6.3. Документування касових операцій

Операції з обігу готівки в касі підприємства відображаються в обліку і оформляють документально. Весь процес документообороту подано на рис. 6.3.

Первинні документи (прибуткові та видаткові ордери, розрахункові документи та ін.)

акт інвентаризації та ін.)

Ж урнал реєстрації

прибуткових та видаткових касових документів

К асова книга

Журнал реєстрації господарських операцій звірка

залишків

Ж урнал і відомість по рахунку 30 «Каса»

Головна книга

Оборотна відомість

Баланс та Звіт про рух грошових коштів

А рхів

Рис. 6.3 Документування касових операцій на підприємстві

Касові операції оформляються касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахунковими документами, документами за операціями із застосуванням платіжних карток тощо, які згідно із законодавством України підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівкових коштів.

Касові операції, що проводяться відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» оформляються згідно з вимогами цього Закону.

Касові операції оформляються документами форми яких затверджені Міністерством статистики України за згодою Національного банку України та Міністерства фінансів України і які застосовуються на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості та форм власності :

- КО-1 «Прибутковий касовий ордер»

- КО-2 «Видатковий касовий ордер»

- КО-3 За «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів»,

- КО-4 «Касова книга»

- КО-5 «Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей»

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи мають заповнюватися бухгалтером лише чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп’ютерних засобів, чи іншими способами, які забезпечили б належне збереження цих записів упродовж установленого для зберігання документів терміну.

У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи. Видача прибуткових касових ордерів і видаткових документів на руки особам, що вносять або одержують готівку, забороняється.

Приймання і видача готівки за касовими ордерами можуть проводитися тільки в день їх складання.

Виправлення в прибуткових та видаткових касових документах забороняються.

У касових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (видача готівки за видатковими відомостями, платіжними картками, здавання готівки до банку за чеком та оприбуткування її в касі тощо), реквізит «Одержав» або «Прийнято від» не заповнюється.

Касові ордери до передавання в касу реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, що оформлені на підставі видаткових відомостей на виплати, пов’язані з оплатою праці, реєструються після здійснення цих виплат.

Реєстрація касових ордерів і видаткових відомостей може здійснюватися за допомогою комп’ютерних засобів, які забезпечують формування і роздрукування потрібних касових документів.

Водночас у документі «Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів”, який формується і роздруковується за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів за цільовим призначенням.

Під час одержання касових ордерів або видат­кових відомостей касир зобов'язаний перевірити:

— наявність і справжність на документах відповід­них підписів, а на видатковій відомості — дозвільного напису керівника підприємства або осіб, які ним упов­новажені;

— правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;

— наявність перелічених у документах додатків.

У разі невиконання хоча б однієї із зазначених ви­мог касир повертає документи для відповідного оформлення.

Касові ордері або видаткові відомості одразу ж після одержання або видачі за ними готівки підписуються касиром, а на доданих до них документах ставиться відбиток штампа або напис «Оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік).

Оприбуткування готівки в касу здійснюється на підставі прибуткового касового ордера, підписаного головним бухгалтером і касиром ( див. зразок 6.4).

Хлібокомбінат Типова форма № КО-1 підприємство, організація Затверджена наказом Мінстату України № 263 від 16 липня 200__ р. Ідентифікаційний код ЄДРПОУ Код за УКУД ПРИБУТКОВИЙ КАСОВИЙ ОРДЕР №33 Номер докум. Дата складення Кореспонд рахун., субрахун. Код аналіт. обліку Сума Код цільвого признч 33 16.07.0___ 702 734-20 Прийнято від Міхалків А.П. виручка через РРО Підстава : Звіт РРО___________________________ Сімсот тридцять чотири грн.. 20 коп. прописом Додаток :_____________________________________________	Лінія відрізу	Хлібокомбінат___ підприємство, організація КВИТАНЦІЯ до прибуткового касового ордера с№ 33 Прийнято від Михалків А.П. виручка через РРО_____ Підстава: Звіт РРО_____ ______________________ ______________________ Сімсот тридцять чотири грн.. 20 коп.___________ прописом ______________________ 734 грн. 20 коп.. «16» липня 200 __ р.
Головний бухгалтер Іванова К.Т. Одержав касир Петрова А.В.		Головний бухгалтер Іванова К.Т. Касир Петрова А.В. М.П.

Рис. 6.4 Зразок прибуткового касового ордера

У прибутковому касовому ордері зазначається сума (цифрами та прописом) від кого прийнято гроші та якій підставі. При цьому особі, яка здала гроші, після отримання їх касиром видається квитанція, завірена підписами головного бухгалтера, касира та печаткою підприємства.

Видача готівки з каси підприємства провадиться за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями . Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або особи, які на це уповноважені. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо.

Видатковий касовий ордер (Типова форма КО-2, зразок 6.5) виписується в одному примірнику працівником бухгалтерії, підписується керівником підприємства (організації) та головним бухгалтером чи особою, яка на те уповноважена, реєструється в Журналі реєстрації прибуткових та видаткових документів.

Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний запис керівника, то підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов'язковий.

Підприємства, які займаються закупівлею сільгосппродукції та заготівлею вторсировини, можуть проводити видачу готівки здавальникам сільгосппродукції та вторсировини за відомостями, де зазначають їх прізвища, адреси, обсяги зданої продукції і суму виплаченої готівки, що засвідчуються підписом здавальника.

Типова форма №КО-2

Хлібокомбінат ___________ Затверджено Наказом Мінстату

(підприємство, організація) України від 15.02.200__ р. №54

Ідентифікаційний

13807577

код ЄДРПОУ Код по УКУД

ВИДАТКОВИЙ КАСОВИЙ ОРДЕР

Номер документів	Дата складання		Кореспондуючий рахунок, обліку	Код аналітичного обліку	Сума	Код цільового призначення
21	16.07		372		530,00

Видати__Шестаковій В.П.___________________________________________________

прізвище, ім'я, по батькові

Підстава: ____Наказ про службове відрядження_________________________________

Пятьсот тридцять грн._________________________________________

прописом

Додаток: _______________________________________________________________________________

Керівник Ващенко Головний бухгалтер Іванова К.Т.

Одержав ___ Пятьсот тридцять грн.. __________________________________________

прописом

«_15_» 04. 200___р. Підпис: Шестакова В.П.

За ________________________________________________________________________________

найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувач

Видав касир ________ Петрова А.В.

Рис. 6.5 Зразок видаткового касового ордера

Якщо закупівля сільгосппродукції здійснюються під час відрядження, то відомості про це подаються одночасно з авансовим звітом про відрядження.

Одержувач розписується у видатковому документі про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень - словами, копійок - цифрами), використовуючи чорнило або кульову ручку з темними чорнилом.

Видача готівки з каси, не підтверджена розписом одержувача у видатковому документі, для виведення залишку готівки в касі не приймається, тобто не приймається до обліку.

Видачу готівки касир проводить тільки особі, зазначений у видатковому документі. Якщо видача готівки здійснюється особам за дорученням оформленим у встановленому порядку згідно з чинним законодавством, у тому числі й особам що не мають змоги в зв'язку з хворобою або з інших поважних причин поставити підпис власноручно, то в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача готівки бухгалтерія зазначає прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доручено одержати готівку. Якщо видача готівки провадиться за видатковою відомістю, то перед розписом про одержання грошей касир робить напис «За довіреністю», Довіреність залишається у касира і додається до видаткового касового ордера або відомості.

Вибуття готівкових коштів з каси може бути внаслідок таких господарських операцій: