2. В общем виде функция – это совокупность действий, относительно однородных по некоторому признаку, направленных на достижение частной цели и подчиненных общей цели управления.

Функции, выполняемые в организации можно разделить на 3 большие группы:

- производственные

- управление производственными функциями

- управление управленческой деятельностью

К производственным относятся функции, основного, вспомогательного и обслуживающего производства товаров, услуг, информации или знаний.

К функциям управления относятся функции по планированию, прогнозированию организации, координации, стимулированию и контролю деятельности работников, занятых в основном, вспомогательном и обслуживающем.

К функциям управления управленческой деятельностью относится стратегическое управление, внешнее представительство и консультационная деятельность.

Производственные функции выполняют рабочие, техники, инженеры, секретари-референды, которых мы называем специалистами.

Функция управления производственными функциями выполняют мастера участков, бригадиры, руководители групп или проектов, другие работники имеющие в своем подчинении специалистов действия которых они направляют своими решениями. Этих работников называют менеджерами.

Функции управления управленческой деятельностью выполняют работники, имеющие в своем распоряжении менеджеров и направляющие их деятельность в соответствии с целями и миссией организации.

3. Функции – важнейший элемент при построении структуры организации, в наборе персонала.

Наиболее плодотворный подход к выделению единичной самостоятельной конкретной функции управления заключается в соблюдении 2 условий:

- рассмотрение набора конкретных функций управления используемых в большой организации

- наличие в каждой конкретной функции управления полного набора общих функций управления

Первое условие можно выполнить при рассмотрении группы малых предприятий.

Они имеют близкие по трудоемкости и сложности параметры типовых конкретных функций управления. По этому примем малое предприятие за основу при определении набора единой самостоятельной функции управления. По критерию типизации целесообразно выделить 4 набора конкретной функции управления:

- базовый

- отраслевой

- групповой

- специальный

Базовый набор входит в состав любого конкретного набора функции организации.

Базовый набор как конкретная функция управления составляет: управление производством продукции, управление бухучетом, управление техническим и социальным развитием, управление техническим и социальным обеспечением, управление технической безопасностью, управление трудом и зарплатой, управление реализацией, управление маркетингом, управление экономикой, управление финансами, управление рекламой, управление охраной, стратегическое управление, представительская деятельность, консультационная деятельность.

Отраслевой набор включает функции, характерные для конкретной отрасли народного хозяйства: промышленность, транспорт, связь. В рамках отраслевых функций характерны для подотраслей.

Групповой набор состоит из функций, определяемых правовой формой организации.

К типовому набору могут присоединяться специфические функции управления, например управление внешнеэкономической деятельностью.

Формирование функциональной структуры из типовых звеньев дает хорошие результаты для небольших организаций, где число функций управления не превышает двухсот. При увеличении их числа сложность функциональных структур существенно возрастает, поэтому для организаций со значительно большим числом функций предлагается метод агрегирования в рамках единичной, самостоятельной единицей.

По совместимости функции бывают: одинаковые, однотипные, разнотипные. К одинаковым относятся функции, выполняемые разными людьми по одинаковым правилам. К однотипным относятся функции выполняемые по разным правилам, но относящиеся к одной сфере деятельности. К разнотипным относятся функции, выполняемые по разным правилам и относящиеся к разным сферам деятельности.

Возможны несколько вариантов распределения функций, процедур или операций, среди работников:

- работник выполняет 1 функцию. Количество и профессионализм работников определяется только сложностью и трудоемкостью функций с одной стороны и нормой рабочего времени и квалификации с другой.

- работник выполняет несколько функций в течении отчетного периода. Количество и профессионализм работников определяется не только сложностью и трудоемкостью, но и различием в сложности и совместимости функций. Здесь возможны 2 ситуации: а) все функции одинаковые; б) функции имеют разный характер совместимости и разную сложность выполнения.

Совместимость функций зависит от однородности их процедур или операций. Однородность дает возможность усилить процесс кооперации управленческого труда и тем самым уменьшить аппарат управления, а так же позволяет упростить функциональную структуру управления.

Признаки отнесения функций к группам совместимости, с учетом особенностей единичной и самостоятельной функций управления. К группе одинаковых относятся:

- функции в рамках одной единичной самостоятельной функции управления, выполняемые по одному алгоритму и направленные на разные объекты управления

- функции в рамках нескольких одинаковых единичных самостоятельных функций управления, выполняемые по одному алгоритму и направленные на разные объекты управления.

К группе однотипных относятся:

- различные функции в рамках одной единичной самостоятельной конкретной функции управления

- одинаковые функции в рамках разных единичных самостоятельных функций управления

К группе разнотипных относятся:

- различные функции в разных единичных самостоятельных функциях управления

- различные функции в разных единичных самостоятельных функциях в целом.

Тема: коммуникации в системе управления организацией

1. коммуникации в организационной системе

2. управление противоречиями

1. Коммуникации рассматриваются как явление и как процесс. Как явление, коммуникации представляют собой установленные нормы взаимодействия между людьми в рамках организаций, соответствующих организационных форм. Как процесс – отражают принципы и закономерности отношений между людьми, эти отношения могут характеризоваться либо полной поддержкой руководителей или подчиненных, либо наличием противоречий между ними.

Принята следующая типология организаций:

- между организацией и внешней средой

- между подразделениями

- внутри подразделений по уровням производства и управления

- межличностные

- неформальные

Руководитель принимая решение должен управлять возникающие при их реализации реакции, либо полной поддержкой, либо проявлениями противоречий.

Полная поддержка свидетельствует либо о пассивности подчиненных и большом авторитете руководителя, либо об их не компетентности. Таким образом полная поддержка решения руководителя это серьезный симптом неблагополучия в организации.

Наиболее характерная реакция подчиненных – противоречие. Противоречие – результат взаимодействия сторон с различной степенью восприятия и оценки одного и того же явления или объекта, которые вместе с тем находятся во внутреннем единстве и является источником развития и познания. Противоречие имеет 4 ступени:

- различие

- поляризация

- столкновение

- антагонизм

На ступени различие руководитель и подчиненный достигая взаимопонимания в целях, основных методах и средствах выполнения задания. Различия чаще всего возникают при нововведениях в отлаженном механизме различия не накапливаются и носят кратковременный характер. Очень хороший руководитель может поддерживать длительно время противоречия на ступени различие. При этом коллектив будет представлять собой единую команду. Взаимодействия на этой ступени может быть рекомендовано организациям с мало меняющейся технологией производства.

Поляризация. Характеризуется взаимопониманием в целях поставленных руководителем перед подчиненным, но различным подходам к средствам и методам их реализации. Это не мешает выполнить поставленные руководителем цели. Своя точка зрения подчиненного может либо накапливаться для нахождения нового подхода к решению задачи, либо переходит в различие при совместном обсуждении лучшего для реализации поставленной задачи. Различие и поляризация – это естественные статистические отношения в производственных условиях, в которых подчиненный должен понять, оценить и выполнить полученную работу.

Столкновение характеризуется пониманием и поддержкой только части общей цели со стороны подчиненных. Руководитель и подчиненный при этом формируют различные частные цели, задачи и естественно предлагает различные способы их реализации. Столкновение может быть вызвано:

- большим разбросом компетентности между руководителем и подчиненными как в ту или иную сторону.

- переходом на производство нового изделия

- низки уровнем управленческого образования руководителем

Столкновение может стать толчком к развитию и внедрению нововведений и дальнейшему переходу к антагонизму. Оно позитивно характеризует себя в проектных и опытных организациях. Руководитель должен сам организовать такие столкновения в рамках проведения мозговых штурмов.

Антагонизм характеризуется неадекватным подходом руководителя и подчиненного к общим и частным целям, средствам и методам их реализации. Он может привести к конструктивным или деструктивным явлениям. Антагонизм позитивно реализует себя в поисковой работе организаций с переходным или экстремальным условиям. Если руководитель не организует временный антагонизм, то он создается сам и обычно в не цивилизованных формах. Работа в этом режиме должна носить кратковременный характер.

Рассмотрим в виде таблицы рекомендации по эффективному использованию ступеней противоречий.

Ступень противоречий	Область применения в организации или ее подразделения
1. различие	В отлаженном механизме противоречия, при мало меняющихся технологиях производства, при высоком профессионализме руководителя и среднем персонала, при выпуске слабо эластичной продукции
2. поляризация	В отлаженном механизме взаимодействия, при постоянной модернизации технологии производства, при высоком профессионализме руководителя, при выпуске средне эластичной продукции
3. столкновение	В отлажено механизме взаимодействия, при переходе на выпуск нового изделия, при высоком профессионализме руководителя и персонала, при выпуске средне эластичной продукции
4. антагонизм	В отлаженном механизме взаимодействия, при скачкообразных изменениях производства, при разработке принципиально новых решений, при деятельности в экстремальных условиях, при высоком профессионализме руководителя и персонала, при выпуске сильно эластичной продукции

Все противоречия могут быть сведены к 3 видам:

- системным

- производственным

- личным

Производственные противоречия отражаются в рамках отдельных подсистем. Личностные противоречия отражают бытовой уровень отношений между людьми и определяются степенью удовлетворения социальных потребностей и интересов человека. Системные противоречия отражают взаимодействия управляющей и управляемой систем.

2. в каждом коллективе существует 1 из 4 ступеней противоречия или полная поддержка. Задача руководителя заключается в том, чтобы перевести коллектив с существующей ступени противоречия на требуемую. Это осуществляется путем создания или предотвращения конфликтов. Конфликт должен быть подготовлен, ограничен и иметь 3 фазы:

- создание

- функционирование

- выход

Конфликт – временное эмоциональное изменение настроения человека или коллектива в связи с получением новых данных существенно меняющих старое представление об интересующем объекте или процессе.

Конфликты бывают естественные и искусственные. Естественные конфликты возникают сами собой, когда достигается большое несоответствие в отношениях людей и переводит их на какое то время на нижний уровень и далее по циклу.

Искусственные конфликты создаются людьми для реализации определенных целей.

Конфликты могут быть:

- деловые (открытые)

- межличностные (скрытые, тлеющие)

Конфликты могут быть порождены интригой. Интрига – нечестное намеренное запутывание людей, чтобы вынудить их к определенным действиям и нанесению ущерба. Оградить себя от интриг можно: создание четкой информационной службы на всех уровнях, соблюдение дистанции в общении с подчиненными, понятной для подчиненных мотивировкой принятых решений.

Основанием для конфликта может быть повод, т.е. случайное стечение обстоятельств. Руководитель не должен допускать переноса производственных противоречий в межличностные отношения, а работники должны научиться переключаться со ступеней противоречий, создающихся при решении производственных задач на обычный дружелюбный уровень бытовых отношений.

Управление противоречиями относится к вершинами искусства управления.

предотвращение	создание
1. признавать и слушать друг друга	1. настаивать на своей власти и исключительности
2. находить общие точки зрения, решения	2. не обращать внимания на мелкие предложения
3. критиковать действия, а не личность	3. перечислять подчиненным их старые ошибки и обиды
4. дискутировать честно и открыто	4. взвалить на других свои ошибки
5. улыбаться	5. допускать для себя несвойственную строгость, грубость
6. постоянно учиться	6. афишировать свой большой опыт

Наличие противоречий характеризует организацию в статике. А наличие конфликтов в динамике. Обычно организация характеризуется взрывным характером конфликта и долговременным периодом противоречий. При неумелом управлении производственные конфликты могут влиять на межличностные отношения изменяя их в ту или иную сторону. Так, ступени «различие и поляризация» сближают людей в бытовых областях; ступени «столкновение и антагонизм» разъединяют людей в быту, однако они формируют долговременные отношения.

Выход из конфликта может быть так же достигнут принятием компромиссных решений. Компромисс может быть достигнут 3 путями:

- достижением взаимных уступок

- подавлением потребностей и интересов одной из сторон

- предварительный учет приоритетов потребностей и интересов личности или общества

Достижение взаимных уступок обеспечивается профессиональным использованием социально-психологических методов управления. Подавление потребностей и интересов одной из сторон достигается благодаря профессиональному использованию организационно-распорядительным методов управления при авторитарном стиле управления. Предварительный учет приоритетной потребностей и интересов личности и общества – это управление по упреждению. Достижение компромиссов по упреждению – современный подход к управлению.

