Письмо-благодарность
Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т.п.). Чаще всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета и совершенно необходимо с точки зрения перспективного сотрудничества.
Стандартные выражения:
Позвольте Вас поблагодарить...
Позвольте выразить Вам (искреннюю) благодарность...
С благодарностью подтверждаем...
Выражаем благодарность от имени...
Мы благодарны Вам за....
Мы признательны Вам за то, что...
Выражая благодарность за Ваше письмо от... сообщаем, что...
Мы получили Ваше приглашение на..., за которое очень Вам благодарны (признательны)...
Заранее благодарим за...
С благодарностью подтверждаем...
Образец
Председателю правления АКБ "Газбанка" Иванову П.А.
Глубокоуважаемый Петр Алексеевич!
Коллектив школы-интерната № 5 Кировского района выражает глубокую благодарность "Тазбанку" и Вам лично за проявленное сердечное внимание к детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей. Мы чрезвычайно признательны Вам за финансирование выступления эксцентрик-театра "Комиксы", которое очень порадовало нас и детей.
Заведующая школой-интернатом №5 Кировского р-на Седова Л.П.
Письмо-просьба
Глагол "просить" может использоваться в различных видах деловой корреспонденции для выражения просьбы, требования, приглашения и т.п. Например: Просим Вас принять наше приглашение... Вторично просим безотлагательно погасить задолженность...
В то же время сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок.
Ситуации, вызывающие необходимость обращения с просьбой от имени юридического лица: получение информации, высылка каталогов, прейскурантов, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию.
Физическими лицами в форме просьбы пишутся заявления, неофициальные служебные записки. Почти все многоаспектные письма содержат просьбу. Нередко одно деловое письмо содержит несколько просьб – однотипных актов, представляющих также многоаспектную структуру. Композиция такого письма может выглядеть следующим образом:
Прошу... Просим... Одновременно прошу... Также просим...
А также прошу... А также просим...
Части композиции соответствуют абзацному членению текста делового письма.
В письмах-просьбах употребляются следующие стандартные выражения:
Обращаемся к Вам с просьбой.... Просим Вас прислать… выслать, просили бы Вас направить, не могли бы Вы сообщить, не откажите (нам) в любезности подтвердить... Будем благодарны (Вам), если Вы пришлете... Будем весьма признательны, если Вы вернете... Были бы весьма обязаны Вам, если Вы направите, сообщите, подтвердите... сошлетесь...
Были бы весьма обязаны за участие, ответ, согласие.
Позвольте обратиться к Вам просьбой о...
Обращаемся к Вам с просьбой о...
Мы хотели бы получить...
Нам хотелось бы привлечь Вас к...
Мы надеемся, что Вы сочтете возможным...
Желательно было бы ознакомиться с...
Сообщите нам, пожалуйста...
Мы будем рады, если Вы найдете возможность
примете приглашение, ответите, сообщите…
Заключительные фразы письма так же значимы, как и начальные.
Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и пр.). Именно поэтому последние фразы выражают надежду, уверенность, радость, одобрение, признательность, о чем говорилось выше.
С наилучшими пожеланиями...
С наилучшими пожеланиями и надеждой не сотрудничество... Всегда рады оказать Вам услугу... Добро пожаловать на наш семинар!
Пожелание может быть высказано не прямо, а завуалировано, дано в подтексте.
Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в...
Решить Ваш вопрос, к счастью, оказалось возможным... Учитывая Ваш вклад в развитие нашего комплекса... Примите сердечные, искренние поздравления... Ваше приглашение к нам пришло, к сожалению, поздно, тем не менее мы полны решимости...