4. Телефонна розмова.

Телефон останнім часом став чи не найважливішим засобом комуні­кації. Ми не уявляємо свого життя без телефону ні вдома, ні на роботі. Майже не пишемо листів. Навіщо їх писати, коли всі питання можна швидко з'ясувати телефонічно?

Сьогодні по телефону ведуться як особисті розмови, так і ділові бесіди, переговори, узгоджується час ділової зустрічі. Розмовляючи по телефону, людина має пам'ятати про культуру спілкування, делікатність (виявляється у вибаченні за те, що відірвали від справ, у подяці за послугу, у тоні розмови, у вмінні добирати слова, щоб передати своє шанобливе ставлення до співрозмовника тощо).

Телефонна розмова - це один із видів усного ділового мовлення.

Оскільки комуніканти не бачать один одного, то жести, міміка, вираз очей не грають ролі у діловому спілкуванні.

Кожного хвилюють питання: Чи знімати слухавку?

Коли телефонні дзвінки не дають вам можливості зосередитись на думці і правильно сформулювати її у бізнес-плані чи в доповіді, то ви, перед тим як зняти слухавку, роздумуєте - чи варто це робити?

Як анекдот, розповідають американці випадок, що трапився у садибі американського фермера. Задзвонив телефон, дзвінок роздався вдруге, втретє... Фермер не звертав на дзвінки ніякої уваги. Коли його запитали, чому він не знімає слухавки, фер­мер відповів: "Я купив його для своєї зручності, а не для зручностей інших». Можливо, фермер мав рацію.

Як же бути тоді, коли ви зайняті важливою справою і не можете розмов­ляти телефонічно?

• Рекомендують вимикати телефон, а в цей час хай працює автовідповідач (але зловживати цим не радимо, є ризик пропустити важливий для вас дзвінок).

• Можна, знявши слухавку, вибачитися за зайнятість, поцікавитися, коли можна перетелефонувати.

• Якщо вам телефонують на службу, то краще брати слухавку після другого-третього дзвінка (якщо ж візьмете після першого - будуть думати, що вам більше нічим зайнятися, після п'ятого — ви погано виконуєте свої обов'язки).

Службова телефонна розмова складається з таких компонентів:

* момент встановлення зв'язку,

* виклад справи,

* заключні слова, знак, що розмову закінчено.

О котрій годині краще телефонувати?

* Найбільш оптимальним часом для телефонних розмов є час з 9.30 до 21.30. У виняткових і екстремальних випадках можна телефонувати в будь-який час. Якщо вам потрібно зателефонувати партнерам за кордон, уточніть різницю у часі (щоб ваш дзвінок не пролунав пізно вночі чи вранці).

Які існують правила етикету ділової телефонної розмови?

* Пам'ятайте про те, що ваше мовлення - це ваша візитівка і візитівка фірми чи господарства, у якому ви працюєте. Тому, піднявши слухавку, скажіть: "Алло" або інформативніше: "Фірма "Злагода", "Відділ маркетингу". -

* «Так» кажуть як ствердження на питання, яке вам поставлять. Казати! "слухаю" теж не рекомендують, адже і так зрозуміло, що ви не закрили вуха.

* Рекомендують говорити спокійно і з гідністю, навіть якщо телефонує суперважлива персона. Своєю розмовою ви маєте створити враження, що ви компетентний працівник, а не розгублений новачок у цій справі.

* Не можна ставити запитань на зразок: "Що вам потрібно?", "Що ви хотіли?". Краще запитати: "Чим я можу вам допомогти?", "Чи можу я вам допомогти? ".

* Вести розмову потрібно доброзичливим тоном, говорити привітно.

* Рекомендують посміхатися, щоб це відчув ваш співрозмовник.

* Якщо ви телефонуєте, обов'язково потрібно представитись, назвав­ши чітко посаду; підприємство, прізвище, ім'я та по батькові.

* Ознакою особливої ввічливості є початки фраз на зразок:

Доброго дня! Чи можна попросити до телефону професора Ковален­ка? Його турбує аспірантка Коваль Марія Сергіївна.

Доброго ранку! Моє прізвище - Туринська. Я - доцент кафедри історії нашого університету. У мене до вас така справа

* Мобільний телефон під час занять, ділових бесід, переговорів має бути відключеним.

* Зміст розмови потрібно детально продумати, можливо, варто зробити на аркуші паперу деякі нотатки.

* Не можна використовувати у діловій розмові "слів-паразитів": ага, угу, еге. Для підтвердження думки, що ви з цікавістю слухаєте, вживайте слова: звичайно, я вас розумію, так.

* Ніколи не кажіть, що ви нічого не знаєте. Абонент буде думати, що ви некомпетентний працівник. Оскільки ви представник фірми і зацікавлені та­кож у зростанні її престижу, проявіть бажання допомогти абонентові, узнати необхідну інформацію, попросіть, щоб перетелефонували. На призначений час підготуйте потрібні дані.

