Тема 12. Процес управління групами
Поняття “група” в організації. Вплив групи на поведінку індивідуумів в організації. Причини виникнення груп в організації. Стадії процесу формування груп в організації. Модель групової поведінки Дж. Хоманса. Формальні та неформальні групи. Типи формальних груп: група керівника; робоча (цільова) група; комітет (комісія). Особливості управління формальними групами в організації. Особливості неформальних груп. Розподіл ролей між членами групи. Фактори, що впливають на ефективність діяльності груп в організації.
Розвиток групових відносин. Методи діагностики розвитку та взаємовідносин у групах. Рольовий розподіл у групах.
12.1. Поняття “група” в організації. Вплив групи на поведінку індивідуумів в організації. Причини виникнення груп в організації. Стадії процесу формування груп в організації. Модель групової поведінки Дж. Хоманса. Формальні та неформальні групи. Типи формальних груп: група керівника; робоча (цільова) група; комітет (комісія). Особливості управління формальними групами в організації. Особливості неформальних груп. Розподіл ролей між членами групи. Фактори, що впливають на ефективність діяльності груп в організації
Людина потребує спілкування з собі подібними і тому більшість з нас активно шукає взаємодії з іншими людьми. Саме тому сьогодні люди, як правило, працюють у складі групи, з'єднаної за якимсь принципом, наприклад спільності території, професії, соціальних умов, випадкових обставин, в яких вони опинилися. Головне тут — включеність в певну систему міжособових відносин. В рамках груп можуть утворюватися коаліції — підгрупи, прагнучі зробити вплив на групову поведінку. Група може виступати як управляюча, керована або самокерована структура з різним ступенем згуртованості її членів.
На сьогоднішній день існує багато підходів до визначення груп, оскільки це достатньо гнучке і схильне до впливу обставин явище. Проте широко використовується загальний погляд на групу як відносно відособлене об'єднання невеликої кількості людей, що знаходяться в достатньо стійкій взаємодії і здійснюючих спільні дії протягом довгого проміжку часу. Взаємодія членів групи базується на загальному інтересі і може бути пов'язана з досягненням спільної мети .
Інші визначення є більш обмеженими, вужчими і характеризують лише окремі аспекти груп:
група - це дві особи або більше, які взаємодіють одна з одною так, що кожна особа впливає на інших і одночасно перебуває під впливом інших осіб;
група - це певна кількість працівників (з адміністрації, або така, що не належить до управлінського персоналу), яка дотримується певних норм і прагне задовольняти свої потреби досягненням групової мети.
Слід звернути увагу на характерні ознаки будь-яких груп: наявність спільної мети, взаємний вплив членів групи один на одного та на поведінку групи в цілому. Ще однією ознакою групи можна вважати наявність певної культури, вираженої в загальних цінностях, символіці, нормах і правилах поведінки.
Група змінює людину, оскільки їй доводиться вчитися жити і працювати в оточенні інших людей, пристосовувати до них свої бажання, прагнення, інтереси. У свою чергу, людина також намагається впливати на неї, робити її більш «зручною» для себе.
Результат такої взаємодії залежить від сили обох сторін. Сильна особа може підпорядкувати собі групу, у тому числі і в результаті конфлікту з нею; слаба, навпаки, сама їй підкоряється і розчиняється усередині групи.
Всі групи можна класифікувати за певними ознаками:
1. За статусом: а) офіційні - оформлені юридично і діють в рамках правового простору; б) неофіційні - базуються на бажанні людей співробітничати один з одним.
2. За характером внутрішніх зв′язків: а) формальні групи - це такі групи, що створюються за наказом керівництва для виконання конкретних виробничих або управлінських функцій. В основу формування таких груп покладено розподіл праці по вертикалі (рівні менеджменту) та по горизонталі (підрозділи, відділи, служби на одному управлінському рівні); б) неформальні групи - це такі групи, створення та функціонування яких не передбачалося. Вони виникають спонтанно.
3. За строком існування: а) тимчасові - призначені для вирішення разової задачі; б) постійні.
4. За розмірами: а) малі - члени таких груп підтримують між собою не просто безпосередні, але ще і емоційно забарвлені дружні контакти; б) великі – вони продуктивніші за малі, але в них менше згоди між учасниками і менше конформізму, частіше спостерігається нерівність і труднощі в налагодженні контактів.
