19) Діловодство-діяльність щодо створення документів.

У літературі діловодство поділяється на теоретичне і практичне. Теоретичне - це наука, що викладає правила складення ділових паперів, актів і самих справ, практичне діловодство - це загальний порядок виробництва справ у службових місцях згідно зі встановленими формами і за встановленими зразками ділових документів. Виходячи з теоретичного і практичного аспектів даної функції, можна зробити таке визначення:

Діловодство - це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами.

Необхідність здійснення належного діловодства та його вдосконалення зумовлені такими чинниками:

• ускладнення функцій державного управління підвищує вимоги до складання документів, їх оформлення та обробки;

• раціоналізація роботи з документами - важливий напрям підвищення ефективності управлінської праці, що дозволяє уникати невиправданих часових витрат, зосередити зусилля управлінців на оперативному і якісному вирішенні конкретних управлінських питань;

• забезпечення прав та інтересів громадян, які вступають у правовідносини з державними органами.

20) Ділова нарада,як традиційний метод управління.

Ділова нарада – це традиційний метод управління, що відбувається за умов активного обміну думками заздалегідь підготовлених учасників.

Нарада може відбуватися у разі вирішення колективом питань виробничого характеру.

Види ділових нарад: інформаційна, дисциплінарна, організаційні, оперативна, дистанційні.

Інформаційна нарада скликається для ознайомлення учасників із новими даними, фактами, постановами тощо та наступного їх обговорення.

Оперативна нарада передбачає охоплювати такі етапи управління: збір інформації, її опрацювання та прийняття рішення без скликання всіх учасників у певному місці.

Дискусійна нарада передбачає вільний виклад варіантів думок, гіпотез, версій, припущень тощо.

Нараду скликає головуючий. Він вивішує оголошення. Головуючий слідкує за кількістю осіб(кворум). Він слідкує за регламентом, проводить голосування,закриває ділову нараду. Він не бере участь у нараді,він її організовує. Хід наради протоколюється секретарем, а виконання прийнятих постанов контролюється призначеними відповідальними.

Оптимальна кількість учасників наради – 10-12 осіб. Більша кількість учасників просто не зможе взяти активної участі в обговоренні, а менша не дасть змоги виявити різні погляди на проблему. Ефективність наради певною мірою залежить від рівня підготовки як самої наради, так і окремого її учасника й, безумовно, керівника.

22) Поняття професійного мовленнєвого етикету

Мовленнєвий етикет - це сукупність мовних засобів, які регулюють нашу поведінку в процесі мовлення. Правила мовленнєвого етикету залежать від мовленнєвих ситуацій, до яких належать знайомство, прощання, вибачення, прохання, запрошення, вітання, пропозиція, порада, відмова, згода, співчуття, комплімент тощо.

Структуру мовного етикету визначають такі основні елементи комунікативних ситуацій, які властиві всім мовцям: звертання, привітання, прощання, вибачення, подяка, побажання, прохання, знайомство і т.д. З-поміж них вирізняють ті, що вживаються при зав’язуванні контакту між мовцями – формули звертань і вітань; при підтриманні контакту – формули вибачення, прохання, подяки та ін.; при припиненні контакту – формули прощання, побажання тощо.

Готуючись до зустрічі з партнером необхідно намітити свою тактичну лінію. Для цього корисно засвоїти тактичні прийоми, які можна застосувати в ході переговорів, домагаючись своєї мети.