* Якщо вашого колеги немає на місці, а його просять до телефону, не можна відповідати "Його нема". Потрібно сказати: "Буде о 15-й годині. Чи не хочете ви щось Миколі Івановичу передати?" Не кидайте відразу слу­хавки, якщо відповіли, адже у абонента можуть виникнути ще якісь запи­тання. А вашу оперативність можуть розцінити як елементарну нетактовність.

* На анонімний дзвінок можна не відповідати.

* Якщо ви помилилися номером, вибачтеся і припиніть розмову слова­ми: "Прошу вибачення, це помилка ".

* Телефонна розмова повинна бути діалогічною, а не монологічною.

* Закінчувати розмову може той, хто зателефонував, або ж старша за віком чи службовим становищем людина.

* У розмові часто вживаними можуть бути формули ввічливості: Про­шу! Пробачте за турботу! Дякую за увагу! Дякую за консультацію! Дя­кую за інформацію! До побачення!

* Звертатися до співрозмовника потрібно на ім'я та по батькові, назива­ючи його посаду чи звання. Якщо забули, то краще вибачитися і перепитати. Уживати весь час займенник ви не можна.

* Телефонувати знайомому (знайомій) і вести приватні розмови зі служ­би не бажано.

* У службових справах телефонувати працівникові додому не слід.

* Заочно розв'язувати важливі службові справи не можна.

* Керівникові допомагає спілкуватися з партнерами секретар. Він встановлює контакт з потрібним абонентом, відповідає на дзвінки.

* У години прийому відвідувачів телефон рекомендують відключити.

Теми рефератів

Вербальні та невербальні засоби у діловій комунікації.

Оратори, що справили на мене враження.

Сучасне ораторське мистецтво.

Суржик – негативне явище професійного спілкування.

Діловий етикет – основа професійного спілкування.

Мовна культура ділових партнерів.

Повідомлення гумористичного характеру

Питання для закріплення знань

1. В яких формах реалізується офіційно-діловий стиль?

2. Які засоби взаємодії між співрозмовниками передбачає офіційно-діловий стиль?

3. Які види форм спілкування ви знаєте?

4. Від чого залежить вибір формул ввічливості?

5. Дайте визначення поняття «ділова нарада» і вкажіть коли вона буде високоефективною.

6. Проблеми якого характеру виносяться для обговорення на нараду?

7. Коли скликається інформаційна нарада?

8. Які етапи управління передбачає оперативна нарада?

9. Який вид нарад продукує найбільш ефективні та конструктивні рішення?

10. Коли доцільно проводити виробничі наради?

11. Назвіть жанри публічного виступу.

12. На яку аудиторію розрахована ділова доповідь?

13. Хто, коли і з якою метою готує звітну доповідь?

14. Дайте визначення промови.

15. Назвіть види промов.

16. Які три кроки Ви зробите, готуючись до виголошення доповіді?

17. Що необхідно з’ясувати у вступі?

18. Що викладається в основній частині доповіді, а що у висновках?

19. Чи вичерпується процес спілкування усним повідомленням? Що ще відіграє важливу роль у процесі інформування?

20. Дайте визначення службової бесіди.

21. Правила ведення службової бесіди керівника із підлеглим.

22. Чи повинен підлеглий, запрошений на службову бесіду, дотримуватись певних правил?

23. Назвіть специфічні ознаки телефонної розмови.

24. Етапи службової телефонної розмови.

25. Правила ведення телефонної розмови.

Тема № 3: Форми проведення дискусії

План

1. Варіанти протікання дискусії.

2. Цілі ведення суперечки.

3. Техніка переконання.

4. Критика в суперечці.

5. Принципи ведення суперечки.

Якщо говорити про ділову суперечку, то вона може бути ви­значена, як обговорення у формі дослідження проблеми, із метою встановлення істини. СУПЕРЕЧКА - це процес обговорення проблеми, спосіб її колективного досліджен­ня, при якому кожна зі сторін, аргументуючи (відстоюючи) і спро­стовуючи (опонуючи) думку співрозмовника (супротивника), пре­тендує на монопольне встановлення істини.

У ході колективного обговорення або відбувається вирішення проблеми, або кожна із протиборчих сторін залишається при своїй думці.

Виділяють сім варіантів (підходів) протікання дискусії-суперечки:

Евристичний підхід до ведення суперечки, коли одна зі сто­рін, не наполягаючи на своєму підході до рішення проблеми, вико­ристовуючи методи переконання, інтуїцію і здоровий глузд, посту­пово схиляє до своєї точки зору другого чи іншого співрозмовника, учасника суперечки.

Логічний підхід — для якого характерні жорсткий логічний аналіз і аргументація.

Софічний підхід — при якому одна зі сторін прагне перемогти свого опонента будь-яким, навіть логічно неправильним шляхом, використовуючи т.зв. софізми.

Авторитарний підхід — коли одна зі сторін, спираючись на авторитети, і владу, нав'язує свою точку зору іншим.

Критикуючий підхід — коли одна зі сторін цілком акцентує увагу лише на недоліках, слабких місцях і позиціях своїх опонентів, не хоче і не прагне побачити позитивні елементи в протилеж­ній точці зору і не може запропонувати своє рішення.