Причини виникнення груп
Групи виникають в організації і функціонують як відособлені структурні підрозділи у зв'язку з тим, що в результаті розподілу праці виділяються окремі спеціалізовані функції, для виконання яких необхідні люди певної професії чи кваліфікації.
Іншою важливою причиною формування груп є природне прагнення людини до об'єднання з іншими людьми, до формування стійких форм взаємодії з людьми. Група дає людині відчуття захищеності, від групи вона чекає підтримки, допомоги в рішенні своїх задач і застереження. В групі людині легше добитися «винагороди» у вигляді визнання, похвали або ж матеріального заохочення. Об'єднуючись в групи, люди відчувають себе сильніше і впевненіше перед лицем труднощів і перешкод.
Ще одним фактором є те, що приналежність до певної групи може забезпечувати її члену престижне положення в суспільстві, в колективі, серед друзів і родичів. При цьому одночасно задовольняється і потреба в самоповазі. Об'єднання в групи може також збільшувати владу її членів: те, чого важко добитися одному, разом добитися набагато простіше. Крім того, група надає людині можливість проводити час в приємному для неї оточенні, можливість уникнути самотність.
Сучасна практика управління все більш і більш підтверджує наявність безперечних переваг у груповій формі організації праці перед індивідуальною. Взаємна підтримка на базі симпатій і дружніх відносин, сприяючи об'єднанню групи, може породжувати синергічнийий ефект, що істотно підвищує результативність роботи. Але існують і певні недоліки в такій формі організації. Наведемо деякі з них:
1. В групі складається тенденція моралізації процесів, що супроводжується представленням себе і своїх дій в кращому з моральної точки зору світлі.
2. Група починає відчувати себе недосяжною і навіть непереможною в конфліктних зіткненнях.
3. В групі складається атмосфера конформізму, коли існує прагнення примусити всіх погоджуватися з єдиною думкою при небажані слухати і обговорювати інші думки і т.п.
4. В групі розвивається єдність. Люди починають все більш мислити, як інші. І якщо навіть у них виникають інші думки вони не висловлюються, вважаючи що вірна загальна думка.
5. Група відмовляється розглядати думки ззовні, якщо вони не співпадають з думкою групи.
Стадії розвитку групи.
В розвитку будь-якої групи можна виділити наступні етапи:
1. Початкова стадія формування. Ця стадія, як правило, характеризується невизначеністю щодо структури групи, її мети. Часто неясно, хто є лідером цієї групи і який тип поведінки в ній найбільш прийнятний. Вона завершується, коли члени групи починають виразно розуміти, що вони є частиною даної групи.
2. Внутрішньогруповий конфлікт. Друга стадія розвитку групи зазвичай характеризується розвитком внутрішньогрупового конфлікту. Йде боротьба за лідерство і розподіл ролей між членами групи. Після того, як ця стадія буде завершена, стає ясно, хто лідер в даній групі (якщо це формальна група, то йдеться про неформального лідера).
3. Забезпечення згуртованості членів групи. На цій стадії відношення між членами групи стають більш тісними і згуртованими, з'являється ясність щодо неформальних норм поведінки і розподілу ролей в даній групі.
До чинників згуртованості неформальної групи відносяться:
Контакти і спілкування в неробочий час, сумісне проведення дозвілля;
Строгість правил ініціації (чим складніше стати членом групи, тим більше згуртованою стає дана група);
Розмір групи (великі групи менш згуртовані);
Наявність зовнішніх загроз;
Наявність успішної спільно діяльності у минулому.
4. Стадія найвищої працездатності і продуктивності. На даній стадії група повністю функціональна. Енергія її членів направлена вже не на розподіл ролей і боротьбу за владу, а безпосередньо на забезпечення ефективної роботи і досягнення високих результатів.
5. Заключна стадія. Вона характерна для тимчасових груп, наприклад таких, що створені на час здійснення конкретних задач. Виконання цих задач стає заключною стадією їх існування. Чим ближче до завершення роботи над проектом або чим ближче виконання поставленої перед групою задачі, тим більше її члени починають думати про те, що дана група скоро припинить своє існування, а також про нові перспективи своєї роботи в іншому колективі. Продуктивність роботи групи в цей період може помітно знижуватися.
Безумовно, що розглянуті стадії розвитку групи дають лише спрощене уявлення про достатньо складні процеси, що протікають в реальному житті. Насправді буває достатньо важко відділити одну стадію розвитку групи від іншої; іноді декілька стадій проходять одночасно. Можливий перехід з більш високої стадії на більш низьку (наприклад, конфлікт з приводу лідерства і розподілу ролей в групі може виникнути на будь-якій стадії її розвитку, у тому числі і на заключній).
