1. Видача з каси підприємства виручки для здавання її до банківської установи.

Здавання готівкової виручки здійснюється підприємствами (підприємцями) у денні та вечерні каси установ банків самостійно або через інкасаторів НБУ, установ комерційних банків, підприємства поштового зв'язку для переказу на поточні рахунки в установах банків, а з 1 вересня 2001 р. і через Державну службу охорони при Міністерстві внутрішніх справ України.

Ця операція оформляється видатковим касовим ордером з відображенням в касовій книзі. Документом, що свідчать про здавання виручки до установи банку, є квитанція до заяви на внесення готівки за підписами бухгалтера і касира установи банку, засвідчена печаткою (штампом) установи.

Документом, що свідчать про здавання виручки інкасаторам банку, є копія супровідної відомості за підписом інкасатора, засвідчена печаткою інкасатора-збирача.

2. Виплата заробітної плати. Виплата коштів за виконанні роботи, надані послуги фізичним особам. Погашення кредиторської заборгованості фізичним особам. Виплати, пов'язані з оплатою праці, сплатою стипендій, проводяться касиром підприємства за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями або за видатковими касовими ордерами на кожного одержувача.

На титульний стороні платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться дозвільний напис про виплату готівки за підписами керівника і головного бухгалтера або осіб, уповноважених керівником, із зазначенням строків видачі готівки і сума (гривень - словами, копійок - цифрами).

Аналогічно можуть оформлятися й одноразова видача готівки на оплату праці (у разі відпустки, хвороби тощо), а також видача депонованих сум і готівки у підзвіт кільком особам на витрати, пов’язані із службовими відрядженнями.

Одноразові видачі готівки на оплату праці окремим особам провадяться, як правило, за видатковим касовим ордером.

Якщо видатковий документ складений на видачу готівки кільком особам, то одержувачі також пред’являють паспорти чи документи, що їх замінюють, і розписуються у відвідній графі документа.

Видача готівки особам, яких немає в штатному розписі підприємства (сумісникам), проводиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою відомістю.

Після закінчення встановлених строків виплат, пов'язаних з оплатою праці, сплатою стипендій за платіжними відомостями, касир повинен:

- у видатковій відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено виплату, поставити штамп або зробити напис «Депоновано»;

- скласти реєстр депонованих сум;

- у кінці відомості зазначити фактично виплачену суму виплат, які підлягають депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за платіжною відомістю і засвідчити напис своїм підписом. Якщо готівкові кошти видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис «Готівку за відомістю видав (підпис)».

- виписати видатковий касовий ордер на фактично видану суму за видатковою відомістю, зареєструвати його і здійснити відповідний запис у касовій книзі.

Бухгалтерія здійснює перевірку записів, зроблених касиром у видаткових відомостях, та здійснює підрахунок виданих і депонованих за ними сум. Депоновані суми, що підлягають здаванню в банк, оформляються складанням одного загального видаткового касового ордера.

Касові документи після складання касиром звіту та оброблення цього звіту комплектуються в хро­нологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки та зберігаються відповідно до законодав­ства матеріально відповідальною особою, на яку по­кладено обов'язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, що передається під охорону.

Виносити з приміщення підприємства касові докумен­ти дозволяється тільки за наявності письмового дозво­лу керівника або головного бухгалтера. У цьому разі до кінця робочого дня зазначені документи обов'язково мають бути повернуті до приміщення підприємства.

Довідки за касовими документами (підписані керівником і головним бухгалтером) видаються відпо­відним органам на їхню вимогу у випадках, передба­чених законодавством України.

Касові документи можуть вилучатися у випадках, пе­редбачених законодавством України.

Усі надходження і видачу готівки в національній валюті підприємства відображають у касовій книзі (типова форма КО-4, зразок 6.6 )

____________________________________ ____________

КАСА ЗА „16” липня 200___р. ЛИСТ №22

Номер документу	Від кого отримано чи кому видано		Номер кореспондуючого рахунку		Прибуток		Видаток
Залишок на початок дня					50 -
33	Михалків А.П.		702		73420		530-
21	Шестаковій .П.		372
			Разом за день		73420		530
			Залишок нам кінець дня		25420
			У т.ч. на зарплату
Касир Петрова А.В.
Запис у касовій книзі перевірив і документи у кількості (прописом)		1		Прибуткових по		1	видаткових

Бухгалтер Гайдук М.В.

Рис. 6.6 Зразок сторінки касової книги

Кожне підприємство, що є юридичною особою і має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів).

Відокремлені підрозділи, що мають каси і здійснюють розрахунки готівкою, провадять при цьому касові операції з видачі (приймання) готівки на будь-які потреби з оформленням видаткових (прибуткових) касових ордерів або застосовують РРО при розрахунках із споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, самостійно здають готівкову виручку до каси установи банку (інкасаторам банку, представникам служби охорони при МВС України), повинні також вести касові книги, які видаються і оформляються підприємством - юридичною особою до складу якої вони входять.