Демагогічний підхід — полягає в тому, що одна зі сторін веде спір не заради істини, а для того, щоб повести дискусію убік від іс­тини, переслідуючи при цьому свої особисті, часто невідомі учас­никам суперечки цілі.

Прагматичний підхід розкривається в тому, що одна чи кожна зі сторін веде суперечку не тільки заради істини, але і заради своїх практичних, іноді меркантильних цілей, що приховані і не відомі співрозмовникам.

Цілі ведення суперечки, у залежності від того, спрямовані вони на рішення обговорюваної проблеми чи, навпаки, на те, щоб створити додаткові проблеми і бар'єри, можуть бути розділені на дві групи: конструктивні й деструктивні. Найбільш характерні конс­труктивні цілі ведення дискусії, суперечки включають:

• обговорення всіх можливих варіантів рішення проблеми;

• вироблення колективної думки, колективної позиції з певно­го питання;

• привернення уваги до проблеми зацікавлених і компетентних осіб;

• спростування некомпетентного підходу до ви­рішення проблеми;

• залучення на свою сторону більше осіб, готових до співпраці;

• оцінювання можливих однодумців і супротивників.

Деструктивні цілі можуть ставитися окремими групами і учасниками суперечки, задля досягнення певного результату, а саме:

• розколоти учасників суперечки на дві непримиренні групи;

• завести вирішення проблеми в безвихідь;

• знівелювати ідею і її авторів;

• перетворити дискусію в схоластичну суперечку;

• використовуючи свідомо помилкову інформацію, повести суперечку по неправильному шляху.

Техніка переконання.

Що ж робити, якщо виникає реальна необхідність довести свою точку зору керівнику, ще й не зіпсува­вши з ним відносин?

Бажано не сперечатися з керівником у присут­ності третьої особи.

Виступаючи проти міркувань керівника, важливо:

• знати, коли потрібно, а коли ні відстоювати свою точку зору;

• знати, які питання можна обговорювати, а які - недоречно;

• знати, як заперечувати, не викликаючи роздратування, як дово­дити свою думку і не бути неприємним при цьому для свого керівника.

Якщо Ви вважаєте, що необхідно заперечити своєму керівни­кові, постарайтеся зробити це тактовно.

Якщо Ви програли суперечку, якщо керівник так і не зрозумів Ва­ших доводів, визнайте це, не озлобляючись, але і не втрачаючи свого "Я". А якщо ж Ви виграли суперечку, будьте скромні й спокійні, не акцентуйте з даного приводу: "Я ж гово­рив вам". Краще висловіть вдячність керівнику за те, що він Вас вислу­хав, зрозумів і прийняв Ваші міркування.

Критика в суперечці.

Критика - не самоціль. Тому, перш ніж критикувати, варто подума­ти: а чи можна виправити становище, так би мовити, у робочому по­рядку?

Критика повинна бути доречна. Різкий виступ із приводу не­вдач новачка скоріше принесе більше шкоди, чим користі. Перш ніж критикувати, подбайте про те, щоб із Ваших слів було ясно:

• у чому суть справи;

• хто винуватий у тому, що сталося;

• що потрібно зробити, щоб виправити становище;

• як запобігти подібному в майбутньому.

Щоб ваші зауваження не проігнорували як несерйозні, спочат­ку обов'язково вислухайте того, хто критикується і лише потім ви­кладайте своє розуміння ситуації.

Показуйте приклад самокритичності. Пам'ятайте слова Авраама Лінкольна: "Якщо ви хочете пе­ретягнути кого-небудь на свою сторону, насамперед переконайте його в тому, що Ви його друг".

Отже, щоб критика пішла на користь, її треба насамперед зро­зуміти й осмислити. Потім залишається застосувати отриману ін­формацію в роботі і виключити умови для повторення помилок.

Критика обов'язкова у діловому обговоренні проблем. Відсут­ність різних думок - ознака "застою". Будь-яка дискусія корисна хоча б тим, що допомагає зрозуміти, як відноситься до Вас оточен­ня. Зрештою, не зайве пам'ятати і слова Ф. Ларошфуко: "Думка наших ворогів про нас, як правило, ближче до правди, чим наша власна думка".

Принципи ведення суперечки

Принцип попередньої підготовки до ведення суперечки. Від­повідно до цього принципу попередня підготовка дозволяє багато чого об­міркувати і навіть моделювати найбільш імовірний хід дискусії-суперечки, зібрати й осмислити деяку вихідну інформацію.

Принцип терпимого ставлення до "інакомислячого". Суть принципу полягає в тому, що протилежна сторона, так само, як і ви, має право на свою думку. Вона так само, як і ви, прагне до іс­тини, але процес пошуку повинен бути коректний з обох боків.

Принцип послідовного аналізу альтернатив (перевага). Цей принцип полягає в тому, що практично будь-яка проблема має кілька можливих підходів, способів вирішення. Однак не всі вони є в однаковій мірі оп­тимальними. Вже два різних способи в залежності від умов, цілей, засобів можуть служити істині в по-різному.

