12 Автоматизация работ в офисных приложениях

Средства автоматизации работ в офисных приложениях позволяют сократить время обработки документов.

1 Формы и бланки в Word.

Программа Word позволяет создавать формы и бланки, которые можно распространять в электронном виде и заполнять на компьютере.

В виде бланков оформляются анкеты, опросные листы и другие документы.

Электронный бланк используется многократно, поэтому он создается не как обычный документ, а как шаблон. Шаблон является основой для других документов, а сам остается неизменным. Для этой цели в шаблоне делаются доступными только поля ввода данных (поля формы), к остальному тексту доступ пользователя закрыт.

Создание шаблона.

Создать шаблон можно одним из двух способов:

• при открытии документа (Файл→Создать, установить переключатель Шаблон;.

• сохранить готовый документ можно как шаблон (Файл→Сохранить как), установив в диалоговом окне сохранения тип файла Шаблон документа.

Файл, сохраненный как шаблон, имеет расширение .dot. Сохранить шаблон можно в любом месте, но по умолчанию Word сохраняет шаблоны в специальной папке Шаблоны.

Создание бланка.

Для создания полей формы бланка используют панель инструментов Формы. В Word возможны три вида полей формы:

• текстовые поля ‑ служат для ввода текста;

• флажки – позволяют установить или снять отметку в поле;

• раскрывающиеся списки ‑ позволяют выбрать один из нескольких вариантов.

Настройку полей выполняют в диалоговом окне Параметры, которое вызывается командой Свойства контекстного меню для выбранного поля.

Размещение полей формы удобнее всего выполнять с помощью таблицы, чтобы удобнее было выравнивать расположение полей.

Созданную форму перед использованием следует защитить.

Защита полей.

Для ограничения доступа пользователя при заполнении шаблона следует активизировать кнопку Защита формы на панели инструментов Формы.

Заполнение готовой формы.

Если шаблон был сохранен в стандартной папке Шаблоны, то вызвать его можно по команде Файл→Создать, при этом в диалоговом окне Создание документа выбирается имя требуемого бланка.

Поля формы выбираются клавишами [Tab] и [Shift+Tab] (движение в прямом и обратном направлении, соответственно) или с помощью мыши. Заполнив форму, следует сохранить ее в виде обычного документа или распечатать. Пример заполнения фрагмента формы, содержащей три типа полей (текстовый для ввода фамилии, флаг для ввода пола, поля со списком для ввода курса и номера группы) представлен на рисунке 12.

Рисунок 12 – Пример заполнения формы

2 Слияние документов в Word.

Слияние используется для создания документов на бланке, почтовых наклеек, конвертов, каталогов и при массовой рассылке сообщений по факсу или по электронной почте. Выполнить слияние можно одним из двух способов:

• с помощью Мастера слияния (Сервис-> Письма и рассылки-> Слияние),

• с помощью панели инструментов Слияние.

При работе с Мастером выполняйте его указания.

Для работы с панелью инструментов Слияние, необходимо выполнить следующие действия.

• Откройте панель инструментов Слияние. Выберите тип документа (письмо, конверты…), нажав кнопку Выбрать тип документа.

• Откройте или создайте основной документ.

В основном документе содержится неизменяемый от письма к письму текст (например, обратный адрес или название документа) и поля для ввода изменяемых данных. Если Вы создаете основной документ вновь, то введите в него неизменяемый текст (в примере на рисунке 13 неизменяемый текст не затенен, а поля данных затенены):

Рисунок 13 – Пример слияния документов

Если основной документ только создается, введите в него неизменяемые поля.

• Откройте или создайте источник данных (файл, содержащий сведения, предназначенные для объединения с документом. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии. Для использования сведений из источника данных необходимо сначала подключиться к этому источнику данных.), в котором содержатся сведения о каждом получателе.

Источник данных представляет собой табличную базу данных (Рисунок 14), он может быть создан в виде таблицы в Word, Excel или Access Заголовки столбцов этой таблицы будут использованы при создании шаблона.

Рисунок 14 - Файл, содержащий сведения, предназначенные для объединения с документом

Созданная таблица – источник данных – должна быть подключена (кнопка Открыть источник данных на панели инструментов Слияние).

• В основном документе добавьте или настройте поля слияния (пустая рамка, вставляемая в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных. Например, вставка поля слияния «Имя» позволяет вставить в документ значение «Наталья», которое хранится в поле данных «Имя».).

При вставке полей в основной документ выберите кнопку Вставить поля слияния. На вкладке Добавление поля слияния выберите Поля базы данных (будут выбираться поля, указанные в заголовке таблицы с исходными данными). Вставьте поля в соответствующие места основного документа.

• Для создания нового составного документа поместите сведения из источника данных в основной документ. Для этого переключите кнопку Поля/данные в состояние данные. Для создания очередного документа из Списка данных нажимайте кнопки перехода к записям на панели инструментов слияния.

• При необходимости сохраняйте или печатайте полученные документы (рисунок 15).

Рисунок 15 – Пример готового документа