Эти приоритеты можно ранжировать в порядке убывания значимости:

- основные потребности человека

- основные потребности общества

- социальные потребности человека

- социальные потребности общества

- интересы человека

- интересы общества

В рамках каждого приоритета должно проводиться ранжирование потребностей и интересов, т.е. каждой потребности и каждому интересу дается весовой коэффициент.

Тема: самоорганизация и управления в системе управления организацией

1. регламентация и самоорганизация в процессе управления

2. основные элементы самоорганизации и самоуправления

1. В каждой организации имеются регламентирующие документы на систему управления организацией, однако наряду со штатным в организации происходят процессы, связанные с несанкционированным управлением и организацией, т.е. самоуправление и самоорганизация.

Самоуправление и самоорганизация свойственны живой и неживой материи. В некоторых случаях они инициируют развитие искусственного управления в организации или же функционируют совместно.

Самоорганизация может рассматриваться как процесс и как явление. Сущность ее как процесса состоит в формировании совокупности действий, ведущих к созданию устойчивых реакций в системе. Сущность самоорганизации как явления состоит в объединении элементов для реализации программы или цели и действующих на основании внутренних правил и процедур.

Выделяют техническую, биологическую и социальную самоорганизацию. Техническая (как процесс) основана на программе автоматической смены алгоритма действия при изменений свойств управляемого объекта, цели управления или параметров окружающей среды. Как явление техническая самоорганизация – набор альтернативных, интеллектуальных адаптивных систем, обеспечивающих заданную работоспособность от условий функционирования.

Биологическая самоорганизация основана на генетической программе сохранения вида (как процесс), призванной обеспечить соматическое построение объекта (как явление). Процессы мутации живых организмов, их приспособление к конкретным условиям существования является проявлением биологической самоорганизации.

Социальная самоорганизация (как процесс) основана на общественной и социальной программе гармонизации общественных отношений, включающей меняющиеся во времени приоритеты установок, интересов, ценностных ориентаций мотивов и целей относительно законов организации. Самоорганизация реализуется путем самообучения, самовоспитания и самоконтроля. Как явление социальная самоорганизация это конкретные поступки человека или организации, формы коммуникации.

Позитивными формами проявления самоорганизации выступают изобретательская и рационализаторская деятельность, создание эффективных машин и структур, техническое и управленческое консультирование.

Самообучение – необходимое самопроизвольное стремление человека или организации к изменениям внутренних баз данных и базы знаний. Самообучение реализуется путем затрат собственного свободного времени и финансовых ресурсов.

Самовоспитание может относится как к человеку, так и к организации. Цель самовоспитания – преодоление вредных или создание новых позитивных качеств личности или организации. В том числе, формирование активной деловой политики.

Самоконтроль – контроль собственной деятельности человека, коллектива или организации, осуществляемый с целью сравнения результатов деятельности с имеющимися нормами, правилами и стандартами. Для проведения самоконтроля применяется самоанализ, самоотчет, самооценка.

2. Под самоуправлением понимается автономное функционирование какой либо социальной системы. Самоуправление реализует потребность человека и организации к свободе, самовыражению и самопроявлению. В отличие от регламентного управления в самоуправлении иерархия подчинения или отсутствует, или слабо выражена. Самоуправление предполагает выбор целей формирование сопутствующих им задач, разработку средств и методов их решения.

При самоуправлении действуют следующие принципы:

- принцип вторичности. Самоуправление не может быть первичным в организации. Любая организация создается для удовлетворения какой то общественной потребности или интересов. Она включается в систему хозяйственных или общественных организаций. Если организация не будет следовать законодательным актам, она будет ликвидирована. Полностью самоуправляемая самоорганизация почти невозможна.

- принцип сочетания управления и самоуправления. Данный принцип основан на обязательности управления потребностей и интересов персонала в организации относящихся как к управлению, так и к самоуправлению.

- принцип мягкой регламентации. Процесс самоуправления не может быть жестко регламентированным законодательными актами и положениями организации. Самоуправление основано на субъективизме активного персонала. В случае жесткой регламентации самоуправление вырождается в обычное управление с потерей рядов активизирующих потребностей и интересов.

Изначально самоорганизация возникает спонтанно, а затем формируется самоуправление.