Існує ще одна цікава закономірність стосовно розвитку груп - продуктивність роботи групи коливається в різні періоди, істотно збільшуючись в другій половині періоду її діяльності. Перша фаза діяльності групи з вирішення якої-небудь задачі характеризується відносною інерцією. Істотні зміни відбуваються лише в кінці цієї фази, після того, як закінчується приблизно половина часу, відпущеного на рішення даної задачі. В цей період часто стає ясно, що час, який відпущений на рішення що стоїть перед групою задачі, обмежений і, щоб успішно прийти до фінішу, необхідно сконцентрувати зусилля і прискорити роботу. На другій фазі продуктивність групи звичайно збільшується. Саме це дозволяє успішно досягти наміченої мети.
Формальні групи
Формальні групи - це такі утворення в межах організації, які створюються за рішенням керівництва для виконання певних виробничих або управлінських функцій. Вони мають формально призначеного керівника, певну формальну структуру ролей, посад і позицій усередині групи, а також формально закріплені за ними функції і задачі.
Керівництво створює групи через виробничу необхідність, коли здійснює розподіл праці по горизонталі (підрозділи) та по вертикалі (рівні управління). Взагалі велика організація може складатися буквально з сотень або навіть тисяч груп. Первинною функцією формальних груп є виконання певних завдань і досягнення конкретних цілей.
Об′єднання робітників в групи дозволяє вирішити низку задач:
1) максимально використовувати творчий потенціал;
2) залучати робітників до процесу управління;
3) підвищувати почуття їх відповідальності в цілому;
4) підвищувати кваліфікацію.
В організації існує три основні типи формальних груп:
► групи керівників (командні групи);
► цільові виробничі групи;
► комітети.
1. Група керівників складається з керівника і його безпосередніх підлеглих, які, у свою чергу, також можуть бути керівниками. Президент компанії і старші віце-президенти – ось типова група керівників.
2. Цільова виробнича група. Вона зазвичай складається з осіб, разом працюючих над одним і тим же завданням. Хоча у них є загальний керівник, ці групи відрізняються від командної групи тим, що у них значно більше самостійності в плануванні і здійсненні своєї праці. Такі групи є вузькоспеціалізованими, щодо них застосовують окремі елементи цільового стимулювання.
3. Комітет – це група, якій організація делегує повноваження для виконання конкретного завдання (детальніше буде розглянутий нижче).
Особливості формальної групи:
1. Вона раціональна, тобто в основі її лежить принцип доцільності, свідомого руху до відомої мети;
2. Вона безособова, тобто розрахована на індивідів, відносини між якими встановлюються за складеною програмою.
У формальній групі передбачені тільки службові зв'язки між індивідами, і вона підкоряється лише функціональній меті. Формальні групи можуть бути сформовані для виконання регулярної функції, як, наприклад, бухгалтерія, а можуть бути створені для вирішення певної цільової задачі, наприклад комісія по розробці якого-небудь проекту.
Всі командні і робочі групи, а також комітети повинні ефективно працювати – як єдиний злагоджений колектив. Немає необхідності доводити, що ефективне управління кожною формальною групою усередині організації має вирішальне значення.. Чим краще розуміє керівник, що таке група і які існують чинники її ефективності, і чим краще він володіє мистецтвом ефективного управління групою, тим більше вірогідності, що він зможе підвищити продуктивність праці підрозділу і організації в цілому.
Комітет як різновид формальної групи
Як вже згадувалося раніше, комітети - це особливі види груп, яким надані повноваження для виконання певного завдання або комплексу завдань (ради, комісії, цільові групи тощо). Вони створюються для заповнення пропусків в організаційних структурах так, щоб вирішувати задачі, що не входять в компетенцію жодного з відділів, координувати діяльність відділів і виконувати спеціальні функції.
Є два основні типи комітетів: спеціальний і постійний.
Спеціальний комітет – це тимчасова група, сформована для виконання певної мети. Керівник відділення банку може утворити спеціальний комітет для виявлення проблем в обслуговуванні клієнтів, а також альтернативних способів їх коректування.
Постійний комітет – це перманентно діюча група усередині організації, має конкретну мету. Частіше за все постійні комітети використовуються для вирішення питань, які постійно виникають в роботі підприємства. Відомий приклад постійного комітету – рада директорів. Рада директорів великої компанії може бути поділена на постійні комітети, такі як ревізійна комісія, фінансова комісія і виконавчий комітет.
