1.5 Техника и форма бухгалтерского учета

Под техникой бухгалтерского учета понимается способ его ведения, т.е. регистрации учетной информации, которая осуществляется вручную или с использованием средств автоматизации. Для этой цели разработаны учетные регистры.

По внешнему виду они подразделяются на карточки, свободные листы и книги, а по содержанию — на регистры аналитического, синтетического учета и комбинированные.

Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов).

На их основе бухгалтерия создает картотеку основных средств, а материально ответственные лица — картотеку материалов, запчастей, готовой продукции.

Свободные листы — учетные регистры большого формата с большим количеством сведений. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся журналы-ордера, ведомости. Они удобны в использовании и являются самым распространенным видом учетных регистров.

Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления. Так, например, обязательно ведется кассовая и главная книга. Ее листы пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

Записи в учетных регистрах должны вестись аккуратно, на каждой строке. Нельзя делать записи над строками и между ними. Подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документах — подписями лиц, подписавших документ, в учетных регистрах — подписью лица, делающего исправления.

Выделяют следующие способы исправления в учетных записях:

Корректурный способ — применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она была обнаружена до составления баланса и не отразилась на итогах учетных записей. Сущность данного метода состоит в том, что ошибочный текст или сумму зачеркивают и сверху пишут правильный текст или сумму.

Например, вместо 400 рублей была занесена сумма 4000.

4000	Неверное исправление
400 4000	Верное исправление

Способ дополнительных проводок — применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетном регистре указана правильная корреспонденция счетов, но уменьшена сумма операции. Для исправления ошибки делают новую проводку на недостающую сумму.

Например, вместо проводки Дт10/К60 — 400 рублей записана операция Дт10/К60 — 40. Для исправления ошибки записывается дополнительная проводка Дт10/К60 — 360.

Способ «красное сторно» — применяется в случаях, когда указана неправильная корреспонденция счетов или завышена сумма операции. Сущность данного метода в том, что вначале повторяется та же корреспонденция счетов, но сумма показывается красным, эти суммы вычитаются при подсчете итогов по разделу. После этого составляется новая проводка с правильной корреспонденцией счетов. Вместо выделения красным цветом сторнируемые проводки можно оформлять скобками.

Например, получены материалы по предоплате на сумму 1500 рублей. Составлена проводка Дт08/К60 — 1500 (вместо Дт10/Кт60). Исправление:

Дт08/К60 — (1500)	сторнирование неправильной проводки
Дт10/К60 — 1500	запись правильной проводки

Под формой бухгалтерского учета понимается совокупность различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них. В настоящее время распространены следующие формы бухгалтерского учета.

Мемориально-ордерная форма — по данным первичных или накопительных документов составляют мемориальные ордера, которые записываются в регистрационный журнал и затем в главную книгу. Полная схема документооборота приведена на рисунке 10.

Достоинства мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета:

• строгая последовательность учетного процесса, простота и доступность учетной техники;

• легко осуществить разделение учетной работы между квалифицированными и неквалифицированными работниками.

Недостатки:

• трудоемкость учета, вызываемая многократным дублированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, аналитических и синтетических регистрах);

• отрыв аналитического учета от синтетического, громоздкость аналитического учета.

Журнально-ордерная форма

Журналы-ордера (Ж-О) представляют собой свободные листы большого формата со значительным количеством реквизитов. Открываются они на месяц на отдельный синтетический счет или группу синтетических счетов. Записи в Ж-О производятся ежедневно непосредственно с первичных документов. В Ж-О производятся только кредитовые записи того синтетического счета, операции которого учитываются в данном журнале. Месячные итоги каждого Ж-О показывают общую сумму кредитового оборота счета и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.

Месячные итоги Ж-О записывают в Главную книгу. Кредитовый оборот переносят в Главную книгу из соответствующего журнала, а обороты по дебету записывают в книгу из разных Ж-О по корреспондирующим счетам. Ж-О и Главная книга взаимно дополняют друг друга. В Ж-О дается расшифровка кредитового оборота синтетического счета, а в Главной книге — расшифровка дебетового оборота этого же счета (см. рис. 11).

Полную форму чаще всего используют крупные предприятия. Она состоит из 16 журналов-ордеров, 18 вспомогательных ведомостей и 15 разработанных таблиц. Сокращенную форму, которая состоит из 8 журналов-ордеров, 6 ведомостей и 3 разработочных таблиц, используют средние и мелкие предприятия.

Достоинства: применение этой формы значительно уменьшает трудоемкость учета.

Недостатки: сложность и громоздкость построения Ж-О, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.

Журнал-Главная — разновидность мемориально-ордерной формы ведения бухгалтерского учета. Основным учетным регистром является регистр Журнал-Главная, в который заносятся хозяйственные операции с первичных документов. В Журнале-Главной происходит вся обработка, подсчет оборотов и конечных сальдо по всем счетам, бухгалтерский баланс и отчетность составляются на основе данных этого регистра.

Главным недостатком этой формы является громоздкость основного регистра.

Упрощенная форма учета применяется на малых и средних предприятиях. Согласно Федеральному закону от 24.07.2007 «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» (ред. от 27.12.2009) под субъектами малого и среднего предпринимательства понимаются потребительские кооперативы, коммерческие организации и индивидуальные предприниматели, соответствующие следующим условиям:

• в уставном капитале доля участия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов не превышает 25 процентов, доля, принадлежащая одному или нескольким юридическим лицам, не являющимся субъектами малого предпринимательства, не превышает 25 процентов;

• средняя численность работников за предшествующий календарный год не превышает 250 человек для средних предприятий, 100 человек для малых предприятий, 15 человек для микропредприятий;

• выручка от реализации товаров (работ, услуг) без учета налога на добавленную стоимость или балансовая стоимость активов (остаточная стоимость основных средств и нематериальных активов) за предшествующий календарный год не превышает предельные значения, установленные Правительством Российской Федерации для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства (микропредприятия — 60 млн рублей, малые предприятия — 400 млн рублей, средние предприятия — 1000 млн рублей с 1 января 2008 года).

Согласно «Типовым рекомендациям по организации учета для субъектов малого предпринимательства» от 21.12.98 при упрощенной форме ведется только два регистра: книга учета хозяйственных операций и ведомости В-1÷В-9.

Простая форма учета применяется организациями и индивидуальными предпринимателями, применяющими упрощенную систему налогообложения. Эта система предусматривает ведение учета без двойной записи на счетах. Основным учетным регистром является Книга учета доходов и расходов.

Автоматизированная форма учета — применяется с использованием ЭВМ. Порядок обработки информации представлен на рисунке 12.