1. Документація. Поняття і значення документів, їх класифікація.

Порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентується Положенням про документальне забезпечення записів у бухобліку (наказ Мінфіну України від 24.05.95р. №88).

Документація як елемент методу бухобліку є спосіб оформлення господарських операцій документами. Документ – з латинської “свідотство, доказ” – це письмовий доказ фактичного здійснення господарської операції або письмове розпорядження на право її здійснення.

Значення первинних документів полягають в тому, що вони:

• є засобами оперативного керівництва п-вом;

• дозволяють контролювати доцільність і законність господарської діяльністі;

• слугують основою записів в облікових документах;

• мають силу юридичного доказу у відношеннях з контролюючими і судовими органами.

Класифікація документів:

• за призначенням:

розпорядчі – це накази та завдання на здійснення господарських операцій, які не підтверд-жують факт їх здійснення (чеки на одержання грошових коштів у банку, платіжні доруче-ння банку на перерахування коштів, довіреності на отримння матеріальних цінностей);

виконавчі (виправдні) – підтверджують факт здійснення господарської операції та є підставою для виконання облікових записів (випіски банку про рух грошових коштів на банківських рахунках, акти придбання-продажу матеріальних цінностей, квітанції, авансові звіти);

документи бухгалтерського оформлення – складаються працівниками бухгалтерії на підставі виконавчих документів або даних поточного обліку в якості технічної підготовці облікових записів (бухгалтерські довідки про амортнарахування, розподілу загально-виробничих витрат, звітні калькуляції тощо).

На практиці вищенаведені види документів інколи застосовуються як комбіновані, т.б. поєднують ознаки кількох видів (прибуткові та видаткові касові ордери, лімітно-забірні карти, наряди на виконання робіт).

• за змістом облікуємих господарських операцій: матеріальні, грошові, розрахункові;

• за порядком складання: первинні – складаються в момент здійснення господарських операцій;

зведені – складаються на підставі однорідних первинних документів шляхом групування та узагальнення інформації, яка міститься в них (звіти каси-ра, авансові звіти, розрахунково-платіжні відомості, випіски банку з рахунків);

- за способом охоплення операцій та використання облікової інформації:

разові документи – використовуються для оформлення однієї або кількох операцій, які записуються одночасно;

накопичувальні – використуються для оформлення однорідних господарських операцій, які систематично повторюються і накопичуються в міру їх здійснення протягом певного періоду (лімітно-забірні карти, відомості випуску готової продукції, багатоденні наряди та ін.);

• за ступенем унифікації: типові – використуються для реєстарції та дозволу на здійснення господарських операцій на п-вах різних галузей економіки;

спеціальні – використовуються тільки в окремих галузях;

• за місцем складання: внутрішні – складаються на самому п-ві;

зовнішні – надходять на п-во від інших п-в і організацій;

- за способом складання: документи, що складаються ручним способом;

документи, що складаються за допомогою ЕОМ.

Обсяг документів та показників в них впливає на якість процесу управління. Мається на увазі парадокс Берстайна: чим більш документів, що покликані забезпечити інформацією управління, тим більша невизначеність, пов’язана з прийняттям рішень, внаслідок протиріч між показниками. Тому кількість бухгалтерських документів та обсяг інформації в них повинні бути оптимальними.

Документи складаються на бланках типових та спеціальних форм, які затверджуються Мінфіном та розроблюються Держкомстатом, іншими міністерствами і відомствами України. Дітальна характеристика типових форм буде дана в лекціях розділу ІІ за видами об’єктів обліку:

М інстат УКраїни НАКАЗ від 21.06.96р. N 193 “Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів” передбачає застосування наступних типових форм:

М-1 "Журнал обліку вантажів, що надійшли"; М-10 "Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів";

М-2а "Акт списання бланків довіреностей"; М-11 "Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів";

М-3 "Журнал реєстрації довіреностей"; М-12 "Картка N складського обліку матеріалів";

М-4 "Прибутковий ордер"; М-13 "Реєстр N приймання-здачі документів";

М-7 "Акт про приймання матеріалів"; М-14 "Відомість обліку залишків матеріалів на складі";

М-8 "Лімітно-забірна картка"; М-15 "Акт про приймання устаткування";

М-9 "Лімітно-забірна картка"; М-15а "Акт приймання-передачі устаткування до монтажу";

М-16 "Матеріальний ярлик"; М-17 "Акт N про виявлені дефекти устаткування";

М-18 "Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу";

М-19 "Матеріальний звіт"; М-21 "Інвентаризаційний опис N";

М-23 "Акт N про витрату давальницьких матеріалів"; М-26 "Картка обліку устаткування для установлення";

М-28 "Лімітно-забірна картка N"; М-28а "Лімітно-забірна картка N".

