Закупки

Организация оптовых закупок товаров предприятий для последующей продажи различным категориям потребителей является основной функцией оптового распределения. Оптовая закупка товаров предусмотренного объёма, ассортимента и качества необходима для бесперебойного обслуживания товарополучателей.

Осуществляя закупку товаров оптовые предприятия воздействуют на поставщиков, добиваясь улучшения качества товаров и расширения их ассортимента для удовлетворения потребительского спроса.

Закупочная деятельность включает комплекс операций: выявление и изучение источников закупки товаров, изучение спроса покупателей, формирование и предоставление заказов поставщикам на производство и поставку товаров, контроль за поставками.

Планирование и осуществление закупок должны способствовать увеличению прибылей предприятий и оптимизации всех процессов оптовой деятельности. Неправильная организация планирования и закупочной деятельности приводит к банкротству или тяжёлому финансовому положению фирмы.

Планирование закупок в оптовой деятельности в общих чертах совпадает с планированием закупок производителей и предприятий розничной сети обслуживания. Решения о закупках принимаются с учётом таких факторов, как цена, количество, качество, уровень обслуживания, процент прибыли.

Хорошо налаженный процесс закупочной деятельности позволяет сделать эту операцию простой повседневной работой, требующей внимания и контроля со стороны администрации.

Факторы, влияющие на планирование закупок

Главная задача оптовой фирмы при планировании закупок состоит в установлении необходимого уровня товарных запасов, который должен быть сбалансирован так, чтобы избежать как переизбыток товаров на складе, так и их дефицит. Товарооборот находится в прямой зависимости от суммы вложенного в товар капитала. Например, если годовая продажа какого-либо товара составляет 1 млн. долларов, и инвестор осуществляет лишь одну закупку этого товара в течение года, очевидно, что сумма, вложенного в товар капитала, равна стоимости товара. Предположим далее, что сумма вложенного в товар капитала составляет 800 000 долларов. При закупке того же товара и в тех же количествах дважды в год, потребность в капиталовложениях и площадях хранения сокращается вдвое. Чем больше число закупок, тем значительнее снижение капиталовложений и затрат на хранение. Средняя частота товарооборота вычисляется как частное от деления общей суммы годовых продаж на среднюю стоимость товара. Уменьшением товарных запасов и увеличением частоты закупок достигается повышение уровня товарооборота. Увеличение товарооборота является одним из методов быстрого оборота капитала и сокращения используемых площадей хранения.

(Используя основную формулу рассмотрим далее вышеприведённый пример. Если минимальная стоимость наличных товаров составляет 66 667 долларов при товарообороте 12 раз в год, годовые продажи будут оставаться на прежнем уровне и составят 1 млн. долларов (стоимость проданных товаров — 800 000 долларов). Мы видим, что произошло уменьшение суммы капиталовложений с первоначальных 800 000 до 66 667 долларов и сокращение площадей хранения в 12 раз по сравнению с первоначальными условиями.)

На товарооборот оказывают влияние многие факторы, среди них: количество товарных запасов на складе, время, затраченное на закупку товаров, организация процесса закупочной деятельности, условия поставки и другие.

Разница в ценах, по которым оптовое предприятие приобретает товары и их потом продаёт, составляет прибыль, за счёт которой покрываются все операционные расходы, включая заработную плату работающих.

Если доля прибыли невелика, предприниматель должен искать пути её увеличения. Один из путей повышения прибыли — это конкуренция цен. Оптовые предприятия заинтересованы в покупке товара по более низким ценам и, таким образом, осуществляет выбор поставщика, исходя из стоимости продукции.

Конкуренция в ценах обусловлена различными рыночными факторами и находит выражение в стоимости товара, установлении различных скидок, льгот, транспортных тарифов и т. п. При планировании закупок следует тщательно изучать предложения поставщиков и рассматривать различные альтернативные решения с целью изыскания наиболее выгодных источников приобретения товара.

Изучение поставщиков имеет большое значение при планировании закупок. Для наиболее полного удовлетворения требований потребителей необходимо хорошо знать возможности поставщиков, располагать информацией об их производственной мощности, объёме и ассортименте продукции, условиях и размерах поставки товаров. При этом самый лучший товар не принесёт сколь-нибудь значительной прибыли, если его поступление не будет обеспечено вовремя и в нужном количестве. В такой ситуации следует искать другие источники поступления товара, отказавшись от услуг прежнего поставщика.

Товары, предлагаемые оптовым предприятием должны быть по возможности самого лучшего качества. Производители марочной продукции, как правило, контролируют её качество. Однако, для других товаров, имеющих торговый знак оптового предприятия, дистрибьютор устанавливает собственные стандарты качества, влияя тем самым на производство и на качество продукции. Одним из методов совершенствования качества продукции и установления единообразия является разработка технических требований или спецификаций к качеству продукции.

Продажная цена товара, назначенная поставщиком, не является для дистрибьютора окончательной. В стоимость товара входят самые разные затраты, связанные с доставкой товара, разгрузкой, размещением на складе для хранения. Цена единицы товара зависит от закупочной партии товаров или совокупного количества товаров, приобретённых за определённый период времени. При этом, чем больше партия закупаемого товара, тем ниже стоимость единицы продукции. Комплектность закупки также влияет на цену единицы продукции. На решение дистрибьютора о закупке товара влияют такие факторы, как расстояние и тип перевозки, транспортные тарифы, условия поставки, общий уровень обслуживания. Установление стабильных цен на продукцию в течение как можно более длительного периода времени благоприятно сказывается на планировании и финансировании закупок и способствует установлению более прочных деловых контактов между поставщиком и предприятием оптового распределения.

Оптовые предприятия являются основным звеном в распределении продукции при её движении из сферы производства в сферу потребления. Оптовые предприятия выступают в этой цепи распределения одновременно, как потребители и поставщики. Для успешной деятельности оптовой фирмы необходимо устанавливать прочные хозяйственные связи с производителями продукции. Для реализации продукции производитель также заинтересован с установлении более тесных контактов с дистрибьютором. При увеличении объёмов продаж увеличивается прибыль как дистрибьютора, так и производителя.

Управляющему аппарату оптовой фирмы необходимо с должным вниманием и уважением относиться к представителям поставщика. Помещение для переговоров и заключения контрактов должно быть комфортабельным и иметь всё необходимое для работы. От работы секретаря в некоторой степени также зависит ход и результат переговоров. От него требуется вежливое, внимательное отношение к представителям фирмы-поставщика, приём телефонных звонков, установление расписания переговоров и деловых встреч, выдача различных справок и т. д.

Время встречи с торговыми представителями необходимо устанавливать заранее, однако, не следует игнорировать их внеурочные незапланированные посещения. Торговые представители поставщика оказывают дистрибьютору большую помощь в планировании закупок, снабжая его самой свежей информацией о состоянии рынка, характере выпускаемой продукции, планах производителя, освоении новых видов товара.

Планирование и осуществление закупок представляет собой непрекращающийся процесс, требующий больших затрат денежных средств. Решения о закупке должны приниматься при тщательном рассмотрении всех показателей плана будущих закупок. Правильная организация закупочной деятельности способствует увеличению прибылей и повышению благосостояния всех работающих. Наоборот, ошибки в планировании закупок приводят к большим убыткам, а иногда к банкротству фирмы. Отдел закупок является главным подразделением, где принимаются решения о закупке товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщика, устанавливаются требования к качеству продукции и т. д. Важность этого подразделения в общей структуре оптовой фирмы трудно переоценить точно так же, как трудно переоценить важность правильно организованной закупочной деятельности для работы всего предприятия.

Отдел закупок организует изучение потребительского спроса. При изучении потребительского спроса в оптовом распределении следует сочетать методы изучения спроса оптовых товарополучателей и методы изучения спроса населения. Обязанности торговых агентов отдела закупок включают регулярное посещение предприятий розничной сети для выявления их спроса. Они знакомятся с ходом продаж товаров, производят опросы покупателей и тщательно изучают материалы их опросов.

Торговые агенты отдела закупок изучают потребности товарополучателей, определяют состояние спроса на отдельные товары, выявляют тенденции изменения спроса и прогнозируют его на предстоящий период.

Глубокое изучение спроса оптовых покупателей имеет большое значение для правильного и обоснованного формирования заказов на поставку продукции. Достоверные сведения о потребительском спросе позволяют торговым агентам оптовой фирмы более точно определить объём и ассортимент закупаемых товаров, своевременно предусмотреть изменения в торговле отдельными товарами.

Отдел закупок может состоять из одного торгового агента и нескольких канцелярских работников, осуществляющих документирование операций по закупочной деятельности. По мере увеличения объёмов закупок штатный состав отдела может расширяться и включать управляющего и нескольких агентов по закупкам с закреплением за каждым из них определённой группы товаров. Управляющий отделом уполномочен решать общие вопросы планирования и организации закупочной деятельности, контролировать действия закупочных агентов и оказывать им всестороннюю помощь. Он сам может выступать в роли закупочного агента по определённой группе товаров, если это не мешает выполнению основных обязанностей. При больших объёмах закупок за каждым торговым агентом закрепляется необходимое количество помощников и канцелярских работников.

Агент по закупкам ведёт календарь закупок, в котором фиксирует все операции по осуществлению закупочной деятельности. По календарю определяется время очередной поставки груза, состояние товарных запасов, источники поступления товаров, их стоимость, условия поставки.

В некоторых оптовых фирмах учёт товаров осуществляется в отделе закупок, в других — эту функцию выполняет специально созданный отдел. Правильный учёт товаров и его документальное оформление имеет большое значение для планирования закупок. На. основании этих документов принимаются решения о новых закупках. В документах, связанных с закупочной деятельностью, отражается следующая информация: ассортимент товаров, источники поступления, цена за единицу изделия, условия поставок, резервнодопустимое количество товара на складе, минимальные и максимальные объёмы поставок, время поставки, общий объём закупок за определённый период времени, статистика закупок и т. д.

Агент по закупкам периодически просматривает учетные документы. В результате проверки устанавливается состояние товарных запасов. При минимальном количестве товара агент направляет на склад запрос с целью установления соответствия между физическим наличием товаров на складе и его количеством по учетным документам.

Периодически осуществляемый выборочный учет товаров на складе облегчает работу по общему учёту наличных запасов. Цель инвентаризации состоит в определении действительных товарных запасов, необходимых для удовлетворения потребительского спроса. Если количество товаров, хранящихся на складе, не совпадает с данными учетных документов, агенту по закупкам необходимо запросить склад (отдел приёма товаров) и уточнить все ли товары были учтены при их приёме и размещении на хранение. Различные несовпадения могут быть связаны с ошибками в указании места хранения товара, либо с расположением товаров в местах, предназначенных для хранения другой продукции. В случае, когда выборочная инвентаризация не позволяет установить истинное количество хранящегося товара, агент по закупкам вправе потребовать от управляющего складом полной инвентаризации.

По получении данных о наличном количестве товара агент по закупкам рассматривает другие факторы, влияющие на определение объёма закупки. Например, в результате перепроизводства или сокращения рынка сбыта может возникнуть возможность приобретения товара у поставщика по сниженным ценам.

Для каждого наименования товара устанавливается минимальный и максимальный объём закупок. При закупке минимальных партий товара дистрибьютор руководствуется соображениями экономической целесообразности. Закупка товара ниже минимально установленной партии означает повышение цены единицы изделия. На решение о максимальном объёме закупки влияют те же самые факторы, а также перебои в поставках товаров, ограничения в площадях хранения, в трудовых и материальных ресурсах.