На більш низьких рівнях організації комітети можуть бути створені для такої мети як зниження собівартості, вдосконалення технології і організації виробництва, рішення соціальних питань або для поліпшення відносин між підрозділами.
Комітети поділяються на формальні та неформальні. Останні організовуються за межами формальної організації для вирішення виниклих проблем. Наприклад, чотири техніки можуть зібратися разом для обговорення проблем, що виникають в лабораторії в процесі випробування приладу або устаткування. Як і всі неформальні робочі групи, вони можуть сприяти або заважати роботі формальної організації.
Керівництво делегує повноваження комітету таким же чином, як і окремій особі. Як і окрема особа, комітети повинні робити звіти про виконання доручених їм завдань перед тим, хто делегував їм повноваження. Проте, оскільки комітет – це група, персональна звітність тут ослаблена.
Як і інші інструменти управління, комітет буде ефективним тільки тоді, коли всі чинники диктують вибір саме цього інструменту. Більшість теоретиків управління радить вдаватися до цієї форми управління, коли група може виконати цю роботу краще, ніж один керівник, або коли організація, передаючи всю владу в руки однієї людини, піддає себе ризику. Саме тому створювати комітети доцільно в таких ситуаціях:
1. Коли проблема вимагає великого досвіду в якійсь певній області, для надання особі, відповідальній за дане питання, консультативної допомоги для ухвалення рішення. В сьогоднішній складній і швидко змінній обстановці навряд чи можна чекати, що головний керівник диверсифікованого підприємства володітиме знанням всіх чинників, що впливають на організацію. Думки членів комітету щодо всіх “за і проти” в новій і складній області, особливо якщо фірма ніколи до цього нею не займалася, можуть бути надзвичайно корисний.
2. За необхідності прийняття непопулярних рішень (скорочення чисельності працівників, зменшення заробітної плати), використання комітету для ухвалення рішення може сприяти ослабленню незадоволеності відносно дій конкретних відповідальних осіб.
3. Коли колективне ухвалення рішення піднімає дух організації, комітет може привернути підлеглих до участі в процесі вироблення рішень.
4. З метою координації роботи різних підрозділів організації, комітет може стати форумом для вислову точок зору керівників і допомогти їм зрозуміти своє місце в загальній справі.
5. Коли небажано зосереджувати всю владу в руках однієї людини, комітет може розподілити повноваження між декількома особами. Це допоможе організації уникнути помилок в найважливіших питаннях і ослабити тиск на вище керівництво.
Своєю сумною популярністю неефективного інструменту комітети часто зобов'язані їх неправильному використовуванню. Саме вони страждають через некомпетентне управління. Нижче приводяться характерні помилки по відношенню до такої форми управління як комітет, і ситуації, де один керівник доб'ється більшої ефективності, ніж група.
1. Відсутність чіткого описання прав і обов'язків комітету. В цьому випадку комітет зіткнеться з тими ж проблемами, що і окрема особа в схожій ситуації. Перш ніж утворити комітет, керівництво повинне точно вирішити, з якою метою він створюється.
2. Неправильно визначена чисельність комітету. Часто в комітет вводять все нових членів не тому що вони своїм досвідом дійсно поліпшать його роботу, а для додання більшої політичної сили. Оптимальна чисельність – від 5 до 10 чоловік.
3. Сповільнене ухвалення і виконання рішень. Жодна група не в змозі діяти так само швидко і рішуче, як компетентна особа, і це загальновизнано.
4. Надмірні витрати. Якщо рішення приймаються групою, витрати на її роботу набагато перевершують витрати на ухвалення рішень однією особою. Тому, перш ніж передавати питання на розгляд комітету, вище керівництво повинне підрахувати, в які суми це виллється.
5. Однодумність. Таке явище як конформізм може перешкодити комітету критично проаналізувати всі альтернативні пропозиції. Група може з легкістю проявити надмірний ентузіазм з приводу одного проекту і надмірну обережність з приводу іншого.
Неформальні групи
Неформальна група – це спонтанно створена група людей, які вступають в регулярну взаємодію для досягнення певної мети. Як і у формальних групах, ця мета є причиною існуванні такої неформальної групи. Важливо зрозуміти, що у великій організації існує не одна неформальна група. Для утворення таких груп особливо сприятливе трудове середовище. Завдяки формальній структурі організації і її задачам, одні і ті ж люди звичайно збираються разом щодня, іноді протягом багатьох літ. Саме завдяки цій інтенсивній соціальній взаємодії виникають неформальні групи.
