11.2 Общие сведения о Microsoft Access. Создание таблиц

I Объекты Microsoft Access:

1. Таблицы — базовый объект Microsoft Access, в котором хранится информация (данные). Таблицы представляет собой совокупность записей (строк таблицы). Запись содержит некоторые сведения об описываемой сущности. Каждый элемент записи (клетка таблицы) называется полем записи.

Все записи одной таблицы данных имеют одинаковую структуру и размеры.

2. Формы (служат для ввода, просмотра или модификации информации в таблице или запросе).

3. Запросы (выполняют выбор, сортировку информации).

4. Отчеты (служат для группировки, представления и печати информации).

5. Макросы (набор специальных макрокоманд, например, Печатать отчет).

6. Модули (программы, написанные на языке VВА).

С каждым объектом можно работать в отдельном окне, причем предусмотрены два режима работы:

- Оперативный режим – просмотр, изменение, выбор информации.

- Режим Конструктора – создание или изменение структуры объекта.

II Правила названия объектов.

Имена объектов должны содержать не более 64 символов и могут включать любые комбинации букв, цифр пробелов и специальных символов (за исключением точки, восклицательного знака (!), надстрочного символа и прямых скобок [ ] ). Кроме того, имя не должно начинаться с пробела и должно быть уникальным, т.е. не совпадать с именем другого объекта. Тем же требованиям должны удовлетворять имена полей.

III Типы данных.

В каждое поле допускается ввод данных только одного типа. Допускаются, следующие типы данных.

Таблица 9

Тип данных	Описание
Текстовый	Значение по умолчанию. Произвольная последовательность символов длиной до 255. Длина текстового поля определяется по самому длинному значению этого поля.
Числовой	Числовые данные (целые и дробные), используемые для проведения расчетов. Для дробных чисел следует указать – тип с плавающей точкой и количество десятичных знаков.
Логический	Логические значения Да /Нет.
Дата/время	Время и даты, относящиеся к годам с 100 по 9999.
Денежный	Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах. Числа с повышенной точностью (точность - до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части).
Счетчик	Уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя.
Поле МЕМО	Длинный текст или комбинация текста и чисел. Может содержать до 65535 символов.
Поле объекта ОLЕ	Объект, внедренный в таблицу. С помощью такого объекта можно создавать мультимедийные БД.
Гиперссылка	Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки.

Создание таблиц

В окне Microsoft Access – три командные кнопки (Открыть, Конструктор, Создать) и 6 вкладок (Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули).

Если выбрана вкладка Таблица, в окне этой вкладки отображается список существующих таблиц данной БД.

Чтобы открыть существующую таблицу, надо выделить ее имя в этом списке и нажать кнопку Открыть.

Чтобы включить в БД новую таблицу, надо нажать кнопку Создать.

Чтобы изменить структуру существующей таблицы, надо выделить ее имя в списке и нажать кнопку Конструктор.

Такие же операции выполняются со всеми другими объектами Microsoft Access.

Ключевое поле — одно или несколько полей, совокупность значений которых однозначно определяет любую запись таблицы.