Укладання довідково-інформаційних документів

(листи-запити, листи-відповіді, протоколи, витяги з протоколів).

До довідково-інформаційних належать такі документи: анотація, відгук, рецензія, висновок, довідка, доповідна записка, пояснювальна записка, запрошення, звіт, лист, оголошення, план, протокол, витяг з протоколу, стаття, наукова робота, реферат, тези, конспект, телеграма, адреса, телефонограма, факс.

Лист - це писемно оформлений монолог, звернений до певної особи або осіб. Зміст його - повідомлення автора про себе, про події з особистого чи громадського життя, виклад якогось прохання, наказу, міркування, роздумів з приводу побаченого та ін.

Службові листи мають допомогти вирішити численні оперативні питання, що виникають в управлінській діяльності, спонукати до дії, переконати, довести, пояснити.

Загальноусталений принцип побудови змісту службового листа: вступ, докази, висновки й закінчення. Вступ має містити виклад причин і безпосереднього приводу, що спонукав написати листа. Докази з наведенням фактів, цифрових даних і логічних висновків повинні переконати адресата в необхідності позитивного розв'язання питання. Основним і неодмінним структурним елементом змісту листа є висновок (закінчення), де викладають суть питання, основну думку: згоду чи відмову, пропозицію чи прохання.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на два типи:

1. Листи, що потребують відповіді: листи-запити, листи-прохання, листи-пропозиції, листи-звернення, листи-вимоги.

2. Листи, що не потребують відповіді: листи-відповіді, листи-попередження, листи-розпорядження, листи-відмови, листи-нагадування, листи-подяки, листи-запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні та інформаційні листи.

Службовий лист є документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що б заважало сприйманню основної інформації. Але оскільки лист все ж відмінний від наказу, акта чи доручення, то письмове спілкування може не обмежуватися лише сухими канцеляризмами. Потрібні слова і тон добирати залежно від мети листування, ступеня знайомства, віку, статі та необхідності дотримання субординації. Безперечна умова - дотримання міри, такту, доречності.

Останнім часом ділове листування відходить від сухої офіційності заштампованими канцеляризмами, наближаючись до приватної кореспонденції, проте ще лишається досить умовностей, додержувати яких конче необхідно. Це передусім стосується структури службового листа.

Реквізити службового листа:

1. Назва міністерства (для державних структур).

2. Назва й адреса адресанта (ліворуч або посередині).

3. Номер і дата листа.

4. Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціали (праворуч).

5. Заголовок листа ("про...").

6. Текст (зміст).

7. Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок.

8. Посада; звання; ранг; статус адресанта (ліворуч).

9. Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч).

10. Печатка (якщо необхідна).

11. Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).

Щоб досягти мети у службовому листуванні:

• Будьте лаконічні. Намагайтеся викладати інформацію чітко й по суті, не зловживаючи чужим часом і увагою.

• Пишіть коротко і просто. Але лаконічність не повинна бути самоціллю і стати на заваді вишуканості та емоційності мови.

• Слідкуйте за логічністю та послідовністю викладу.

• Уникайте багатозначності та не переобтяжуйте лист іншомовними словами. Суть справи викладайте зрозуміло, без двозначностей. які можуть викликати сумніви чи запитання.

• Будьте ввічливі. Уникайте категоричності. Не забувайте про вступний і завершальний компліменти.

Завершальні речення можуть виражати: повторну подяку, висловлення сподівання чи надії, запевнення у співробітництві, прохання дати відповідь, зателефонувати, вибачення за турботу чи затримку з відповіддю.

Прощальні фрази добираються залежно від рівня стосунків на зразок: Завжди щиро Ваш... Із найліпшими побажаннями... Щиро відданий Вам... Бажаємо успіхів... Із повагою...

Існують певні правила реагування на листи за термінами. Відповідь слід дати не пізніше, ніж через десять днів. Якщо запит, прохання потребує ґрунтовнішого вивчення, то протягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отримано й над розв'язанням питання вже працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць.

ЛИСТ-ЗАПИТ

До листів-запитів належать листи, в яких "покупець" звертається до "продавця" з проханням дати детальну інформацію про необхідний товар чи певні послуги, або ж вислати пропозицію на поставку товару. Найчастіше такі листи пишуть на основі рекламних оголошень у засобах масової інформації, у проспектах, каталогах, на основі інформації, отриманої на ярмарках, виставах. У листах-запитах слід вказати підставу для запиту, назву і кількість товару, його марку, якість, модель, термін та інші умови поставки, в якій валюті маєте намір заплатити, термін поставки товару. У листах-запитах найчастіше використовуються такі вислови: запит на товар, про запит пропозиції на товар, просимо терміново повідомити, чи зможете нам поставити, посилаючись на Ваше оголошення в газеті, просимо зробити нам пропозицію, на основі Вашого каталоги ми просимо вислати нам тверду оферту (письмова пропозиція товару, яку робить продавець покупцеві) на поставку.