До основних ознак неформальних груп відносять:
1. Вони складаються з членів формальної групи.
2. Такі групи більш соціальні ніж професійні.
3. Неформальні групи спроможні впливати на перебіг будь-яких подій більш ніж формальні як в позитивному так і в негативному напрямках.
4. Їм властива психологічна спорідненість, спільність інтересів, що не стосуються основної діяльності.
У неформальних груп багато спільного з формальними, вони в деякому сенсі організовані так само, як і формальні групи – у них є ієрархія, лідери і задачі. В спонтанно виниклих групах також є неписані правила, звані нормами, які служать для членів організації еталонами поведінки. Ці норми підкріплюються системою заохочень і санкцій. Специфіка в тому, що формальна група створена по наперед продуманому плану. Неформальна ж швидше є спонтанною реакцією на незадоволені індивідуальні потреби. На рис.12.1 показана схема утворення формальних і неформальних груп.
Рис. 12.1 – Схема утворення формальних і неформальних груп
Для чого люди вступають в групи? Люди зазвичай знають, чому вони вступають у формальні групи. Як правило, вони або хочуть здійснювати мету організації, або їм потрібна винагорода у вигляді доходу. У людей також є причини і для вступу до неформальних груп, але вони часто не усвідомлюють їх. Як показав Хоторнській експеримент, приналежність до неформальних груп може дати людям психологічні вигоди не менш важливі для них, ніж одержувана зарплата. Найважливіші причини вступу до групи: відчуття приналежності, взаємодопомога, взаємозахист, тісне спілкування і зацікавленість.
1. Приналежність. Це найперша причина вступу до неформальної групи. Люди, чия робота не дає можливості встановлювати і підтримувати соціальні контакти, схильні бути незадоволеними. Але, не дивлячись на те, що потреба в приналежності широко признається, більшість формальних груп свідомо позбавляє людей можливостей соціальних контактів. Тому робітники часто вимушені звертатися до неформальних груп, щоб ці контакти знайти.
2. Допомога. Підлеглі повинні мати нагоду без жодних труднощів звертатися до свого безпосереднього начальства за порадою або для обговорення своїх проблем. Але, багато людей вважають, що їх начальник у формальній групі погано про них подумає, якщо вони питатимуть його, як їм виконати певну роботу. Інші бояться критики. В цих і інших ситуаціях люди часто вважають за краще вдаватися до допомоги своїх колег. Отримання допомоги від колеги корисно обом: і тому, хто отримав її, і тому, хто її надав. В результаті надання допомоги даючий її придбаває престиж і самоповагу, а одержуючий - необхідне керівництво до дії.
3. Захист. Усвідомлена потреба в захисті є важливою причиною вступу людей в ті або інші групи. Хоча в наші дні дуже рідко можна говорити про існування реальної фізичної небезпеки на робочих місцях, найперші профспілки зародилися саме в соціальних групах, які збиралися в пивних і обговорювали свої претензії до начальства. І сьогодні члени неформальних груп, що складаються з працівників низових рівнів, захищають один одного від заподіюючих їм шкоду правил.
4. Спілкування. Люди хочуть знати, що відбувається навкруги них, особливо, якщо це зачіпає їх роботу. Та все ж в багатьох формальних організаціях система внутрішніх контактів досить слаба, а іноді керівництво навмисно приховує від своїх підлеглих певну інформацію. Тому однією з важливих причин приналежності до неформальної організації є доступ до неформального каналу надходження інформації – чуткам, пліткам і іншій інформації, яка або зовсім не поступає з офіційних джерел, або йде по формальних каналах дуже поволі.
5. Зацікавленість. Люди часто приєднуються до неформальних груп просто для того, щоб бути ближче до тих, кому вони симпатизують. На роботі люди схильні взаємодіяти з тими, хто поряд. Людей зазвичай тягне до тих, хто, на їх думку, може задовольнити їх потреби в приналежності, компетентності, захисті, пошані і т.д.
Особливості неформальних груп
Розвиток неформальних груп сприяє виникненню в них властивостей, які роблять їх одночасно і схожими, і несхожими на формальні групи. Нижче приводиться короткий опис основних характеристик неформальних груп.