Мінстат УКРАЇНИ НАКАЗ від 22.05.96р. N 145 “Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів” –

МШ-1 "Відомість на поповнення (вилучення) постійного запасу інструментів (пристроїв)";

МШ-2 "Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів";

МШ-3 "Замовлення на ремонт або заточування інструментів (пристроїв)";

МШ-4 "Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів";

МШ-5 "Акт на списання інструментів (пристроїв) та обмін їх на придатні";

МШ-6 "Особова картка N ____ обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв";

МШ-7 "Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв";

МШ-8 "Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів".

Мінстат УКРАЇНИ НАКАЗ від 29.12.95 р. N 352 “Про затвердження типових форм первинного обліку” – 

03-1 "Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів"

03-2 "Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів"

03-3 "Акт списання основних засобів" 03-4 "Акт на списання автотранспортних засобів"

03-5 "Акт N про установку, пуск та демонтаж будівельної машини"

03-6 "Інвентарна картка обліку основних засобів" 03-7 "Опис інвентарних карток по обліку основних засобів"

03-8 "Картка обліку руху основних засобів" 03-9 "Інвентарний список основних засобів"

03-14 "Розрахунок амортизації основних засобів" (для промислових підприємств)

03-15 "Розрахунок амортизації основних засобів" (для будівельних організацій)

03-16 "Розрахунок амортизації по автотранспорту"

Мінстат УКРАЇНИ НАКАЗ від 15.02.96р. N 51 “Про затвердження типових форм первинного обліку касових опе-рацій” – КО-2 "Видатковий касовий ордер"; КО-3 "Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів";

КО-3а "Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів";

КО-4 "Касова книга"; КО-5 "Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей".

Держкомстат України НАКАЗ від 27.07.98р. N 26 “Про затвердження типових форм первинного обліку та Інструкції про порядок їх виготовлення, зберігання і застосування” – КО-1 "Прибутковий касовий ордер" і

М-20 "Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей" - форми суворої звітності (обліку).

Мінстат УКРАЇНИ НАКАЗ N 67 від 11.03.96 “Про затвердження типових форм первинного обліку бланків суворої звітності” – СЗ-1 "Прибутково-видаткова накладна N __ на бланки суворої звітності";

СЗ-2 "Прибутково-видаткова книга з обліку бланків суворої звітності";

СЗ-3 "Акт на списання використаних бланків суворої звітності";

СЗ-4 "Акт перевірки наявності бланків суворої звітності;

СЗ-5 "Картка-довідка по виданих і використаних бланках суворої звітності".

Мінстат УКРАЇНИ НАКАЗ від 9 жовтня 1995 року N 253 “Про затвердження типових форм первинного обліку”

з обліку особового складу:

П-1 "Наказ (розпорядження) про прийом на роботу; П-3 "Алфавітна картка";

П-4 "Особова картка спеціаліста з вищою освітою, який виконує науково-дослідні, проектно-конструкторські і технологічні роботи";

П-5 "Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу"; П-6 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки";

П-7 "Список N __ про надання відпустки"; П-8 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту).

з обліку використання робочого часу:

П-12 "Табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати";

П-13 "Табель обліку використання робочого часу"; П-14 "Табель обліку використання робочого часу";

П-15 "Список осіб, які працювали в надурочний час"; П-16 "Листок обліку простоїв"

Мінстат УКРАЇНИ НАКАЗ N 277 від 27.10.95 “Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу “– П-2 "Особова картка"; П-9 "Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них";

П-10 "Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них";

П-11 "Акт на списання бланків трудових книжок або вкладишів до них".

Мінстат УКРАЇНИ НАКАЗ від 22.05.96р. N 144 “Про затвердження типових форм первинного обліку по розрахунках з робітниками і службовцями по заробітній платі” –

П-49 "Розрахунково-платіжна відомість"; П-50 "Розрахункова відомість";

П-51 "Розрахункова відомість"; П-52 "Розрахунок заробітної плати";

П-53 "Платіжна відомість"; П-54 "Особовий рахунок"; П-54а "Особовий рахунок";

П-55 "Накопичувальна картка виробітку і заробітної плати";

П-56 "Накопичувальна картка обліку заробітної плати".