ЛИСТ - ВІДПОВІДЬ

У листах-відповідях вказують чи буде виконане замовлення, підтверджують поставку товару чи висловлюють аргументовану відмову у поставці, пропонують змінити умови запиту, сповіщають про те, що запит прийнято на розгляд, у відповідь може бути надіслана оферта, у якій висловлюється бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, вказаних у пропозиції.

ПРОТОКОЛ

Протокол - це документ колегіальних органів, у я якому фіксують місце, час, мету й результат проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколі занотовують склад присутніх і відсутніх, зміст доповідей, що заслухані, та винесені ухвали з обговорених питань. Зміст інших протоколів - об'єктивний опис певного факту чи події.

Протоколом також оформляється певна діяльність адміністративних, державних, міждержавних структур, слідчих, міліцейських та судових органів.

Відповідно до обсягу фіксованих даних усі протоколи поділяють на три групи: стислі, повні, стенографічні.

У протоколах зазначають такі відомості:

1. Назва документа (посередині) та порядковий номер (після слова "Протокол").

2. Дата проведення заходу, засідання (ліворуч).

3. Місце проведення (праворуч).

4. Назва заходу, зібрання із зазначенням його характеру (загальні збори, конференція, нарада).

5. Назва установи, організації, закладу чи їхнього структурного підрозділу, де відбувається захід.

6. Посада, прізвище та ініціали особи, яка веде збори.

7. Посада, прізвище та ініціали особи, яка укладає протокол.

8. Склад учасників заходу зазначається за таким принципом:

- посада, звання, прізвище та ініціали керівників установи, службових осіб, почесних гостей та інших запрошених, членів президії (якщо є);

- якщо кількість присутніх членів колективу не перевищує 15 осіб, то вказують прізвища та ініціали всіх учасників (за алфавітом);

- якщо кількісний склад перевищує зазначену вище цифру, у протоколі вказують лише загальну кількість, додавши до нього реєстраційний лист (укладений за алфавітом).

9. Відсутніх і причини відсутності зазначають або поіменно, або лише загальну кількість, якщо відсутніх більше 10 осіб.

10. Порядок денний (питання, що розглядаються, формулюють у називному відмінку, зазначивши посаду, прізвище та ініціали особи доповідача).

11. Текст поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить пункти: "СЛУХАЛИ:", "ВИСТУПИЛИ:", "УХВАЛИЛИ:"(ці слова подають із нового рядка великими літерами):

• після римської цифри на позначення розділу (питання) в одному рядку пишуть "СЛУХАЛИ:";

• прізвище, ініціали та посада доповідача пишуть із нового рядка в називному відмінку й підкреслюють. Далі в тому ж рядку, після тире, викладають зміст доповіді у формі прямої мови. У стислих і повних протоколах зазначають "Текст доповіді додається "; - нижче занотовують питання та відповіді на них;

• розділ "ВИСТУПИЛИ:" (без цифри перед ним) оформляють аналогічно попередньому. Арабськими цифрами зазначають порядок виступаючих:

• розділ "УХВАЛИЛИ:" оформляють аналогічно попередньому розділу. У цьому розділі фіксується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи декількох пунктів, або з констатуючої частини та резолюції.

12. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок і примірників.

13. Посади керівників засідання або наради (ліворуч), підписи та їх розшифрування (праворуч).

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ

Витяг із протоколу - один із найпоширеніших видів документації. Він є короткою формою повного протоколу й відображає конкретне окреме питання.

Витяг надається окремим особам чи надсилається організаціям, установам на їх письмовий запит. У протоколі, із якого зроблено витяг, зазначають, на якій підставі, кому й коли подано чи надіслано документ.

Реквізити: Назва документа. Номер документа, із якого робиться витяг. Назва організації, установи, яка проводила засідання, нараду. Дата проведення зборів, засідання. Номер питання, що розглядалося і його суть. Текст. Посада, прізвище та ініціали того, хто підписав оригінал. Посада, підпис, ініціали та прізвище того, хто уклав витяг. Дата укладення витягу.