с подотчетными лицами

Цель:установить соответствие применяемого в организации порядка учета расчетов с подотчетными лицами, требуемых нормативных актов действующих в проверяемом периоде для выражения мнения о достоверности объекта аудита во всех существенных аспектах

Объектформа №1 строка 240 + сальдо 71 счета может быть раскрыта в составе прочей дебиторке, строка 620 + прочая кредиторская задолженность.

Особенность объекта: в отчетности практически никогда не раскрывается, сальдо и обороты 71 счета.

Нормативная база.

1. ТК- командировка, ГК, НК гл. 23,25, закон о БУ.

2. ПБУ 1,3,4,10.

3. Постановление Госкомстата № 55 от 01.08.05. утвердившие формы авансового отчета, инструкции о служебной командировке утвержденная Минфином 07.04.88 №62, приказы Минфина о размерах суточных и нормах возмещения расходах о найме жилого помещения при командировке в зарубежные страны и на территории РФ.

Источники доказательств.

1. приказы руководителя об установке круга лиц которым разрешено получение наличных сумм под отчет, приказы о направлении в командировку, приказы об утверждение нормы суточных об оплате жилья и проезда, сметы представительских расходов утвержденных приказом, договора гражданско – правого характера с лицами выезжающими в служебную командировку за счет проверки организации, коллективный договор если в нем установлены параметры командировочных расходов, учетная политика в части организации технических аспектов инвентаризации счета 71.

2. Командировочное удостоверение и копия загран паспорта, журнал учета выбытия в командировку, журнал учета прибывающих, авансовые отчеты и журналы регистрации авансового отчета, заявление на выдачу подотчетных сумм, первичные документы подтверждающие использование подотчетных сумм, инвентаризационная опись по счету 71.

3. Учетные регистры (карточка счета 71 журнал ордер №7)

4. Опрос подотчетных лиц, кассира, бухгалтера, главного бухгалтера.

5. Пересчет сумм в авансовых отчетах

6. Анализ смет представленных расходов

7. Перекрестные процедуры с участка аудит кассы

8. Информация о курсах иностранной валюты.

1. Подготовительный этап.

   0. изучениесоставление операций и их масштаб. Подотчетные суммы выдаются на командировки. Ключивые элементы: инвалютные командировки, представительские расходы, закупки у физических лиц.

   1. Тестирование системы СВК и БУ. Специфика: значительная роль института внешнего контроля. СВК включает следующие элементы:

• Ограничения круга лиц получившие подотчетные суммы, срок отчета, ограничение сумм в том числе смет и представительских расходов, предельный размер сумм выдаваемых под отчет, ограничение суточных оплаты жилья и проезда.

• Порядок выдачи подотчетных сумм.

• Распределение ответственности и полномочий, задание на командировку, санкционирование выдачу денег, учет кассира.

• Порядок оформления командировок (приказы, журналы, отчеты)

• Первичка

• Порядок инвентаризации

• Организация аналитического учета.

Признаки недостаточности СВК - отсутствие смет на представительские расходы, выдача под отчет сумм лицам не являющимся работниками, отсутствие или не соблюдение приказа руководителя об ограничении круга под отчетных лиц, списание просроченной задолженности под отчетных лиц на финансовые результаты, авансовые отчеты не утверждаются администрацией и не имеют приложения.

0. Разработка программы.Операции простые, суммы обычно незначительные – эти факторы снимают риски, но операции проводятся с наличными деньгами следовательно повышают риск. Обычно используется выборка, стратификация проводится по разным направлениям расхода и по разным периодам. Обычно привлекают ассистента.

1. аудит в соответствии с программой

   0. аудит тождественности: форма №1 строка 240 больше или ровна главной книге или есть отдельная информация, сальдо 71 счета раскрыта отдельно, то строка должна быть тождественна главной книге, а главная книга должна быть тождественна карточке 71 или ордеру №7. выборочное сопоставление с авансовыми отчетами.

   1. Аудит оформления первичных документовв том числе синтаксическая проверка включает: использование унифицированной формы авансового отчета АО-1, приказ о командировке Т9 и правильность оформления неунифицированных форм, например приказ о норме суточных, правильность заполнения командировочного удостоверения в части отметок о прибытии и выбытие заверенные печатью принимающей стороны, проверка обоснованности подписей, выявление подчисток и помарок. Далее арифметическая проверка включает: проверка правильности сроков командировки и сумм в отчетах, проверка правильности итоговых отчетов.

   2. Проверка обоснованности выдачи авансов под отчет. Проверяется состав подотчетных лиц, являются ли они раб-ми орга-ции, являются ли получавшие суммы на хоз. Нужды подотчетными лицми. Проверяется дата выдачи сумм под отчет. Ее сопоставляют с датой отчета по предыдущему авансу и с датой отчета по текущему авансу. Проверяется документальная обоснованность выдачи денег (РКО, заявление, КЭО-2, Приказ рук-ля о направлении в командировку)

• Проверка своевременности предоставления АО. Источники инф-ции АО-1, кароточка 71 сч., опрос подотчетников и служебные записки. Фактические сроки представления АО сопоставляют со сроками в командировочном удостоверении и приказе руководителя. При проверке исп-ют служ.записки с участка «Аудит кассы» в части возвращенных сумм. По суммам, числящимся за подотчетными лицами длительное время или систематически получаемым на короткое время, а затем возвращаемым в кассу берут письм. Объяснения от подотчетных лиц и разъяснения администрации. Проверяют обязательность проведения инвентаризации перед составлением годовой БФО.

• Проверка документальной обоснованности использования подответных сумм.Проверку проводят путем установления наличия и правильности оформления документов, подтверждающих расходование подотч-х сумм и их последующее отражение в учете. Законность и целесообразность расходов проверяют сопоставляя АО-1 и приложенные к нему чеки, квитанции, акты. Проверяют:

• наличие док-в

• соответствие этих док-в данным АО-1

• оформление

• были ли оприходованы приобретенные мат. Ценности на счетах запасов. При проверке представиельских расходов устанавливают : наличие сметыв и ее утверждения; программу деловой встречи; перечень участников; оправдательные док-ты

• Проверка корреспонденции счетов. Выборочно прослеживают записи в карточке 71 сч. И в АО-1. Проверяют корректность списания расходов на счета затрат, запасов, на счета претензий или недостач. заключительный

0. подготовка служебных записок на участках: аудит кассы, аудит затрат, аудит налогов.

1. Характерные нарушения: реальность (командировочные расходы не подтверждены документально, покупки у физических лиц не оформлены акты), оценка (ошибки в расчетах курсовых разниц), точность (арифметические ошибки в авансовых отчетах, за счет подотчетных сумм приобретены материальные ценности, а в учете Дт 26 Кт 71 и ошибки контроля характерны, а именно не своевременная отчетность, не целевое использование валюты, отсутствие аналитического учета сверх нормативных расходов), возникновение (в АО включены расходы непроизводственного характера). Также для этого участка характерны нарушения, связанные с нарушением контроля – несвоевременная отчетность, выдача сумм не отчитавшимся по прежним авансам, нецелевое использование.