Принятые агентом решения об объёмах закупок отражается в рабочем листе или карточке, где фиксируются закупки товара у соответствующего поставщика. Напротив каждого товарного наименования агент указывает количество товара, включаемого в заказ на будущую поставку. В компаниях, использующих системы передачи данных, такой лист может быть подготовлен компьютером. Системы передачи данных позволяют автоматически определить количество заказываемых товаров на основе коэффициента использования товара за определённый период времени. Данные, полученные в результате компьютерной обработки, могут быть приняты за основу при осуществлении закупочной деятельности или изменены в случае появления новой информации, ранее неучтённой.

Повышенный спрос на товары может стать основанием для осуществления специальной закупки. Специальный одноразовый заказ может включать закупку товара, не включённого в обязательный ассортиментный перечень оптовой фирмы. Как правило, такое действие дистрибьютора объясняется его желанием установить более прочные контакты с определённым потребителем.

Закупка товаров сезонного назначения осуществляется в период времени, предшествующий началу сезонной продажи. Потребительский спрос на товары сезонного назначения постоянно меняется, и. то следует учитывать при планировании закупок. Неполная реализация такого товара в сезон может стать причиной значительных убытков в будущем, поскольку в следующем сезоне тот же товар может морально устареть, потерять свою потребительскую ценность и, следовательно, не пользоваться потребительским спросом. Закупка товаров сезонного назначения не должна превышать реального потребительского спроса. Многие фирмы производители осуществляют предварительную продажу сезонных товаров, предоставляя дистрибьютору льготные условия расчёта, выраженные в отсрочке платежа до наступления сезонной продажи. Предварительная продажа товара весьма выгодна производителю, поскольку сокращает его расходы на хранение товара и его доставку товарополучателям. С другой стороны, такой метод работы обеспечивает упорядоченность закупочной деятельности дистрибьютора, так как избавляет его от необходимости осуществлять формирование заказов в спешке и даёт преимущество в отсрочке платежа.

Формирование заказа на закупку товара

При планировании закупки по каждому наименованию товара заполняется специальный рабочий лист. Рабочий лист, в котором представлена информация по товарам, полученным от одного поставщика, может использоваться как проект заказа на поставку продукции. Отдельный рабочий лист заполняется по каждому поставщику. Информация с рабочих листов переносится отдельно по каждому поставщику в заказ полностью или с незначительными изменениями.

При планировании закупок по каждому наименованию товара заполняется специальная карточка. В карточке содержится информация о количестве товарных запасов, минимальном и максимальном объёме заказов, характеристике товаров, объёме ближайшей поставки и т. п. Картотека организуется в последовательности, принятой производителем при группировке выпускаемой продукции. При подготовке заказа нужная информация извлекается из карточки и переносится в заказ.

Другим вариантом такой картотеки является рабочий журнал, который ведётся закупочным агентом по каждой единице товара и отдельно по поставщикам. Журнал содержит те же данные и может также использоваться для подготовки заказа.

Заказ продукции осуществляется из различных источников. Учётные документы позволяют определить источник поступления продукции. Для товаров, имеющих двух или нескольких поставщиков, заводятся отдельные карточки, позволяющие сравнивать и анализировать содержащуюся в них информацию. Выбор поставщика является составной частью работы по планированию закупок.

Данные рабочего листа или карточки берутся за основу при подготовке заказа. После завершения работы по формированию заказа следует тщательно проверить каждую внесенную в него позицию.