Принцип коректного ведення суперечки. Це один з основних принципів ведення суперечок, переговорів, суть його в тому, що чим коректніше будуть ваші судження й дії, тим у вас більше шан­сів на гідну перемогу над супротивником.

Принцип відсторонення у процесі ведення суперечки. Давно помічено, що суперечку виграє не тільки той, хто є найерудованіший і аргументовано говорить, але саме той, хто, ніби як зі сторони спостерігаючи за ходом дискусії-суперечки, бачить усе що відбу­вається в цілому і здатний коректувати свої недоліки й прорахунки, піднятися над особистими інтересами і перебороти психологічні бар'єри.

Принцип подолання психологічних бар'єрів у процесі ведення суперечок. Існує цілий ряд помилкових внутрішніх установок без подолання яких ефективність вашої аргументації знижу­ється. Це може бути, наприклад, установка на те, що протилежна сторона краще підготовлена, чим ви, і тому сильніше вас. Чи, на­приклад, страх виглядати гірше, ніж ваш опонент, уже сам по собі стримує і ховає ваші судження й дії.

Принцип поетапного просування до істини. Ефективність ведення суперечки й напрям просування до істини залежить від то­го, наскільки чітко виокремлюються і позначаються фази, етапи ведення суперечки, альтернативні підходи до рішення проблеми і наскільки кожна зі сторін чітко висуває свої аргументи "за" і "проти".

Принцип поетапного просування до істини в процесі ведення суперечки припускає наступні стадії:

Вставне інформування. Ведучий, організовує дискусію, ініціює зустрічі зацікавлених сторін, інформує учасників про проблему, цілі і саму ситуацію, що породила дискусію-суперечку.

Аргументація сторін. Кожна зі сторін, що має свою позицію, свою точку зору на рішення проблеми, висловлює й аргументовано відстоює свою точку зору.

Опонування, критичні судження. Кожна зі сторін, що спереча­ються, виступає стосовно один до одного як опонент, висловлює критичні судження, сумніви, відстоюючи свою позицію.

Пошук компромісних варіантів рішення проблеми. На цьому етапі кожна із сторін повинна піти на прийнятні поступки. Частко­вий відхід від своєї позиції. Аналізуються й зіставляються всі мож­ливі варіанти рішення проблеми.

Пошук прийнятного рішення. Іде активний пошук і узагальнен­ня всього конструктивного, позитивного, що було висловлено в процесі суперечки, зближаються позиції, виробляються взаємоприйняті рішення.

Завершення суперечки, узагальнення результатів. На цьому етапі підводяться підсумки суперечки, резюмуються результати, констатується, що досягнуто і якою ціною.

Принцип поваги особистості опонента. Думки, судження ста­новлять високу культуру ведення дискусій і суперечок. При проти­ставленні більш переконливих точок зору, версій - ні в якому разі не можуть мати місця образливі випади.

Принцип аргументованої конструктивної критики. Суть цього принципу полягає в тому, що критикуючи погляди, міркування, про­тилежні вашим, не можна обмежуватися тільки цим, необхідно ви­словити свої конструктивні докази, нові підходи чи способи вирі­шення проблеми.

«Пам’ятка учасника диспуту»

1. Перед тим, як сперечатися, подумайте, про що будете говорити.

2. Сперечайтеся чесно і відверто, не перекручуйте слів і думок товаришів.

3. Починаючи сперечатися, чітко і зрозуміло назвіть положення, які будете захищати, доказувати.

4. Пам’ятайте, що кращим доказом спростування є точні й незаперечливі факти.

5. Доказуючи і спростовуючи, говоріть ясно, просто, чітко, точно і своїми словами.

6. Якщо доказано помилковість вашої думки, майте мужність визнати рацію свого «противника».

7. Завершуючи виступ, підведіть підсумок, сформулюйте висновок.

Основними вимогами до культури ведення суперечки є: повага до опонента, витримка, вмотивована аргументація, об’єктивна оцінка.

Тема № 4: Лексичні норми мови професійного спілкування

План

1. Загальна характеристика лексики сучасної української мови.

2. Термін у системі професійного мовлення.

3. Синоніми.

4. Омоніми.

5. Пароніми в діловому мовленні.

6. Абревіатури. Правила скорочування слів.

Лексика – це сукупність слів будь-якої мови, а також сукупність слів певної сфери вживання (професійної, офіційно-ділової, виробничо-технічної). Здатність слова вживатися в кількох значеннях називається багатозначністю. Для ділового мовлення багатозначність – явище небажане, оскільки провокує неточність, двозначність трактувань.

Словниковий склад СУЛМ формувався протягом тривалого часу. Лексика не однорідна за походженням. Виділяють корінну і запозичену лексику. Розрізняють кілька пластів корінної лексики: спільнослов’янська, спільносхіднослов’янська, власне українська. Власне українська лексика (90%) – це слова, які виникли на українському мовному ґрунті в період формування і розвитку української мови і виражають її специфіку.

