Примеры выражений, использующих в качестве условий отбора текстовые значения

Таблица 10

Выражение	Описание
“РТ”	Отображает список абитуриентов, поступающих на кафедру РТиРЭС
“РТ” Ог “КИПРа”	Отображает список абитуриентов, поступающих на кафедру РТиРЭС или КИПРа
Веtween #05.01.93# Аnd #10.10.94#	Использует оператор Веtween...Апd для отображения списка абитуриентов с датой рождения не ранее 5-янв-93 и не позднее 10-окт-93
In(“РТ”, “КИПРа”)	Использует оператор In для отображения списка абитуриентов, поступающих, на кафедру РТиРЭС или КИПРа
Not “РТ”	Использует оператор Not для отображения списка абитуриентов, поступающих на все кафедры, за исключением РТиРЭС
Like “А*”	Отображает список абитуриентов, фамилии которых начинаются с буквы А
Right([Дата рождения], 2)= “93”	Использует функцию Right для отображения списка абитуриентов, у которых год рождения 93
Len([Кафедра])>Val(4)	Использует функции Lеп и Val для отображения списка абитуриентов, поступающих на кафедры, названия которых состоят из более чем 4 символов

Существует еще множество различных выражений для условий отбора: по датам; по пустым значениям полей; по частям полей; выражения, использующие статистические результаты по подмножествам; по подчиненным запросам; по нескольким полям в одном запросе.

Сохранение запросов. После формирования запроса закрыть окно Конструктора запросов. Данные автоматически сохранятся.

11.4 Создание отчетов

Отчет — особая форма представления данных, предназначенная для вывода на печать. Как правило, перед формированием отчета создают запрос.

Создание отчета в режиме Мастера отчетов:

1. В окне базы данных выбрать вкладку Отчеты, затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно.

2. В этом окне выбрать Мастер отчетов. В качестве источника данных выбрать нужный запрос и нажать кнопку ОК. Здесь следует выбрать, какие из полей включать в отчет. Выделить необходимые поля и последовательно включать их с помощью кнопки >. Если нужны все поля, то можно воспользоваться кнопкой >>.

3. Щелкнуть на кнопке Далее. Появится диалоговое окно с предложением определить уровень группировки. Это дает возможность отображать поля в различной последовательности. Здесь следует выбрать нужное поле для группировки и щелкнуть по кнопке >.

4. Щелкнуть на кнопке Далее. В следующем диалоговом окне можно отсортировать записи по определенному полю. Выбрать из раскрывающегося списка нужное поле, по которому следует отсортировать записи.

5. Щелкнуть на кнопке Далее. Появится диалоговое окно, в котором можно придать нужный вид отчету. Устанавливая переключатель, можно выбрать нужный вид отчета, ориентируясь на образец. Если нужен отчет большого размера, следует установить переключатель в режим Альбомная ориентация.

6. Щелкнуть по кнопке Далее. В этом диалоговом окне можно подобрать стиль отчета, ориентируясь на образец.

7. Щелкнуть по кнопке Далее. В следующем диалоговом окне следует задать имя отчета и щелкнуть по кнопке Готово. Можно просмотреть готовый отчет.

Редактирование отчета.

Если в отчет, созданный с помощью Мастера, нужно внести какие-либо изменения, то следует переключиться в режим Конструктора.

Окно Конструктора разбито на 4 области: области верхнего колонтитула (здесь размещается имя отчета), нижнего колонтитула (здесь размещаются дата и номер страниц), область данных и область примечаний.

В режиме Конструктора можно скорректировать свой отчет:

1. Выделив нужное поле мышкой (щелкнув левой кнопкой 1 раз), можно:

- переместить поле в нужное место,

- изменить шрифт и размер

- удалить поля. Выделяя мышкой поле, можно удалить его, нажав кнопку Del (на клавиатуре),

2. Открыв поле для корректировки (нажав 2 раза на кнопку мыши, можно исправить нужные надписи.

Печать отчетов.

Для печати отчета выбрать команду Файл I Печать. Окно диалога Печать позволяет задать нужные страницы для печати и количество копий.

Создание почтовых наклеек.

1. В окне базы данных выбрать вкладку Отчеты, затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно. В этом окне выбрать Почтовые наклейки, выбрать таблицу, на основе которой будут создаваться почтовые наклейки, и нажать кнопку ОК.

2. Появляется диалоговое окно, где следует выбрать параметры наклеек (Номер Avery, размер, число по горизонтали, а также систему единиц и тип наклеек).

3. Нажав кнопку Далее, в следующем диалоговом окне следует выбрать атрибуты текста наклейки (размер (например, 38,10x99,06), число по горизонтали (например, 2).

4. Нажав кнопку Далее, выбрать шрифт и цвет для текста наклейки.

5. Нажав кнопку Далее, выбрать из списка поля, которые нужно разместить в наклейке (одно поле на одной строке). Можно перед полем добавить текст

6. Если нужно подготовить несколько наклеек, то при следующем нажатии кнопки Далее есть возможность отсортировать эти наклейки по выбранным полям.

7. При следующем нажатии кнопки Далее ввести имя отчета и дальнейшие действия: просмотр наклеек или изменение их.

8. После этого нажать кнопку ГОТОВО.

Создание вычисляемого поля в отчете.

Вычисляемые поля – поля, содержащие формулы. Данные в них не заносятся пользователем, а вычисляются автоматически по данным БД Мicrosoft Ассеss.

Правила создания расчетов.

1. Все формулы начинаются со знака равенства (=).

2.В формулах используются стандартные математические операторы и различные функции, например, статистические (Avg – вычисление среднего значения, Sum — нахождение суммы значений, Мin и Мах — нахождение наименьшего и наибольшего значения, Соиnt — вычисление количества значений функций).