Подготовка заказа на поставку может осуществляться вручную и автоматически. Ручной метод подготовки заказа трудоёмок и имеет ряд существенных недостатков. Компьютерный метод позволяет избежать кропотливой ручной работы по составлению заказа, значительно экономит затраты труда и времени, обеспечивает скорость и точность подготовки заказа. Это такие программы как SAP, ASUN

Большинство оптовых предприятий используют при составлении заказа унифицированную форму. В ней каждому реквизиту отводится соответствующее место. В форме заказа указывается: наименование и адрес заказчика, адрес отгрузки товара, дата заказа, метод транспортировки, условия оплаты, объём поставки по каждому наименованию товара, характеристика продукции, единица измерения, цена единицы товара, общая стоимость поставки и другие сведения.

Заказ на закупку может быть написан от руки, либо подготовлен при помощи систем передачи данных. В обоих случаях он будет иметь одинаковую юридическую силу. Во избежание различного рода неточностей и недоразумений предпочтительней представлять заказ в печатном виде. На подготовленном заказе обязательно должна стоять подпись лица, ответственного за данную закупку.

Заказ подготавливается в нужном количестве экземпляров. Оригинал пересылается поставщику. К нему может прикладываться копия : заказа, в которой поставщик по требованию оптовика предварительно до отгрузки продукции по каждому наименованию товара указывает действующие цены. Остальные копии заказа распределяются по функциональным подразделениям внутри оптовой фирмы.

Подготовленный заказ нуждается в тщательной проверке. После того, как заказ подготовлен, агент по закупкам осуществляет его окончательную проверку. В результате проверки устанавливается правильность выбора поставщика, методов отгрузки и доставки товаров, условий поставки. При окончательной проверке необходимо удостовериться в том, что размер закупки не превышает размеров выделенных бюджетных средств. В случае затруднений агент по закупкам может представить проект заказа на рассмотрение администрации для принятия окончательного решения по реализации закупки.

Сформированный заказ на поставку товаров проверяется управляющим отделом закупок либо другим руководящим сотрудником оптовой фирмы. Опытность и квалификация агента, осуществляющего закупку, а также степень доверия к нему со стороны администрации имеют значение для одобрения закупки.

Заказ на закупку представляет собой письменный контракт, в котором оптовая фирма выступает в качестве покупателя, а поставщик — в качестве продавца.

Поскольку заказ на поставку продукции связан со значительными денежными расходами, он имеет юридическую силу только при условии его подписания лицом, уполномоченным осуществлять закупочную деятельность.

После того, как заказ направлен поставщику, агент по закупкам формирует временное дело, в которое заносится вся документация, относящаяся к данному заказу. Все изменения в заказе в процессе его выполнения фиксируются и заносятся в дело. Прием товара от поставщика и размещение его на складе завершают работы с данным заказом.

Дистрибьютор осуществляет контроль за поставками и качеством продукции. Неудовлетворительное выполнение заказа, связанное с повреждением груза при доставке, его потерей или задержкой, ведёт к возбуждению потребителем иска о возмещении убытков, либо к требованию о повторной поставке товара. Выполнение некоторых заказов требует особого внимания дистрибьютора, поскольку связано со специальными условиями или требованиями потребителя. Метод выполнения специфических заказов трудно определить заранее, здесь необходима совместная работа обеих сторон.

Функции и задачи логистических закупок:

• определение потребности в продукции,

• получение и оценка предложений,

• выбор поставщиков,

• согласование цены и заключение договоров,

• формирование заказов,

• контроль за количеством и сроками поставок,

• входной контроль и размещение материальных ресурсов на складе,

• управление запасами и контроль.

Я взяла пример товара чтобы показать какие факторы помимо цены и качества влияют на выбор поставщика, производителя, количества единиц товара который необходимо купить и т.п. Т.к я работаю в ЕТУ я представлю Вам как мы оформляем заказы электронных систем для 49 стран входящих в союз. Легче это Вам будет представить на примере России.

Историческая справка: (покажу чтобы имели представление как они устроены)

Электронный жилет DAEDO

Круглые: это датчики

Внутри жилета раствор который реагирует на удар, если сила удара недостаточна,жилет не среагирует и очко не защиается.