Крім корінних слів, у лексичному складі української мови певне місце займають запозичення з інших мов (близько 10%) . запозичені слова, безперечно, мають відповідним чином пристосовуватися до фонетичних, граматичних законів української мови. Своєрідним різновидом запозичень в українській мові є кальки. Калька – це слово або вислів, скопійовані засобами української мови з іншої мови. Калькування є одним із шляхів збагачення словникового складу мови. Однак у багатьох випадках воно стає причиною порушень мовної норми на лексичному рівні. Вживання необхідних запозичених слів в українській діловій мові не вважають негативним явищем, але надмірне, неправильне їх застосування однозначно оцінюють негативно. Недоречно вжиті слова засмічують літературне мовлення. Які саме слова іншомовного походження є необхідними в мові? Насамперед ті, які не можна точно перекласти рідною мовою. Здебільшого це загальноприйняті науково-технічні терміни. При використанні запозиченої лексики варто керуватися такими правилами: - не вживати слів, які мають українські відповідники; - іншомовні слова повинні бути зрозумілими для тих, хто їх слухає; - вживати слова точно, відповідно до їх значення; - не вживати в одному контексті і запозичене слово, і український відповідник – зупинити вибір на одному із них.

Мова професійного спілкування передбачає широке використання виробничо-професійної та науково-термінологічної лексики. Виробничо-професійна лексика – це слова чи словосполучення, які пов’язані з певною сферою виробництва (назви процесів виробництва, знарядь праці) та професії. Спеціальні слова та вислови, притаманні мові певної професійної групи, називають професіоналізмами. Виділяють науково-технічні, професійно-виробничі, просторічно-жаргонні професіоналізми. Звичайно вони виступають як неофіційні, розмовні. Професіоналізми здебільшого застосовують у неофіційному мовленні, у писемній мові вживають у виданнях, призначених для фахівців. Взагалі в офіційно-діловому та науковому стилях професіоналізми використовують з певним застереженням.

Науково-термінологічна лексика – один з основних лексичних компонентів таких функціональних стилів писемного мовлення, як науковий, офіційно-діловий, публіцистичний. Усі слова, які належать до термінологічної лексики, об’єднуються в мові загальною назвою – термін.

Термін – це слово або словосполучення, що виражає чітко окреслене поняття певної галузі науки, культури, техніки, мистецтва, суспільно-політичного життя. Кількість термінів з розвитком суспільства збільшується, оскільки вони перші фіксують соціально-економічні, державно-політичні, науково-технічні та культурні досягнення усієї людської цивілізації. Послуговується термінами і офіційно-діловий стиль мови. Існують такі вимоги до використання термінів у діловому мовленні: термін мусить бути стандартним, тобто його потрібно вживати лише в тій формі, яка зафіксована у словнику; термін має вживатися з одним значенням; якщо термін є багатозначним, автор документа має будувати текст так, щоб одразу було зрозуміло, яке значення терміна він має на вазі.

Тому використання термінів доцільне, якщо їх значення зрозуміле для всіх і не породжує ніяких сумнівів у певному контексті.

СИНОНІМИ Це слова, що по різному звучать, але близькі за значенням. Синоніми можна поділити на такі групи: лексичні синоніми, що відрізняються смисловими відтінками: відомий – видатний, славетний, знаменитий; стилістичні синоніми, що відрізняються емоційно-експресивним забарвленням: говорити – мовити, ректи, верзти, балакати, теревенити; абсолютні синоніми, які не мають відмінностей у значенні: процент – відсоток, площа – майдан.

Однією з важливих функцій у мовленні є урізноманітнення викладу, уникнення монотонності, повторів. Багато слів з одного синонімічного ряду мають певні значеннєві відтінки, які потрібно врахувати, щоб висловитися точно, уникнути неоднозначного тлумачення висловлювання або зберегти нейтральний тон, зваживши на стилістичний відтінок: Відносини – стосунки, взаємини, взаємовідносини. Стимул – заохочення, імпульс, поштовх. Інцидент – випадок, пригода, непорозуміння.

ОМОНІМИ Це слова, які однаково звучать, але мають різне значення. Омоніми становлять неабияку трудність у практиці слововживання. Тому основна вимога до тексту з омонімом – чіткість, виразність, повнота інформації, точність контексту. Причиною прикрих помилок у щоденному мовленні є сплутування слів, однакових за звучанням у російській та українській мовах. Омоніми можуть застосовуватися у різних функціональних стилях, але лише в художньому – з певною стилістичною метою. Науковий і офіційно-діловий вимагає точності контексту, тому омоніми у них не мають стилістичних функцій.

ПАРОНІМИ Це слова, які дуже близькі за звучанням, але різні за значенням і написанням. Саме ця близькість, незначна звукова різниця у мовленні спричиняє труднощі у засвоєнні і призводить до помилок. Паронімія – явище, поширене у всіх сферах мовної діяльності.

Слова можуть мати спільні корені, але відрізнятися різними префіксами або наявністю/ відсутністю префіксів. Найчастіше це дієслова або похідні від них утворення. Паронімічна пара може відрізнятися суфіксами. У мовній практиці відбувається змішування паронімічних пар, слова в яких відрізняються наявністю/ відсутністю постфікса –ся: вибачати – виявляти поблажливість до когось, прощати провину; вибачатися – просити вибачення, усвідомлюючи свою провину.

