3.3Общая функция управления – организация

3.3.1Цель и содержание функции организации

Термин «организация» в управлении обычно употребляется в двух значениях:

1) как упорядоченная система с определенной структурой, состоящая из отдельных элементов (структурных подразделений). Например, предприятие, фирма, университет, научно-исследовательская организация;

2) как общая функция менеджмента, представляющая собой управленческую деятельность, направленную на создание условий для успешного выполнение принятых решений и реализации планов.

Цель организации, состоит в обеспече­нии выполнения запланированных действий и дости­жения поставленных целей. В процессе реализации данной функции взаимодействуют три основных ком­понента: люди, отношения между ними и ресурсы, затрачиваемые в процессе труда.

Функция организации тесно связана с функцией планирования. Зачастую невозможно определить грань между ними, когда одна функция переходит в другую. В общем случае при планировании на стратегическом уровне определяется, что именно будет делать организация, а на низших уровнях управления – перечень проводимых мероприятий. В соответствии с этим, организация как функция менеджмента включает в себя две составляющие:

на высшем уровне – организационное проектирование;

на тактическом и оперативном уровнях – организацию процесса работы.

В первом случае определяются структура организации и условия обеспечения ее функционирования, в том числе обеспечение персоналом, материалами, финансовыми и другими ресурсами. Такая работа проводится при создании организации, либо при ее адаптации, т.е. приведении в соответствие с новыми целями, намеченными на стадии планирования.

Содержание функции организации на тактическом и оперативном уровнях включает:

• проектирование работы;

• назначение исполнителей и распреде­ление задач;

• организацию взаимодействия;

• организацию всестороннего обеспечения;

• доведение задач;

• координацию дей­ствий по реализации решений и планов.

3.3.2Проектирование работы

Проектирование позволяет осмыслить весь объем предстоящей работы, достаточно четко вы­делить и описать тот или иной ее участок, обеспе­чить последующую реализацию функции организации. В нем нет надобности, если работа была спроектирова­на ранее на этапе планирования, и ее перепроектирование не предусмотрено. Необходимость в проведении перепроектирования может быть запланированной или вынужденной.

Первый вариант имеет место, когда неопределенность условий выполнения работ достаточно велика, а промежуточные результаты могут быть достаточно непредсказуемыми и оказывать решающее влияние на содержание последующих мероприятий. В этом случае заранее предусматривается проведение планового перепроектирования работ после получения важных промежуточных результатов. Следует иметь в виду, что промежуточные итоги могут соответствовать общей направленности проведенного планирования. Тогда внесение изменений в содержании работ не требуется.

Вынужденное пере­проектирование проводится, когда с течением времени под воздей­ствием внешних и внутренних факторов устанавливается необходимость внесения изменений в порядок выполнения работ. В этом случае, как правило, содержание проводимых мероприятий остается неизменным, а корректируются только методы и способы их выполнения.

В ходе перепроектирования работ проводятся те же мероприятия, что и при их проектировании. При этом, анализируется содержание отдельных за­дач, требующих решения, учитываются формальные и неформальные стороны про­цесса выполнения работы: взаимозависимость каждой частной задачи и задач, решаемых как внутри, так и вне организации; ожидаемые межличностные отно­шения исполнителей и другие важные факторы.

В общем случае, проектирование работы включает:

• анализ работы;

• установление взаимозависимости ее составляющих;

• определение технологии выполнения работы.

Анализ работы необходим, чтобы объективно ос­мыслить ее содержание, оценить параметры и определить требования к исполнителям.

Содержание работы определяет совокупность действий, которые должны быть выполнены. При анализе проводится ее декомпозиция на отдельные относительно самостоятельные составляющие. При выполнении масштабных планов, реализации сложных решений вся работа может делиться на отдельные этапы. Результаты каждого из них являются базовыми для реализации последующих этапов и в отдельных случаях могут привести к выводу о необходимости перепроектирования работы.

Параметрами работы являются ее масштаб и сложность. Масштаб работы определяется ее значением для достижения целей организации и количеством задач или операций, которые должны быть выполнены.

Сложность работы – качественный параметр, от­ражающий требования к квалификации исполнителей и сложности технических средств труда, а также уровень самостоятельности испол­нителя в принятии решений по ходу процесса. Выделяют узко- и широкоспециализированные ра­боты. Первые, как правило, имеют высокий уровень сложности, вторые – низкий. В крупных организациях разрыв между этими видами работ бывает значительным.

В зависимости от сложности работы устанавливаются требования к исполнителям. При этом определяется необходимый уровень их навыков, способностей, образования, опыта, а иногда и здоровья, воспитания и др.

Анализ работы традиционно основывается на изуче­нии действий и расходуемого на них времени, факто­ров, влияющих на результаты выполнения работы, в целях ее упрощения и стандартизации. Современные ученые и практики считают, что в процессе анализа не­обходимо уделять внимание не только технологиче­ским факторам, но и человеческому, в особенности усло­виям труда исполнителей.

Взаимозависимость работ влияет на характер взаимодействия исполнителей (отдельных работни­ков, их групп или структурных подразделений организации) в процессе выполнения плана или реализации решения. Выделяют четыре основных типа взаимозависи­мости работ: складывающаяся, последовательная, свя­занная и групповая (Рисунок 15).

Рисунок 15 – Типы взаимозависимости работ

Складывающаяся взаимозависимость означает, что от отдельного работника не требуется взаимодействия с другими работниками для выполнения работы в целом. Данный тип отношений характеризует труд группы сотрудников, выполняющих одну и ту же опе­рацию независимо друг от друга. Например, изготовление анало­гичных деталей на разных рабочих местах, рассылка писем и т.п.

Последовательная взаимозависимость не позволя­ет работнику приступить к своей операции, пока дру­гой работник не выполнит предшествующую операцию. Примером может служить конвейерная сборка.

Связанная взаимозависимость устанавливается, ког­да конец работы одного исполнителя служит началом для работы другого, и наоборот. Таково взаи­модействие ассистента с хирургом, управленцев раз­ных уровней в процессе согласования решения и т.п.

Групповая взаимозависимость предполагает одно­временное участие всех работников в выполнении рабо­ты. Она может включать в себя все предыду­щие типы взаимозависимости и требует от участников сотрудничества и взаимодействия высокого уровня.

На основе выявленных взаимозависимостей между отдельными работами и операциями определяется технологии выполнения работы. При этом устанавливается временная последовательность, а так же место, способы и методы выполнения отдельных работ и операций.

Технология – это важная составляющая трудового процесса. В случае ее изменения порой приходится радикаль­но перепроектировать работу. Исполнитель должен знать что, когда и где он должен сделать, как сле­дует выполнять поставленную задачу, какова взаимозависимость его работы с деятельностью его коллег. В зависимости от масштаба и сложности работы описание ее содержания может формулироваться либо как простое заявление о том, что надо делать, либо иметь форму детального разъяснения каждой отдельной опе­рации. Второй случай предполагает описание работ по каждой из следующих позиций:

• какой результат предполагается полу­чить;

• что исполнитель должен делать по отношению к другим работникам и другим работам;

• какие методы и операции предпочтительны;

• какие машины и оборудование необходимо ис­пользовать.