6. Организационные коммуникации и их совершенствование

В дополнение к межличностным коммуникациям руководитель должен иметь представление о преградах на пути обмена информацией в организации и методах совершенствования такого обмена.

Преграды в организационных коммуникациях могут возникать в силу ряда причин.

1. Искажение сообщений.

Сообщения при обмене информацией вверх и вниз могут искажаться непреднамеренно из-за затруднений в межличностных контактах. Сознательное искажение информации может происходить в том случае, когда кто-то из обменивающихся информацией не согласен с сообщением.

Проблемы при обмене информацией могут возникать вследствие фильтрации информации при ее движении с уровня на уровень. В организациях существует потребность фильтровать сообщения, чтобы с уровня на уровень или из отдела в отдел направлялись только те сообщения, которые его касаются. Для ускорения движения информации или придания сообщению большей ясности различные сведения приходится суммировать и упрощать. При этом часть информации может теряться или искажаться в соответствии с представлением отправителя о важности, срочности или точности информации. Так, согласно одному исследованию, лишь 63% содержания информации, отправляемой советом директоров, доходило до вице-президентов, 40% – до начальников цехов и 20% – до рабочих.

Сообщения, отправляемые снизу вверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов руководителей разных уровней организации. Руководителей высших звеньев часто стремятся снабдить только положительной информацией из-за боязни наказания или жажды одобрения.

2. Информационные перегрузки.

Преграды на путях обмена информацией могут быть следствием перегрузки каналов коммуникаций. Элвин Тоффлер в книге "Шок будущего" пишет: "Вполне может случиться так, что волны информации, захлестывающие восприятие, могут заметно подавить способность думать и действовать у руководителей, терзаемых необходимостью принимать неотложные, непрерывные, срочные решения".

Руководитель, поглощенный переработкой информации, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден часть ее отсеивать, причем важность информации он может оценивать по критериям, отличающимся от критериев других работников.

3. Неудовлетворительная структура организации.

Если организационная структура предприятия имеет много уровней управления, то растет вероятность искажений информации, т.к. каждый следующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

Информация может также искажаться при нерациональном распределении задач и полномочий отдельных подразделений предприятия.

Существуют различные способы совершенствования информационного обмена в организациях.

1. Регулирование информационных потоков. Этому способствует рациональная организационная структура управления, в которой четко регламентированы потоки информации, по уровням управления и функциональным подразделениям определены ее количество и качество, установлены критерии отбора и процедуры обработки.

2. Управленческие действия. Руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения проблем, периодические совещания, оперативки.

3. Системы обратной связи. Одни из вариантов системы обратной связи – перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Другой вариант – опрос работников.

4. Системы сбора предложений. Они используются для облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи и предлагать их. Это можно организовать в виде ящиков для предложений, анонимной местной телефонной сети, групп качества.

5. Информационные бюллетени. Крупные организации издают ежемесячные бюллетени, газеты, которые содержат информацию для всех работников, ответы на их вопросы.

6. Современные информационные технологии. Они могут способствовать повышению эффективности обмена информацией в организации: электронная почта, локальные компьютерные сети, модемная связь, телефакс, видеоконференции.

Особое место занимают системы информационного обеспечения процесса управления, в которых необходимая информация накапливается, обрабатывается и используется в автоматическом или интерактивном режиме. При их создании выделяют два подхода:

- функциональный, при котором каждое подразделение самостоятельно организует все операции по работе с информацией, опираясь на собственный документооборот, каналы связи, базы данных (информационное обеспечение планирования, учета, оперативного управления и пр.);