У паронімічні ряди можуть поєднуватися споріднені слова і випадково співзвучні. У багатьох випадках вони відрізняються голосними чи приголосними звуками, звукосполученнями, наявністю чи відсутністю закінчення: група – сукупність осіб, істот, предметів, речовин об’єднаних чимось спільним; трупа – колектив артистів театру або цирку.

Неправильне вживання слів-паронімів у повсякденному мовленні призводить до непорозуміння, іноді створює комічний ефект: плутати – путати, уява – уявлення.

АБРЕВІАТУРИ В ДІЛОВОМУ МОВЛЕННІ. ПРАВИЛА СКОРОЧУВАННЯ СЛІВ

Явище абревіації полягає у скороченні довгих мовних формул і згортання їх у семантичну єдність – абревіатуру. Абревіатура – скорочене складне слово (іменник), утворене з початкових літер чи початкових слів на основі яких твориться скорочення. Основні умови їхнього функціонування – доцільність, зрозумілість, стандартність.

Класифікація абревіатур:

Ініціальні абревіатури – утворені з початкових літер слів, які входять у вихідне словосполучення: СНД, МЗС, ЧАЕС, ЄШКО.

Абревіатури складового типу, утворені усіченням основ двох або більше слів, з початкових складів мотивуючого складного найменування: Інтерпол, Бенілюкс, нардеп.

Абревіатури змішаного типу – утворені з початкової частини або частин слів і повного слова: держмито, госпрозрахунок, Нацбанк, техогляд.

Комбіновані абревіатури - утворені двома одразу зазначеними вище способами: Авто ЗаЗ.

Творення складноскорочених слів мусять відповідати таким вимогам: Слово має легко розгортатися в повне найменування. Не має збігатися зі словом або скороченням, які вже є в мові. Відповідати нормам українського правопису. Тому при першому вживанні складноскороченої назви в тексті її потрібно розкривати в дужках, а потів уже вживати у скороченому вигляді.

ПРАВИЛА СКОРОЧУВАННЯ СЛІВ

Окрім скорочень, придатних до вживання в усній і писемній формі мовлення в діловому спілкуванні існують скорочення, призначені для зорового сприйняття, - графічні, текстові. За написанням графічні скорочення є декількох типів: Крапкові: ім., див., с., м.; Дефісні: ін-т, р-н, з-д; Із скісною рискою: а/с, в/ч. Нульові – на позначення фізичних, метричних величин, грошових одиниць та інше лише після цифр: 20 хв, 5 кг, 300 грн; Комбіновані – пд.-зах., пн.- сх.

Усі скорочення слів мусять бути загальноприйнятими і зрозумілими, зафіксованими у державних стандартах і словниках. Не варто перевантажувати текст графічними скороченнями. Існують такі правила користування скороченнями: слово має закінчуватися на приголосну (за невеликими винятками – о., А; слово має мати запас стійкості, щоб сприйматися однозначно – філол., філос.; не можна скорочувати в тексті ключових слів; написання скорочення має бути уніфікованим у межах тексту.

Особливості вживання іменників у діловому мовленні

У сучасній українській літературній мові розрізняють кілька типів словозміни іменників: відмінювання іменників І, ІІ, ІІІ, ІV відмін, відмінювання множинних іменників, іменників прикметникового походження.

Зауваги до відмінювання іменників І відміни

До І відміни входять іменники чоловічого і жіночого роду із закінченням –а, -я. Відмінюючи такі іменники, слід пам’ятати, що в давальному та місцевому відмінках однини перед закінченням –і кінцеві приголосні основи к, г, х чергуються із з, ц, с: папка –папці, спілка – спілці, довідка – довідці. Це правило стосується також іменників - власних назв: Алупка – Алупці, Дрига – Дризі, Панібудьласка – Панібудьласці, Маремуха – Маремусі.

В усному діловому спілкуванні і меншою мірою – у писемному широко використовується у звертаннях кличний відмінок.

У кличному відмінку іменники І відміни твердої та мішаної групи в однині мають закінчення –о, м’якої групи – закінчення –е, м’якої групи з основою на –й – закінчення –є.

Як іменники твердої групи І відміни відмінюються жіночі імена по батькові: Петрівна, Петрівни, Петрівні, Петрівну, Петрівною, (на) Петрівні, Петрівно. Помилковим є відмінювання жіночих імен по батькові як прикметників: Петрівної, Петрівній.

Складні випадки відмінювання іменників ІІ відміни

До ІІ відміни належать іменники чоловічого роду з основою на приголосний або із закінченнями –о, -е, -я, які в непрямих відмінках не набувають суфіксів –ат-, -ят-, -ен-.