Социальная самоорганизация может быть личной и коллективной. Личная самоорганизация в большей мере рассматривается психологией и только частично в рамках теории организации в плане информационного обеспечения и формах самоорганизации. Коллективная самоорганизация может происходить в среде:

- внутренних коммуникаций

- внешних коммуникаций

- рисковых операций

Тема: Основополагающие законы функционирования организации

1. общие понятия о законах и закономерностях в функционировании организации

2. закон синергии

3. закон самосохранения

4. закон развития деловых организаций

1. Закон – общепринятое правило, которое признается обязательным для исполнения. Все живое и неживое подчиняется законам природы. Жизнедеятельность людей регламентируется общепринятыми законами развития и постановлениями государственной власти. Конституция – основной закон государства, обладающий высшей юридической силой и устанавливающий высший правовой и экономической системой страны.

Применительно к социальным организациям под законом понимается устойчивая объективная связь явлений или событий присущая достаточно большому количеству организаций и обладающая неизбежной повторяемостью в сходных условиях. Социальные законы определяют отношения между людьми и группами и проявляются в процессе их деятельности. В соответствии с социальными законами складываются связи между организациями и людьми. Многие из социальных законов фиксируются в форме законодательных актов, либо нормативных документов определяющих поведение больших групп людей.

В отличие от законов материального мира действия одного и того же социального закона может обладать различной степень интенсивности в однотипных ситуациях, что вынуждает нас рассматривать социальный закон не как постоянную характеристику или устойчивую связь явлений, а как некоторую тенденцию, имеющую определенную степень достоверности.

Проявления действия законов в отношении социальных организаций всегда содержит элемент неопределенности, поскольку развитие организации тесно связано с деятельностью людей.

Под неопределенностью понимается неполнота или неточность информации об условиях реализации проекта или решения, включая связанные с ним затраты.

Для оценки степени отклонения поведения отдельного человека или организации от правил, устанавливаемых социальным законом, принято выделять 3 основных типа неопределенности:

- неизвестность

- случайность

- расплывчатость

Принятие решений в условиях неизвестности характерная особенность вновь создаваемой деловой организации или организации, осваивающей новый вид деятельности. К такому типу неопределенности относятся форс-мажорные обстоятельства, изменение политической ситуации, забастовки, войны и т.д.

Случайностями в теории организации принято называть факторы, подчиняющиеся социальным законам и допускающие оценку возможностей их реализации с использованием методов математической статистики и теории вероятности.

Расплывчатость связана с относительной неопределенностью, возникающей из за наличия закона и описания условий их действия, формулировок, допускающих неоднозначное толкование.

Неопределенность, связанная с возможностью возникновения в ходе реализации проекта неблагоприятных ситуаций или последствий характеризуется понятием риска. Риск – возможная опасность с одной стороны, а с другой, действие на удачу в надежде на благоприятный исход дела. Различают виды рисков, связанные:

- с нестабильностью экономического законодательства и текущей экономической ситуации

- с нестабильностью политической ситуации и возможностью социально-политических изменений в стране или регионе

- с возможностью внедрения ограничений на торговлю и поставки, закрытием границ, увеличением таможенных пошлин.

-с колебанием рыночной конъюнктуры валютных курсов, цен

- с недостатком или неточностью информации о технико-экономических показателях и параметрах новой техники и технологии

- с производственно-техническими причинами

- с неопределенностью целей интересов и поведения партнеров, а так же с недостатком сведений об их финансовом положении и деловой репутации

- непостоянство природно-климатических условий и возможности стихийных бедствий

Управленческая деятельность в социальной организации всегда связана с риском невыполнения намеченных планов принимаемых решений.

В менеджменте – управление рисками, это управление невозможно без знания законов регламентирующих функционирование социальных организаций и механизм их действия. Знание этих законов позволяет управлять рисками, выбирать варианты достижения поставлено цели рационально использовать социально-психологический ресурс членам организации.

Законы позволяют перейти от эмпирического к логическому методу познания, использовать в процессе управления научно обоснованные методы, предсказания дальнейшего развития событий.

Основными законами теории организации имеющими внешнюю и внутреннюю направленность являются:

- закон синергии

- закон самосохранения

- закон развития

- закон композиции и пропорциональности

- закон информированности и упорядоченности

- закон единства анализа и синтеза

Существуют еще и ряд специфических законов, регламентирующих главным образом деятельность внутри организации.

