Тема 07 система і процес контролю
Поняття контролю та його місце у системі управління.
Етапи процесу контролю.
Система контролю та основні її характеристики.
Види управлінського контролю.
1. Поняття контролю та його місце у системі управління.
Контроль – це процес обстеження (моніторингу) діяльності організації, для забезпечення гарантії того, що вона втілюєт ься так, як заплановано, і для виправлення будь-яких істотних відхилень.
Контроль – це процес ефективного забезпечення досягнення цілей організації шляхом постійного спостереження за її діяльністю та усунення відхилень, які при цьому виникають. Він необхідний для виявлення й вирішення виникаючих проблем перш, ніж вони стануть занадто серйозними, а також для стимулювання успішної діяльності.
Контроль може бути спрямований як на окремий вид діяльності організації, так і на всю їх сукупність.
В управленческую функцию контроля входят:
учет (сбор, обработка) и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений организации;
сравнение результатов с плановыми показателями;
выявление отклонений и анализ их причин;
разработка мероприятий для достижения поставленных целей.
Место и значение контроля определяется тем, что он является способом организации обратных связей, благодаря которым орган управления получает информацию о ходе выполнения его решения.
2. Етапи процесу контролю.
У рамках функції контролю прийнято виділяти три основних етапи: втановлення стандартів (вимір фактичного результату), порівняння фактичного результату зі стандартом, здійснення управлінських дій для коректування відхилень або неадекватного стандарту.
Встановлення стандартів (норм) та вимір фактичного результату (конкретных, поддающихся измерению, целей, имеющих временные границы). Для управления нужны стандарты в форме показателей результативности объекта управления всех его ключевых областей, которые определяются при планировании. Перший етап процесу контролю – вимір фактичного результату – є звичайно самим заморочливим і коштовним. Розгляд цього етапу вимагає відповіді на два основних питання: "Як менеджери вимірюють?" й "Що є об'єктом їхніх вимірів?"
Існує чотири основних джерела вихідної інформації для контролю (метода отримання інформації. Це особисте спостереження, статистичні звіти, усні звіти й письмові звіти. Кожний із зазначених методів має свої переваги та недоліки (табл. 1) , тому їх спільне використання (комбінація) збільшує ймовірність отримання достовірної інформації.
Таблиця 1
Характеристика основних методів вимірювання
Назва методів |
Переваги |
Недоліки |
1. Особисті спостереження |
1. Відсутність фільтрації інформації. 2. Отримання широкого кола інформації. |
1. Вплив особистих якостей. 2. Значні витрати часу. 3. Негативна реакція підлеглих. |
2. Статистичні звіти |
1. Згрупованість і упорядкованість інформації. |
1. Обмеженість окремими сферами діяльності. 2. Низька оперативність. |
3. Усі звіти підлеглих |
1. Висока оперативність. 2. Хороший зворотний зв'язок. |
1. Фільтрація інформації. 2. Труднощі із документуванням. |
4. Письмові звіти підлеглих |
1. Легка каталогізація (можливість посилання) |
1. Низька оперативність. 2. Формальний характер інформації. |
Не менш важливим є правильний вибір об’єктів контролю (об’єктів виміру), оскільки він впливає на ставлення працівників до того, що контролюється.
Деякі із сфер контролю є загальними для всіх менеджерів незалежно від рівня і сфери їх діяльності:
напрямки діяльності підлеглих;
задоволеність працівників роботою;
виконання параметрів бюджетів.
Решта об’єктів контролю є специфічними для відповідних рівнів та сфер менеджменту. Так, менеджер із виробництва має контролювати:
обсяги виробництва продукції за часовими інтервалами;
рівень якості продукції, що виготовляється;
рівень запасів сировини, матеріалів, готової продукції;
виконання параметрів оперативно-календарного планування тощо.
Іншими будуть об’єкти контролю для менеджерів маркетингової, фінансової, кадрової та інших служб.
Сопоставление со стандартами реальных результатов. На этом этапе сравнение показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии в принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой. Другий етап – порівняння фактичного результату зі стандартом. Для порівняння показників функціонування організації із заданими стандартами визначається масштаб припустимих відхилень. Відповідно до принципу виключення, тільки істотні відхилення від заданих стандартів повинні викликати спрацьовування системи контролю, інакше вона стане неекономічною та нестійкою.
Измерение результатов (корректирование). Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринять. Порівнюючи визначені результати із заданими стандартами, менеджер одержує можливість визначити, які дії необхідно вживати на третьому етапі. Такими діями можуть бути деякі внутрішні зміни у системі, зміни стандартів або невтручання в роботу системи.
Характер реакції системи керування на відхилення залежить від того, цілі якого типу закладені в основі порушених стандартів. У цьому плані прийнято виділяти кінцеві й проміжні цілі. Залежно від того, як комбінується інформація про досягнення цілей цих типів, реакція системи керування на відхилення результатів від стандартів буде не однаковою.