1. Соціальний контроль. Неформальні групи здійснюють соціальний контроль над своїми членами. Першим кроком до цього є встановлення і зміцнення норм – групових еталонів прийнятної і неприйнятної поведінки. Щоб бути прийнятим групою і зберегти в ній своє положення, особа повинна дотримувати цих норми.
2. Опір змінам. Люди можуть використовувати неформальну групу для обговорення змін, які можуть відбутися в їх відділі. В неформальних організаціях спостерігається тенденція до опору змінам. Частково це пояснюється тим, що зміни можуть нести в собі загрозу подальшому існуванню неформальної організації. Реорганізація, упровадження нової технології, розширення виробництва і, отже, поява великої групи нових співробітників і т.п. може привести до розпаду неформальної групи. Опір виникатиме всякий раз, коли члени групи убачатимуть в змінах загрозу подальшому існуванню своєї групи.
3. Неформальні лідери. Так само, як і формальні організації, неформальні мають своїх лідерів. Неформальний лідер придбаває своє положення, добиваючись влади і застосовуючи її по відношенню до членів групи, аналогічно тому, як це робить лідер формальної групи. Лідер формальної організації має підтримку у вигляді делегованих йому офіційних повноважень і зазвичай діє у відведеній йому конкретній функціональній області. Опора неформального лідера – визнання його групою. Сфера впливу неформального лідера може виходити за адміністративні рамки формальної організації.
Істотні чинники, що визначають можливість стати лідером неформальної організації, включають: вік, посадове положення, професійну компетентність, розташування робочого місця, свободу пересування по робочій зоні і чуйність. Неформальний лідер має дві першорядні функції: допомагати групі в досягненні її мети і підтримувати і укріплювати її існування. Іноді ці функції виконуються різними людьми. Якщо це так, то в неформальній групі виникають два лідери: один для виконання мети групи, інший – для соціальної взаємодії.
Для досягнення ефективної діяльності організації керівники мають розуміти взаємодію неформальних груп з формальними. Одним з перших, хто став надавати увагу цьому фактору, а також утворенню неформальних груп був Джордж Хоманс, теоретик в області дослідження груп. В Моделі Хоманса (рис. 12.2) під видами діяльності розуміються задачі, виконувані людьми. В процесі виконання цих задач люди вступають у взаємодію, яка, у свою чергу, сприяє появі відчуттів – позитивних і негативних емоцій у відношенні один одного і начальства. Ці емоції впливають на те, як люди здійснюватимуть свою діяльність і взаємодіятимуть в майбутньому.
Рисунок 12.2 – Модель групової поведінки Дж. Хоманса
Ця модель демонструє, як з процесу управління виникають неформальні групи, вона показує необхідність управління неформальними групами. Оскільки групові емоції впливають як на задачі, так і на взаємодію, вони можуть також впливати і на ефективність формальної групи. Залежно від характеру емоцій (сприятливих або несприятливих) вони можуть приводити або до підвищення, або до пониження ефективності, прогулів, текучості кадрів, скарг і інших явищ, які важливі для оцінки діяльності організації.
Дійсно, деякі неформальні групи можуть поводитися непродуктивно, так, що це заважатиме досягненню формальної мети. По неформальних каналах можуть розповсюджуватися помилкові чутки, що приводять до виникнення негативного відношення до керівництва. Прийняті групою норми можуть привести до тому, що продуктивність організації буде нижчою тій, що визначена керівництвом. Тенденція до опору всяким змінам і тенденція до збереження укорінених стереотипів можуть затримувати необхідну модернізацію виробництва.
12.2. Розвиток групових відносин. Методи діагностики розвитку та взаємовідносин у групах. Рольовий розподіл у групах.
Дуже часто саме через неспроможність керівників знайти способи ефективної взаємодії з неформальними організаціями упускаються потенційні вигоди. Але не залежно від того, чи є неформальна організація шкідливою або корисною, вона існує, і з нею потрібно вважатися, адже навіть якщо керівництво і зруйнує якусь групу, на її місці обов'язково виникне інша.
Більш ранні автори вважали, що знають, як справитися з неформальною організацією, – треба просто знищити її. Сьогоднішні теоретики вважають, що неформальна організація може допомогти формальній організації в досягненні її мети. Ськотт і Девіс пропонують вирішити це питання таким чином:
1. Визнати існування неформальної організації і усвідомити, що її знищення спричинить за собою знищення і формальної організації. Тому керівництву слід визнати неформальну організацію, працювати з нею і не загрожувати її існуванню.