У родовому відмінку однини іменники чоловічого роду мають закінчення –а, -я та –у, -ю, вживання яких пов’язане з їх лексичним значенням:

Закінчення –а, -я, мають іменники, які означають:

Закінчення –у, -ю властиве іменникам на позначення:

Будь-яких істот: директора, службовця, конкурента, Олега; Конкретні предмети: стола, принтера, довідника, годинника; Різні міри (довжини, ваги, часу), числові та грошові назви: вівторка, квітня, карбованця, грама, метра, відсотка; Населені пункти: Києва, Харкова, але Кривого Рогу, Зеленого Гаю; Річки, якщо наголос падає на закінчення: Дніпра, Дністра, Псла; Науково-технічні поняття, що визначають елементи будови чогось, конкретні предмети, геометричні фігури: атома, синуса, катода, конуса, параграфа.

Абстрактних понять: обсягу, висновку, успіху, кредиту; Просторових реалій: шляху, космосу, Інтернету; Установ, закладів, будівель, приміщень, частин споруд: заводу, інституту, банку, поверху, залу; Сукупності, збірності: інвентарю, вантажу, колективу, народу; Дій, акцій, заходів: продажу, турніру, диспуту; Речовин: газу, бензину, чаю, але: хліба, вівса; Географічних реалій, крім населених пунктів: Криму, Донбасу, Китаю; Річок, якщо наголос падає на основу слова: Бугу, Хоролу, Сяну, Дунаю; Спортивних ігор: футболу, тенісу; Терміни іншомовного походження, що означають процеси, явища: аналізу, моніторингу, лізингу; Складним безсуфіксним словам, префіксальним іменникам: правопису, розгляду, газопроводу.

Деякі іменники мають паралельні закінчення –а, -я чи –у, -ю, залежно від значення: блока (частини споруди) і блоку (об’єднання держав, партій); апарата (прилад) і апарату (сукупність працівників, штат); папера (документ) і паперу (матеріал); рахунка (документ) і рахунку (дія, результат); акта (документ) і акту (дія).

Іменники ІІ відміни у давальному відмінку мають паралельні закінчення –ові, -еві, -єві та –у, -ю: директорові і директору, міністрові і міністру, Василеві і Василю. Якщо поряд стоїть кілька іменників чоловічого роду у формі давального відмінка, то, щоб уникнути однакових відмінкових закінчень слід спочатку вживати закінчення –ові, -еві, -єві, а тоді –у, -ю: директорові Карпенку, Грищенкові Андрію Панасовичу.

Іменники ІІ відміни у кличному відмінку мають закінчення –у, -ю, -е.

Закінчення –у мають іменники твердої групи, іншомовні імена з основою на г, к, х та деякі іменники мішаної групи, крім тих, що мають основу на ж, зокрема всі чоловічі імена по батькові (полковнику, свідку, Коваленку, Джеку, Людвігу Геннадійовичу, товаришу, Ткачу).

Закінчення –ю мають іменники м’якої групи (Анатолію, Валерію, секретарю, підприємцю).

Закінчення –є мають безсуфіксні іменники твердої групи, іменники мішаної групи з основою на ж, дж, ш, а також прізвища прикметникового типу на –ів(-їв), –ін(-їн), -ов, -ев(-єв): Вікторе, Глібе, Тимоше, стороже, Яцківе, Коваліве, Пушкіне, Вересаєве.

У звертаннях, що складаються з імені та по батькові або з двох загальних назв, обидва слова вживаються в кличному відмінку. У кличному відмінку обидва іменники вживаються також тоді, коли перший із них є загальною, а другий – власною назвою: Іване Степановичу, пане полковнику; добродію Степане, друже Віталію. Якщо ж власною назвою є прізвище, то воно має форму називного відмінка, тоді як загальна назва – кличного відмінка: колего Ткачук, товаришу Кравчук, добродію Ковалів.

Особливої уваги заслуговує відмінювання іменників ІІ відміни, що є прізвищами людей – жіночі прізвища на приголосний та на –о не відмінюються: повідомити Білан Ользі Вікторівні, зв’язатися з Бойко Вірою Олексіївною. Чоловічі прізвища такого типу відмінюються – повідомити Біланові Сергію Вікторовичу, зв’язатися з Бойком Ігорем Якимовичем.

У називному відмінку множини іменники ІІ відміни чоловічого роду твердої групи мають закінчення –и (два полковники, чотири інспектори), іменники м’якої групи – закінчення –і (два секретарі, три підприємці).

Особливості відмінювання іменників ІІІ відміни

ІІІ відміна – це іменники жіночого роду з основою на приголосний та іменник мати.

У родовому відмінку однини вони мають закінчення –і: домовленості, вартості, власності.

В орудному відмінку перед закінченням –ю в іменників цієї відміни, які закінчуються на один приголосний, відбувається його подовження: відповіддю, річчю, тушшю; якщо ж у кінці основи іменників стоять два приголосних звуки, то подовження не відбувається: незалежністю, відповідальністю діяльністю.

У кличному відмінку іменники ІІІ відміни мають закінчення –е: Любове, Нінеле.

Вживання форм чоловічого та жіночого роду в діловому мовленні.