2. Энергетический потенциал деловой организации определяющий ее возможности в достижении поставленной цели зависит от множества факторов. Это как материальные характеристики необходимые для успешного ведения деятельности, так и факторы социального характера определяющие микроклимат в коллективе и профессионализм персонала. Эти характеристики и факторы в совокупности воздействуя на эффективность функционирования организации определяют синергию организации.

Синергия означает совместное и однородное функционирование элементов системы.

Закон синергии.

В любой организации возможен как прирост энергии, так и снижение общего энергетического ресурса по сравнению с простой суммой энергетических возможностей, входящих в нее элементов.

Действие закона синергии в организационных системах существенно обосабливает организацию от других объектов и систем материального мира. Для всех естественных систем основным законом является закон сохранения и превращения энергии в соответствии с которым в любой замкнутой системе при всех ее изменениях количество энергии остается постоянным.

Закон синергии утверждает, что в замкнутых социальных системах возможно изменение энергии в сторону как увеличения так и уменьшения. Объективно это связано с тем, что понятие энергетического ресурса организации входит не только материальные ресурсы, но и социально психологический ресурс коллектива, определяемый интеллектуальной и эмоциональной энергией, уровнем профессиональной подготовки каждого члена организации, а так же в значительной мере степенью взаимодействия членом коллектива к реализации общей цели организации.

Степень реализации потенциальных возможностей организации зависит от эффективности работы звена управления, при этом может быть достигнут как положительный так и отрицательный эффект. Низкий уровень реализации энергетического потенциала может быть обусловлен не эффективным менеджментом, отсутствием лидера, недостаточной квалификацией или пассивностью персонала, слабой технической обеспеченностью, использование устаревших технологий управления и многими другими причинами.

Задача руководителя заключается в том, чтобы найти нужный набор элементов и так организовать работу, чтобы синергия в организации носила созидательный характер, а не разрушительный характер. Применительно к социальным организациям закон синергии проявляется в частности при росте энергии, превышающем сумму индивидуальных усилий членов организации.

Наиболее важной особенностью действия закона синергии в рамках социальных организаций является возможность управления приростом энергии. В деловых организациях это выражается в целенаправленном регулировании энергетического и производственного потенциала.

Основная задача звена управления в создании условий, при которых поставленная цель достигается в более короткие сроки с использованием наименьших объемов материальных и человеческих ресурсов. В конечном итоге благодаря этому обеспечивается достижение – максимального экономического эффекта, что позволяет полученные материальные средства использовать для дальнейшего развития организации или удовлетворения социально-культурных потребностей членов организации.

В социальных системах синергетическим эффектом (резонансом) можно считать усиление результата совместной деятельности в результате совпадения набора элементов и оптимального сочетания их характеристик.

Появление нового качества в результате суммирования отдельных составляющих является закономерностью социальных организаций.

Нарастание и убывание энергии в рамках деловой организации определяется не только квалификацией ее работников, но и типом внутри коллективных связей. Поскольку в реальной жизни объединение усилий людей может привести не только к увеличению суммарной энергии, но и к ее уменьшению. Задача звена управления состоит в объединении усилий всех членов организации для достижения единой цели. Если члены организации преследуют различные цели, то эффект совместных действий может быть минимальным или отрицательным.

В связи с этим в организациях была разработана система мероприятий социального и экономического характера, направленная на решение задачи обеспечения положительного синергетического эффекта. К экономическим мерам можно отнести возможность в участии распределения общей прибыли и различные формы поощрения по итогам работы организации в целом. в социальном плане следует предусмотреть разработку специальных программ, связанных с проведение досуга или отпуска, бесплатное медицинское обслуживание и т.д. В психологическом плане целесообразно введение программы профессиональной учебы специального раздела, где каждому члену организации разъясняется важность его деятельности в рамках общих интересов.

Основная трудность управления эффектом синергии состоит в том, что в отличие от физических систем, для которых существует единица измерения энергии и методы оценки энергетического потенциала. Для организационных систем пока еще нет способов объективной оценки уровня внутренней энергии.

Наиболее простой способ в оценке показателей деятельности анализируемой организации по сравнению с работой другой аналогичной организации.