Відокремлені підрозділи, що мають каси та здійснюють розрахунки готівкою із споживачами в сфері торгівлі, громадського харчування та послуг із застосуванням РРО і не здійснюють при цьому касових операцій з видачі (приймання) готівки з каси на будь-які потреби з оформленням видаткових (прибуткових) касових ордерів, а також підприємці касової книги не ведуть.

Аркуші касові книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою підприємства. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчуються підписами керівника і головного бухгалтера підприємства – (юридичної особи).

Записи в касові книзі здійснюються у двох примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору кульковою або чорнильною ручкою. Перші примірники залишаються в касовій книзі. Другі примірники мають бути відривними, які і є звітом касира. Перші і другі примірники мають однакові номери.

Виправлення в касовий книзі не допускаються. Якщо виправлення зроблені, то вони засвідчуються підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, що його заміщує.

Записи в касовій книзі робляться касиром за операціями одержання або видачі готівки за кожним прибутковим касовим ордером і видатковим документом у день їх надходження або видачі.

Залишок готівки в касі на початок наступного дня касир повинен виводити у період виплат заробітної плати, стипендій, пенсій, дивідендів (доходів) без урахування вже виплачених сум. Уся загальна сума виплачених коштів на зазначені цілі списується в останній день виплат за відповідно оформленим видатковим касовим ордером.

Касир передає до бухгалтерії, як свій звіт, другий відривний аркуш (копію записів у касовій книзі за день) з прибутковими і видатковими касовими ордерами і витратними документами під розпис у касовій книзі.

Записи касових операцій починають після рядка «Залишок» на початок дня».

Бланк звіту до кінця операцій за день не відривається.

По рядку «У тому числі на оплату праці» показується сума по платіжнім відомостям на оплату праці, не списана на видаток каси.

У кінці кожного робочого дня касир подає звіт під розписку до бухгалтерії з додатком прибуткових та видаткових касових документів.

Якщо бухгалтерія та касир підприємства (юридичної особи) не працюють у вихідні та святкові дні, а його відокремлений підрозділ, який використовує при розрахунках РРО, у ці дні працює, але не веде касовий книги, то записи в касовий книзі підприємства здійснюються наступного робочого дня підприємства.

На підприємствах за умови забезпечення належного зберігання касових документів касову книгу можна вести також в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, має забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги. («Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира»), які за формою і змістом мають відтворювати форму та зміст касової книги в паперовій формі, відповідно до типової форми № КО-4.

Сторінки касової книги нумерують автоматично в порядку зростання з початку року.

У разі роздрукування вкладного аркуша касової книги в кінці місяця має автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування в кінці року - їх загальна кількість за рік.

Після роздрукування «Вкладного аркуша касові книги» і «Звіту касира» касир зобов'язаний підписати їх і передати «Звіт касира» разом з прибутковими та видатковими касовими документами до бухгалтерії під розпис у «Вкладному аркуші касової книги».

Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) вкладні аркуші касової книги формуються у підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства - юридичної особи, а підшивки формуються в книгу, яка скріпляються печаткою підприємства - юридичної особи.

Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях має передаватися для зберігання протягом 36 місяців до архіву підприємства - юридичної особи.

За умови автоматизованого ведення касової книги слід провадити перевірку правильності роботи програмних засобів обробки касових документів.

Отримавши касовий звіт від касира, бухгалтер повинен:

• звірити номер звіту з попереднім;

• перевірити правильність перенесення залишку на початок дня;

• перевірити відповідність кожного запису, правомірність касового ордеру

(заповнення всіх обов'язкових реквізитів, відсутність виправлень; номер документа; кому видано або від кого одержано кошти; номер кореспондуючого рахунку; наявність документів; доданих до касового ордеру);

• перевірити арифметично розрахунок залишку на кінець дня;

• сформувати бухгалтерські записи у Журналі реєстрації господарських операцій;

Якщо у підприємства є грошові кошті інших держав (долари, євро, рублі тощо), облік наявності та їх руху ведеться в окремій касовій книзі. Щодня суми в іноземній валюті перераховуються за курсом НБУ у гривневий їх еквівалент.

Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера або уповноважену керівником особу.

На підприємствах, які мають одного касира, у разі потреби тимчасової його заміни виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника. З цим працівником укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов'язків касира.

У разі відсутності касира (у зв'язку з хворобою тощо) цінності, що перебувають у нього у підзвіті, перераховуються іншим касиром, якому вони передаються у присутності керівника та головного бухгалтера або комісії, призначеної керівником підприємства. Про результати перерахування і передавання цінностей складається акт за підписами зазначених осіб.