11.2 Работа с запросами

Запросы – производная таблица, которая содержит те же структурные элементы, что и обычная таблица. Формируется на основе исходной таблицы.

Запросы в базе данных Microsoft Access играют важную роль. Они необходимы тогда, когда нужно оптимизировать данные по приоритету, вывести либо редактировать не все содержимое, а лишь какую-то часть, причем эта часть - поле или группа полей с соответствующими данными, подлежащими обработке.

При создании запроса необходимо выполнить следующие базовые операции (возможно, не все):

1 Отбор полей, т.е. указать системе, какие поля и из каких таблиц следует включить в запрос,

2 Указать условия отбора, т.е. сформулировать логическое выражение, которое позволит включить в выборку только записи, удовлетворяющие какому-либо условию (например, с датой от 01.01.2001 до 10.01.2001),

3 Указать вид сортировки – по возрастанию или убыванию (или отсутствие сортировки),

4 Указать, следует ли выводить данное поле на экран.

Для создания запроса необходимо открыть основное окно БД, выбрать вкладку Запросы, нажать кнопку Создать. На экране появляется список вариантов создания запросов (Конструктор, Простой запрос, Перекрестный запрос, Повторяющиеся записи, Записи без подчиненных). Выбрать Конструктор. В окне Добавление таблицы выбрать таблицу, на основе которой будет создаваться запрос, и нажать кнопки Добавить, Закрыть.

После этого на экране появляется окно Запрос!: Запрос на выборку. Все условия на выборку задаются в таблице, расположенной в нижней части окна.

Отбор полей. Отбор полей выполняется в первой строке таблицы. Если в запрос должны войти все поля, то в первом столбце нужно нажать на кнопку -↓↓ и в открывшемся списке полей выбрать поле с именем, соответствующим шаблону ИмяБазыДанных..

Если же в запрос должны войти не все поля, то нужно выбрать эти поля в первой строке таблицы.

Сортировка полей. Запрос на упорядочение (сортировку) данных создается следующим образом.

В строке Сортировка следует выбрать нужное поле, по которому данные будут упорядочиваться. Возможные задания параметра: по возрастанию, по убыванию и отсутствует.

Условия отбора. Чтобы ограничить записи, которые следует включить в динамический набор при выполнении запроса, нужно определить условия отбора в строке Условие отбора для одного или нескольких полей. Чтобы определить дополнительное условие отбора, следует ввести нужное выражение в строку Или в бланке запроса. Для определения условий отбора в различных полях следует ввести условие отбора для каждого поля.

Примеры:

условие отбора может выглядеть так:

between #06.01.11# аnd #03.11.11# (для одного поля в формате даты) или так:

пусть во втором поле - фамилии абитуриентов, а в третьем - сумма баллов, полученных на вступительных экзаменах. Тогда при следующем задании условий отбора по нескольким полям мы распространим запрос на всех абитуриентов, чья фамилия начинается с "С" и у кого сумма баллов больше 13.

Фамилия Сумма баллов

Условие отбора С* >13