В офіційному діловому мовленні слід віддавати перевагу формам чоловічого роду: зарахувати на посаду касира Л. І. Петрову; нагородити лейтенанта О. В. Павлишину; виступила професор Т. О. Біла. Вживання форм жіночого роду вмотивоване лише тоді, коли вказівка на стать є обов’язковою й не може бути виражена іншими засобами: виступи українських фігуристок, концерт відомої піаністки. Залежні прикметники узгоджуються з іменниками на позначення посад, професій, звань у формі чоловічого роду, хоч у тексті йдеться про жінок: провідний науковий співробітник Г. П. Вишневська. Лише дієслова у формі минулого часу узгоджуються з жіночим прізвищем: професор О. П. Біла зауважила, старший сержант К. П. Лятуринська доповіла.

Ступені порівняння прикметників

Ступені порівняння творяться від якісних прикметників, а оскільки в діловому мовленні переважають відносні прикметники, то форми ступенів вживаються обмежено. Із двох форм (простої і складеної) вищого та найвищого ступенів порівняння перевагу слід надавати простим формам.

Проста форма вищого ступеня порівняння твориться за допомогою суфіксів –ш-, -іш: довгий – довший, глибокий – глибший.

Складена форма вищого ступеня порівняння твориться за допомогою слів більш, менш: більш досвідчений, менш вдалий.

Проста форма найвищого ступеня порівняння твориться за допомогою префікса най-, який додається до простої форми вищого ступеня: найвищий, найдорожчий, найприбутковіший. Вживання самий + форма звичайного якісного прикметника (самий важливий) у сучасній українській літературній мові не нормативне.

Складена форма найвищого ступеня порівняння твориться за допомогою слів найбільш, найменш: найбільш відомий, найменш вдалий. Вживання слів типу більш респектабельніший, менш вдаліший, найменш перспективніший суперечить нормам сучасної української літературної мови.

У сучасній українській літературній мові вживання прислівників замість прикметників вищого ступеня порівняння е ненормативним: практика корисніша навчання (неправильно) – практика корисніша, ніж навчання; прибуток більший витрат (неправильно) – прибуток більший за витрати.

Числівник

В усіх стилях сучасної української мови числівники вживаються по-різному. На письмі кількісні числівники, як правило, записуються цифрами. При оформленні ділової документації щодо запису числівників слід керуватися такими правилами:

1. Прості кількісні числівники, які називають однозначне число (без вказівки на одиниці виміру) в запису відтворюються словом, а не цифрою – таких виробів повинно бути не більше трьох. Так само записуються однозначні числівники, якими позначаються часові межі – випробування повинні тривати три - п’ять місяців. Якщо однозначне число вживається у поєднанні з одиницею виміру, воно пишеться цифрами – 7 гектарів, 15 кілометрів.

2. Складні й складені числівники записуються цифрами, крім тих випадків, коли ними починаються речення – Було заплановано 12 виступів. Дванадцять виступів було заплановано. Цілі числа, які виражаються кількома знаками, прийнято записувати, розбиваючи їх на класи за допомогою пропусків. – 100 000 т, 352 670 грн.

3. Порядковий числівник, що передається арабськими цифрами, вводиться в текст з відмінковими закінченнями – за 1-им класом точності, за 5-ою шкалою. При перерахуванні кількох порядкових числівників відмінкове закінчення ставиться лише один раз – вироби 1, 2 і 3-го сортів.

4. Деякі порядкові числівники для розрізнення позначаються в документах римськими цифрами, але без відмінкових закінчень: І місяць, ІІ квартал.

5. Складні слова із цифровим позначенням можуть писатися в документації комбіновано – 20-процентний, 4-міліметровий. Дозволяється другу частину таких назв скорочувати, якщо це одиниця виміру – 50-км, 4-мм.

6. Окремі види інформації передаються у вигляді змішаного запису, який складається з цифр і слів, що значно полегшує сприйняття великих і малих чисел.

7. У діловому стилі приблизна кількість відтворюється дуже обмеженим числом зворотів – понад, до, зверх, більше, менше. Широко вживаються дробові числівники.

8. У діловому мовленні із збірними числівниками не сполучаються іменники на позначення високих та офіційних осіб: п’ятеро президентів, троє професорів.

9. Ненормативними є словосполучення пара слів, пара хвилин. Літературною нормою вважається кілька слів.

10. У поєднаннях дробових числівників з іменниками, іменник вживається в тому відмінку, якого вимагає останнє слово дробового числівника: п’ять і одна четверта грама, більше п’ятдесяти і п’яти десятих відсотка.

Іменники у сполученні з кількісно-дробовими числівниками вживаються у формі Р.в. одн.: одна восьма кілограма, дві треті шляху, одна тридцять друга розчину.

Числівники півтора, півтори сполучаються з іменниками у формі Р.в. одн. – півтора відсотка, півтори години, числівник півтораста – з іменниками у формі Р.в. мн. – півтораста гривень.

Запам’ятайте, що в називному відмінку числівники два, три, чотири поєднуються з порядковими у формі називного множини, а числівник п’ять та всі наступні – з порядковими у формі родового множини, тому дробові числівники потрібно читати так: дві треті, три четверті, чотири п’яті, але п’ять шостих, сім восьмих, дев’ять десятих.