1. Розподіл праці (проектування робіт).
Проектування робіт – це процес виділення, з’ясування змісту і опису кожної роботи в організації.
Рис. 2. Складові проектування робіт в організації
2. Департаменталізація. Групування робітників організації (за функціями; за продуктами; за розміщенням підрозділів; за споживачами).
Департаменталізація – це процес групування робіт (видів діяльності) та їх виконавців в окремі підрозділи організації (бригади, групи, відділи, цехи, виробництва тощо)
Департаменталізація може здійснюватися у двох напрямках:
групування робіт навколо ресурсів організації;
групування робіт навколо результатів діяльності організації
Залежно від ступеня орієнтації або на перший, або на другий напрямок розрізняють декілька типів департаменталізації:
Рис. 3. Класифікація типів департаменталізації
3. Повноваження. Делегування повноважень. Відповідальність.
Повноваження – це обмежене право використовувати ресурси організації і спрямовувати зусилля деяких її співробітників на виконання певних завдань. Повноваження делегуються посаді, а не індивіду, який посідає її в даний момент.
Делегування повноважень – це процес передавання керівником частини будь-якої своєї роботи (завдань) та повноважень, необхідних для її здійснення, підлеглому (особі), який приймає на себе відповідальність за її виконання.
Делегування є засобом, за допомогою якого керівництво розподіляє серед співробітників завдання, які повинні бути виконані для досягнення мети всієї організації, і встановлює відносини між рівнями повноважень Якщо істотне завдання не делеговане іншій людині, керівник вимушений буде виконати його сам.
Повноваження, які передаються підлеглим, поділяють на три типи:
1. Лінійні повноваження – повноваження, які передаються безпосередньо від начальника до підлеглого і далі до інших підлеглих.
Делегування лінійних повноважень створює ієрархію рівнів управління організацією. Процес створення ієрархії називається ланцюгом команд, тобто повноваження лінійного керівника знаходяться у прямому ланцюгу команд від вищого керівника до виконавця.
2. Штабні (апаратні, адміністративні) повноваження – це повноваження, які передаються особам, які здійснюють консультативні, обслуговуючі функції щодо лінійних керівників. Повноваження штабного керівника пов’язані з експертизою, підготовкою рекомендацій, підтримкою лінійних керівників. Сутність штабних посадових зв’язків полягає в їх дорадчому характері;
Види штабних повноважень
рекомендаційні (передбачається, що лінійне керівництво звертатиметься за консультаціями до консультативного апарату, коли буде потрібно його знання);
обов'язкові узгодження (оскільки апарат може зазнавати труднощі в спілкуванні з лінійним керівництвом, фірма інколи розширює повноваження апарату до обов'язкових узгоджень з ним яких-небудь рішень. Коли узгодження обов'язкові, лінійне керівництво повинне обговорити відповідні ситуації з штабним апаратом перш, ніж зробити дії або надати пропозицію вищому керівництву);
паралельні (їх мета – встановлення системи контролю для урівноваження влади і запобігання грубим помилкам. Наприклад, паралельні повноваження застосовуються для контролю фінансових витрат, для чого потрібно два підписи в разі всіх великих покупок.);
лінійні повноваження усередині апарату (у великих організаціях, де адміністративний апарат складається з безлічі людей, то в таких ситуаціях апарат є підрозділом більш, чим з одним рівнем управління. Таким чином, сам штабний апарат має лінійну організацію і звичайний ланцюг команд усередині себе).
Штабний апарат, що виконує штабні повноваження, можна класифікувати по трьох типах:
консультативний (коли лінійне керівництво стикається з проблемою, що вимагає спеціальної кваліфікації, воно може запрошувати на тимчасовій або постійній основі фахівців і, таким чином, сформувати свій консультативний апарат);
обслуговуючий (відділ кадрів, відділ збуту, фінансування, маркетингу і т.д.);
особистий апарат (це різновид обслуговуючого апарату, що формується, коли керівник наймає собі секретаря або помічника. У організації член цього апарату не має ніяких повноважень).
3. Функціональні повноваження – це повноваження, що дозволяють особі, якій вони передаються, в межах її компетенції пропонувати або забороняти певні дії підлеглим лінійних керівників. Іншими словами, функціональні повноваження – це право контролю за окремими видами діяльності інших підрозділів організації
Межі повноважень
Усередині організації існують межі повноважень. Ці межі визначаються політикою, правилами і посадовими інструкціями. Особи, що виходять за ці межі, перевищують свої повноваження навіть тоді, коли це необхідно для виконання делегованих завдань.
Повноваження і влада
Поняття повноважень і влади часто плутають один із одним.
Повноваження визначаються як делегування, обмежене, властиве даній посаді право використовувати ресурси організації.
Влада – реальна здатність діяти або можливість впливати на ситуацію. Можна мати владу, не маючи повноважень.
Повноваження визначають, що особа, яка обіймає якусь посаду, має право робити.
Влада визначає, що особа, яка обіймає якусь посаду, вона дійсно може робити
Відповідальність – це зобов'язання виконувати наявні завдання і відповідати за їх задовільне розв’язання. Відповідальність означає, що працівник відповідає за результати виконання завдання перед тим, хто передає йому повноваження.
Важливо усвідомити, що делегування реалізується лише в разі прийняття повноважень і, відповідно, відповідальність не може бути делегована. (Наприклад, керівник хірургічної бригади делегує багато важливих обов'язків медичним сестрам. Але, якщо пацієнт помре через те, що сестра вибрала неправильну групу крові для переливання, відповідальним за це буде хірург, що оперує, і його притягнуть до суду за злочинну недбалість).
Обсяг (об’єм) відповідальності – одна з причин високих окладів у менеджерів, особливо керівників великих організацій крупними організаціями.
Перешкоди до ефективного делегування повноважень. Уїльям Ньюмен перерахував низку причин, з яких керівники можуть з небажанням делегувати повноваження, а підлеглі – ухилятися від додаткової відповідальності.