2. Вислуховувати думки членів і лідерів неформальних груп. Розвиваючи цю думку, Девіс пише: “Кожному керівнику належить знати, хто є лідером в кожній неформальній групі і працювати з ним, заохочуючи тих, хто не заважає, а сприяє досягненню мети організації. Коли неформальний лідер протистоїть своєму працедавцю, його широкий вплив може підірвати мотивацію і задоволеність виконуваною роботою у співробітників формальної організації”.
3. Перед тим, як зробити які-небудь дії, прорахуйте їх можливу негативну дію на неформальну організацію.
4. Щоб ослабити опір змінам з боку неформальної організації, дозвольте групі брати участь в ухваленні рішень.
5. Швидко видавайте точну інформацію, тим самим перешкоджаючи розповсюдженню чуток.
Підвищення ефективності діяльності в групах
В будь-якій організації дуже важливим є з метою використання потенційних вигод і зменшення негативної дії командних груп і комітетів, підвищувати їх ефективність. Щоб добитися ефективності їх функціонування, групам потрібне планування, організація, мотивація і контроль діяльності.
Група зможе більш менш ефективно йти до досягнення своєї мети залежно від впливу наступних чинників: розміру, складу, групових норм, згуртованості, конфліктності, статусу і функціональної ролі її членів.
1. Розмір. Теоретики управління присвятили багато часу визначенню ідеального розміру групи. На думку Ральфа К. Девіса, ідеальна група повинна складатися з 3-9 чоловік. Його думку схильний розділити Кіт Девіс, сучасний теоретик, що присвятив багато років дослідженню груп. Сама така кількість чоловік дає змогу досягти таких результатів:
майже всі ходять на збори;
у всіх вистачає терпіння вислухати всіх;
у меншої кількості людей більше єдності думки при прийнятті рішень;
як правило існує лише один лідер.
2. Склад. Під складом розуміють ступінь схожості осіб, їх точок зору, підходів, які вони проявляють при рішенні проблем . Робота, виконувана в групах, як правило, вимагає різних знань, умінь, навиків і особових якостей. В зв'язка з цим прийнято вважати, що різнорідні по складу групи (по віку, зросту, стажу роботи в організації) працюють більш ефективно, ніж групи відносно однорідні по своєму складу. Разом з тим в різнорідних по складу групах можуть виникати такого роду проблеми, як конфлікти через нерозуміння один одного, боротьба за владу, більш висока текучість кадрів.
3. Групові норми – прийняті зразки поведінки усередині групи, які повинні виконуватися всіма її членами для забезпечення успішної праці . Норми можуть бути формалізованими в певних документах: стандартах, положеннях і процедурах. Проте більшість норм, якими керуються групи, носить неформальний характер. Разом з тим саме вони можуть робити найістотніший вплив на взаємостосунки в колективі. Головне те, що для того щоб бути прийнятим в групу і відчувати її підтримку, необхідно уміти пристосовуватися до її норм. Умовно можна виділити три сукупності норм.
Перша сукупність норм торкається безпосередньо виконання роботи і її якості (інтенсивність роботи, порушення термінів виконання завдань і тд). Друга сукупність норм стосується таких зовнішніх чинників, як форма одягу, відношення до наднормової роботи та ін. Третю сукупність утворюють норми, що регламентують розподіл ресурсів усередині групи. В одних, групах, наприклад, всі її члени мають однаковий доступ до комп'ютерів і іншого офісного устаткування, в інших цей доступ залежить від тривалості роботи в даному колективі і займаного положення..
Керівникам слід вносити свої думки про норми групи з обережністю. Наприклад, може показатися, що група керівників низової ланки, які вважають за правильне завжди погоджуватися з начальством, проявляють високий ступінь лояльності. Проте, насправді така норма приведе до придушення дуже виграшних для організації ініціатив і думок. Подібне придушення важливої інформації чревата зниженням ефективності рішень.
4. Згуртованість. Згуртованість групи – це міра тяжіння членів групи один до одного і до групи. Високозгуртована група – це група, члени якої випробовують сильну тягу один до одного і вважають себе схожим. Оскільки згуртована група добре працює в колективі, високий рівень згуртованості може підвищити ефективність всієї організації, якщо мета і тій і іншій узгоджуються між собою.
Керівництво може збільшити позитивний ефект згуртованості тим, що періодично проводитиме збори і робитиме упор на глобальну мету групи, а також дасть можливість кожному її члену побачити його або її внесок в досягнення цієї мети. Проте негативним результатом високого ступеня згуртованості є групова однодумність.
