Письма-поздравления Поздравление с юбилеем

Уважаемый ( И.О.)

Позвольте мне, Многоуважаемый…,

Разрешите нам, Дорогой......, от имени...

поздравить Вас с юбилеем и пожелать Вам здоровья и успехов в работе.

… вашей фирме процветания и благополучия, преуспевания на долгие годы.

Что является наиболее важным для поздравитель­ных писем? Автору подобных посланий следует помнить о том, что хорошее поздравительное письмо:

1. Всегда приходит к адресату своевременно (в идеале – точно в день соответствующего события).

2. Имеет подчеркнуто личный, особенно сердечный и дружеский характер (но при этом свободно от проявле­ний фамильярности).

3. Оригинально и свежо по содержанию (однако ори­гинальность не должна при этом перехлестывать через край).

4. Написано внятно, коротко и по существу. При же­лании вы всегда можете дополнить краткое официальное поздравление неформальным, которое обычно адресату вручают - или зачитывают по телефону - лично.

5. Включает только одно упоминание слова «поздравляю(ем) (и при этом не содержит ни строчки о повседнев­ных делах и проблемах, хотя бы и чрезвычайно насущ­ных для делового партнерства).

6. Несет в себе помимо обычных пожеланий (здоро­вья, счастья, благополучия) и те, исполнение которых для адресата является особенно желательным.

7. Выглядит стройным и логичным с точки зрения структуры и композиции.

8. Изящно по стилю, который должен еще более под­черкивать торжественность повода для послания.

9. Безупречно оформлено, но при этом не должно вы­глядеть ни чересчур официально, ни слишком помпезно.

10. Имеет подпись, сделанную от руки.

Пример письменного поздравле­ния, написанного ко дню рождения адресата.

Ветерану труда Ивану Исаевичу Южину,

директору Белозерского городского автотехникума.

Глубокоуважаемый Иван Исаевич!

Позвольте от имени педагогов и учащихся техникума горячо поздравить Вас с юбилейным днем рождения.

Вот уже более 20 лет Вы успешно возглавляете работу нашего учебного заведения, отдавая любимому делу всю свою энергию. Вы, как и прежде, являете собой образец добросовестного и беззаветного служения профессии педа­гога-воспитателя и наставника молодежи.

В этот радостный день мы от всей души желаем Вам, дорогой Иван Исаевич, крепкого здоровья, успехов на профессиональном поприще, благополучия Вам и Вашим близким.

С уважением

коллектив техникума.

Письма-извинения

Письма-извинения встречаются в повседневной де­ловой переписке сравнительно редко. Тем не менее письма-извинения все более часто используются для урегулиро­вания конфликтных и предконфликтных ситуаций.

В зависимости от серьезности повода указанные пись­ма могут содержать в себе не только извинения, но и выражение сожа­ления или огорчения. Считается вполне естественным (и даже необходимым) направить письменные извинения в связи со следующими обстоятельствами:

1) ненадлежащее исполнение договорных обязательств и соглашений;

2) некорректное поведение по отношению к деловому партнеру или его сотрудникам, допущенное со стороны организации-отправителя;

3) недоразумения и разногласия, возникшие между партнерами как на деловой, так и на личной почве (в по­следнем случае речь идет о неформальных извинениях..);

4) необходимость принятия мер, призванных защи­тить интересы организации-отправителя в ущерб интере­сам адресата по причинам неодолимого характера (в свя­зи с форс-мажорными обстоятельствами).

Кроме того, формальные извинения принято при­носить в связи с отказом от какого-либо предложения адресата (например, от приглашения).

Особенности оформления. Письменные извинения, выра­жаемые от имени организации-отправителя, оформляют­ся только на бланке. Письменные извинения, направляемые по инициати­ве конкретного должностного лица, обычно оформляют­ся на листах писчей бумаги, неформаль­ные извинения м.б. на открытке.

Структура писем-извинений предполагает изложение сути в первом абзаце (с использованием ключевой форму­лировки и кратким пояснением повода) и выражение со­жаления (огорчения) - во втором. Кроме того, в этом же (или следующем) абзаце ав­тор может выразить адресату свое намерение всячески способствовать нормализации и укреплению взаимоот­ношений.

Содержание письменных извинений должно изла­гаться в подчеркнуто примирительном тоне. В текст по­слания включается дополнительное количество стан­дартных формул вежливости. Допустимо также ис­пользовать в тексте повторное обращение к адресату. При этом извиняться по ходу письма следует только один раз.

Пример 1.

Генеральному директору компании «Мебель-ДВ» ЭА Зеленовской.

Глубокоуважаемая Эмма Авенировна!

Закрытое акционерное общество «Томилов и сыновья» приносит Вам свои ис­крение извинения в связи с ненадлежащим исполнением обязательств по догово­ру от 22 февраля 2004 г. № 12. Уверяем Вас, что задержки в поставке комплекту­ющих изделий, имевшие место в декабре текущего года, носили, временный характер и произошли по причинам, не зависящим от деятельности нашего пред­приятия.

Позвольте, уважаемая Эмма Аркадьевна, выразить Вам наше огорчение в связи с этим неприятным фактом. Тем не менее мы очень надеемся, что имевший место случай не отразится на перспективах нашего делового сотрудничества. Мы также хо­тели бы заверить Вас в том, что руководство ЗАО «Томилов и сыновья» приложит не­обходимые усилия к тому, чтобы исключить повторение подобных случаев. Желаем Вам благополучия и процветания.

С глубоким уважением

Директор-распорядитель ЗАО «Томилов и сыновья» А.Н. Томилов.

10