Электронный жилет ADIDAS

У него внутри есть проводки к которым прикрепляются датчики. Они определят силу удара в джоулях от 0 до 1000, требуемая сила удара для определенной весовой категории определяется заранее до соревнований, результат отражается на табло и защитываются очки если сила удара соответствует требованиям.

Выбор поставщика зависит от след факторов:

Безопасность (т.к в 1ю очередь это система защиты от ударов)

Точность показания ударов в том числе и силы (для точного определения очков)

Цена

Прочность

Износ

Цены:

Таким образом явно видно что преимуществ больше у компании DAEDO.

Методы формирования заказа на закупку товара:

Заказ может быть сформирован следующими способами:

1. Вручную - пользователь сам формирует документ ордер-заказ, используя

стандартные способы создания документов.

2. Заказ оформляется по шаблону, при необходимости вносятся корректировки в графу количество товара.

3. Автоматически с использованием стандартного расчёта –

необходимость заказа товара определяется системой, также автоматически

рассчитывается количество для заказа.

Заказ будет фомироваться только для тех мест хранения, в которые он обычно поступает

Заказ будет формироваться только на главное место хранения, а расчёт

скорости продаж, реализации и остатков будет производиться по всем подчиненным местам хранения в целом.

Отбор карточек для заказа осуществляется по менеджеру: заказ, поставщик или товар прикреплен к к-то менеджеру (у которого есть данные о характ-ках) и который определяет формирован заказа.

Поставщики товара определяются на основании информации, указанной в

карточке товара

Для расчёта аналитического периода используется информация, указанная

для мест хранения в справочнике. Период для расчёта будет равен N

последним дням, заканчивая датой, предшествующей текущей дате, т.к.

продажи текущего дня могут быть неполными и их учёт некорректен.

При расчёте будет учитываться товар, находящийся в пути - т.е.

заказанный, но еще не полученный товар (в базе данных присутствует

заказ поставщику, но отсутствует связанный приход товара).

Заказываемое количество рассчитывается в соответствии с параметрами

товарного запаса, указанными в карточке товара

• Заказываемое

количество вычисляется по формуле (если количество, полученное в

результате расчёта, меньше нуля, то значение приравнивается нулю):

,

где:

Vs - скорость продаж;

P - период продаж (количество дней в периоде, вводится

пользователем);

K - коэффициент скорости продаж в процентах (вводится

пользователем, позволяет увеличить заказываемое количество на K

процентов, примером использования может служить заказ, который

формируется на длительный период; использование коэффициента

также позволяет учесть прогнозируемое кратковременное

повышение спроса на товар);

O - остаток товара на день заказа.__

В зависимости от организационной структуры предприятия, формированме заказов можно разделить на:

1. Обычные заказы на место хранения. Используются на предприятиях с

простой организационной структурой. Заказ формируется и направляется

поставщику каждым филиалом отдельно.

2. Общие заказы от нескольких филиалов. Используются на предприятиях с

более сложной организационной структурой, где общением с поставщиком и

заказом товаров занимается отдельное структурное подразделение - офис.

Заказы поставщику формируются в филиалах и передаются в офис. На

основании полученных заказов, офис формирует общий заказ и направляет его

поставщику. Поставщик отгружает товар на место хранения офиса. Офис

формирует перемещения товара на места хранения филиалов, согласно

полученным от них заказам. Формирование общего заказа и перемещений на

филиалы производится автоматически с помощью соответствующих служебных

функций.

3. Заказы на распределительный склад - используются торговыми

предприятиями со сложной организационной структурой, имеющими сеть

магазинов (филиалов) и общий распределительный склад. Заказы формируются

розничными филиалами на распределительный склад с учётом продаж филиала.

Заказы поставщикам формируются распределительным складом с учётом

перемещений на розничные филиалы (продажи самих филиалов при этом не

учитываются). При расчете реализации и скорости продаж для главного склада

учитываются перемещения на подчиненные места хранения.