2.1.2. Разработка документации проекта «Продвижение web-сайта интернет магазина»

Пользуясь данными из свода знаний по управлению проектами PMBOK. Инициация проекта ставит своей целью провести анализ осуществимости проекта и, в случае утвердительного ответа, авторизовать проект для исполнения в компании.

Авторизация проекта – получение официального разрешения на использование ресурсов компании (человеческих, денежных, организационных и т.п.) в проекте. Авторизация производится путем подписания руководством компании Устава проекта.

Устав проекта – документ, который авторизует выполнение проекта в организации и дает право руководителю проекта задействовать ресурсы организации в проекте.

Устав проекта, явно или со ссылкой на внешние источники, должен содержать следующую информацию:

• Требования к проекту и продукту проекта, в достаточно общем виде; Цель проекта;

• Информация о назначенном менеджере проекта и уровне его полномочий;

• Расписание контрольных событий; Отношения между участниками проекта; Функциональные организации и их участие;

• Допущения относительно организации и окружения, а также внешние допущения;

• Ограничения относительно организации и окружения, а также внешние ограничения;

• Реальная бизнес-ситуация, служащая обоснованием проекта с данными о прибыли на инвестиции;

• Бюджет проекта.

Написание устава значительно повышает вероятность успешного завершения проекта. Дело в том, что он документирует в явном виде намерения участников проекта в самом начале проекта и может служить основополагающей точкой разрешения споров между участниками проектной команды и исполняющей организацией. Так, например, в уставе проекта можно зафиксировать гарантию участия в проекте необходимых сотрудников, порядок финансирования, соглашение о процедуре изменения требований в ходе проекта, отношения между участниками и т.п. Можно даже назвать устав проекта «охранной грамотой» для руководителя проекта, которая предохраняет проект от неблагоприятных воздействий внешней среды и значительно снижает риски проекта.

Ключевой точкой в уставе проекта является соглашение руководителя проекта с организацией о невозможности изменения устава проекта без изменения других проектных параметров. Если устав проекта подписан вышестоящим руководителем, то в случае, например, перевода в другой проект одного или нескольких – оговоренных в уставе – исполнителей, автоматически инициируется пересмотр графика проекта, его стоимости и функционала продукта. Конечно, вышестоящий руководитель пытается отмахнуться от таких, с высоты его положения, мелочей, но руководитель проекта должен быть настойчив и требовать исполнения договоренностей. Говоря грубо, для руководителя проекта гораздо проще и безопаснее добиться переноса сроков в момент изменения устава, чем в конце проекта – тогда такие попытки, совершенно справедливо, рассматриваются как признак его низкого профессионализма.

В первый раз написание устава проекта занимает довольно значительное время и может встретить сопротивление со стороны начинающего руководителя проекта. Однако в следующем проекте он, видя огромную пользу от устава, пишет его в первую очередь, используя старый устав как шаблон и дополняет положениями, необходимость которых стала очевидна в ходе выполнения предыдущего проекта.

Разработаем устав проекта «Продвижение Web-сайта Интернет- магазина «Beauty&Health» [Приложение А. Устав проекта].

Руководитель проекта должен быть назначен на этапе инициации. Руководитель проекта – лицо, ответственное за выполнение проекта. В проекте может быть только один руководитель, и его роль должна быть подтверждена документально, в приказе о назначении и уставе проекта. До формального назначения руководителя проекта основную работу на этапе инициации выполняет спонсор проекта, который выпускает Устав проекта.

На этапах инициации и планирования исполняющая организация задействует, как правило, свои лучшие ресурсы, которые необходимы в других проектах. Поскольку выходом процесса инициации может быть также (и чаще всего бывает) отказ организации от вхождения в проект, организация заинтересована в скорейшем ответе «да или нет» и минимизации задействования своих ресурсов на этапе инициации.

Инициация проекта завершается выпуском Устава проекта и предварительного описания содержания проекта [Приложение Б. Описание содержания проекта].