1.1.2. Формування знань

Цілі. Розпочинаючи впровадження СМЗ, необхідно чітко визначити, для чого це робиться, який результат має досягатися.

Не можна здійснювати МЗ тільки тому, що це просто добре. Створення СМЗ має випливати із загальних цілей організації і пов'язуватися з цілями другого рівня в різних сферах діяльності. Воно має підвищувати здатність організації ґенерувати і розвивати ориґінальні і корисні ідеї і рішення.

Структура запиту. Щоб|аби| СМЗ могла надати користувачеві знання, він повинен правильно сформулювати запит. Структура запиту має піддаватися кодуванню і декодуванню|, а процес його постановки — чітко описуватися.

Користувачі мають вміти правильно скласти запит, а особи, що вводять інформацію, — правильно її кодувати.

Програмні засоби|кошти| повинні забезпечити швидкий пошук і декодування |, а також архівацію, розподіл і необхідну конфіденційність.

У процесі проектування програмного забезпечення має бути визначена стандартна форма подання інформації за запитами. Із погляду МЗ, деякі автори пропонують видання інформації у вигляді анотацій, що описують ситуацію, яка мала місце, і рекомендації з отриманого досвіду.

Програми повинні також забезпечувати перегляд|передивлятися| і затвердження інформації і використовуваних знань так, щоб непотрібна або застаріла інформація своєчасно вилучалася (наприклад, блокування через термін перегляду або перезатвердження|передивлятися||).

1.1.3. Введення даних

Введення документованих знань. Під документованими знаннями розуміються знання, які отримані із зовнішньої та внутрішньої інформації, що перебуває в документообігу, ідентифіковані та зареєстровані за прийнятими в організації правилами. Вони можуть легко формуватися з електронних джерел або вводитися шляхом сканування з друкарських текстів.

Основна складність — розроблення і застосування|вживання| правил кодування і декодування |, виконання яких вимагають спеціального навчання|вчення| і досвіду|досліду| у сфері дії документу |запроваджує|.

На першому етапі впровадження МЗ потрібна ревізія існуючих архівів і відбір інформації для включення її в систему МЗ.

Подальше збирання знань може визначатися спеціальними процедурами. Наприклад, можна передбачити обов'язкові стандартні позначки про необхідність внесення даних у систему МЗ для всіх типів документів. У цьому випадку виконавець документу, особа, що затверджує його, або його одержувач, автоматично залучаються до процесу збирання інформації й уповноважені приймати рішення про введення даних.

Найскладнішим, як і раніше, залишається запитання, куди підуть документи з позначками, і хто здійснюватиме остаточне введення інформації.

Відсутність достатньої мотивації, складність процедури прийняття рішень або введення знань можуть привести до того, що вони просто не вводитимуться і система перестане працювати. Тому необхідно створити захисний механізм у вигляді вибіркового моніторинґу або формалізованого розгляду стану справ із введенням знань. Головним при цьому має бути призначення власника процесу, який повинен нести відповідальність за конструювання такого механізму і оцінювання ефективності розгляду і надходження даних.

Введення недокументованих знань. Недокументовані знання, як правило, мають найбільшу цінність для МЗ, і одночасно вони найменш доступні для колективного використання і включення в СМЗ.

Недокументовані знання складають страховий фонд працівника організації, який він ретельно оберігає і ніколи не віддасть у колективне користування. Існують, правда, обдаровані особи, готові безперервно ділитися своїм досвідом і знаннями, виходячи з переконання, що зростання їх знань і досвіду випереджає запозичення і використання з боку його колег по роботі.

Такі люди, як правило, мають своїх учнів і послідовників, і саме вони — лідери в розвитку МЗ. Ці люди можуть і хочуть працювати в командах, і їх треба виділити і включити в роботи з побудови і впровадження МЗ.

Правила введення недокументованих знань можуть бути мотивовані і примусові. До мотивованих правил ми ще повернемося. Під примусовими правилами розуміються встановлені процедурами або розпорядчою документацією дії з документування отримуваних даних і введення їх у відповідні бази знань. До них можна, наприклад, віднести:

• обов'язкову звітність (конференції, виставки, контакти із замовником);

• визначення відповідальності за поповнення бази знань і її моніторинґ;

• обов'язкову реєстрацію ориґінальних розрахункових методик і програм, які використовуються під час проектування і виготовлення;

• реєстрацію листування із замовником.