5. Групова однодумність – це тенденція придушення окремою особою своїх дійсних поглядів на яке-небудь явище з тим, щоб не порушувати гармонію групи. Члени групи вважають, що незгода підриває їх відчуття приналежності, і тому незгоди слід уникати. В атмосфері групової однодумності першорядна задача для окремої особи – триматися загальної лінії в обговоренні, навіть якщо він або вона має іншу інформацію або переконання. Коли в наявності групова однодумність, зростає вірогідність посереднього рішення, яке нікого не зачепить.
6. Конфліктність. Раніше згадувалося, що відмінність в думках звичайно приводить до більш ефективної роботи групи. Проте, воно також підвищує вірогідність конфлікту. Хоча активний обмін думками і корисний, він може також привести до внутрішньогрупових суперечок і інших проявів відкритого конфлікту, які завжди згубні.
7. Статус членів групи. Статус тієї або іншої особи в організації або групі може визначатися рядом чинників, включаючи такі як старшинство в посадовій ієрархії, назва посади, розташування кабінету, освіта, соціальні таланти, інформованість і накопичений досвід. Ці чинники можуть сприяти підвищенню і пониженню статусу залежно від цінностей і норм групи. Дослідження показали, що члени групи, чий статус достатньо високий, здатні робити більший вплив на рішення групи, ніж члени групи з низьким статусом.
8. Ролі членів групи. Критичним чинником, що визначає ефективність роботи групи, є поведінка кожного з її членів. Щоб група функціонувала ефективно, її члени повинні поводитися так, щоб сприяти досягненню її мети і соціальній взаємодії. Існують дві основні спрямованості ролей для створення нормально працюючої групи - цільові і підтримуючі ролі.
Цільові ролі розподілені так, щоб мати нагоду відбирати групові задачі і виконувати їх. Для працівників, що виконують цільові ролі, характерні такі функції, як ініціація діяльності, пошук інформації, збір думок, надання інформації, вислів думок, опрацювання, координування та узагальнення інформації.
Підтримуючі ролі сприяють підтримці і активізації життя і діяльності групи. Працівники, виконуючі підтримуючі ролі, виконують такі функції, як заохочення, забезпечення участі, встановлення критеріїв, вираз відчуттів групи.
Контрольні запитання
Дайте визначення групи та неформальної організації.
Які групи в колективі називаються формальними?
Порівняйте командні групи, робочі групи і комітети.
Як виникають неформальні групи в організації?
Які переваги і недоліки неформальної групи?
Назвіть основні типи комітетів.
Які фактори впливають на ефективність групи?
Перелік використаної літератури
Бесєдін М.О., Нагаєв В.М. Основи менеджменту: оцінно-ситуаційний підхід (модульний варіант): Підручник. – К.: Центр навчальної літератури, 2005. – с. 212-224.
Гріфін Р., Яцура В. Основи менеджменту: Підручник / Наук. ред. В. Яцура, Д. Олесневич. – Львів: БаК, 2001 – с. 462-474.
Сухарський В.С. Менеджмент: Навчальний посібник. 2-ге видання, доповнене, перероблене. – Тернопіль: Астон, 2004. – с. 190-195.
Хміль Ф.І. Основи менеджменту: Підручник. – К.: Академвидав, 2003.
Колесніков Г.О. Менеджерський словник: Навчально-довідкове видання / Укладач Колесніков Г.О. – К.: «ВД «Професіонал», 2007. – с. 56, 221, 272.
Андрушкiв Б. М., Кузьмiн О. Е. Основи менеджменту. – Львiв: Свiт, 1995;
Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала.—М.:Юристъ, 1998; 3. Виханский О.В., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. – М.: Гардарики, 2001;
Герчикова И. Н. Менеждмент: Учебник. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Банки и Биржи, ЮНИГИ, 1997;
Еремин Б.Л., Аксенова Е.Л., Базаров Т.Ю., Управление персоналом: Учебник для вузов - 2-е изд., перераб. и доп. — М: ЮНИТИ, 2002;
Зайцева О. А., Радугин А. А., Радугин К. А., Рогачева Н. И.. Основы менеджмента: Учеб. пособ. – М.: Центр, 1998;
Карташова Л.В., Никонова Т.В., Соломанидина Т.О. Организационное поведение: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2003;
Мескон М. Х. Алберт М., Хедоури Ф. Основы Менеджмента: пер. с англ. – М.: Дело, 1997;