5. По срокам хранения:

• документы постоянного (бессрочного) хранения, представляющие интерес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.

• документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет), - лич­ные дела, истории болезни, техническая документация и др.;

• документы, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет).

6. По степени гласности: обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиден­циально и др.).

7. По юридической силе: подлинные (действительные и недействительные), под­ложные.

8. По способу изложения материала: примерные, индивидуальные, типовые.

9. По роду деятельности: система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.

10. По форме: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

11. По происхождению:

• именные, или личные (удостоверяющие личность);

• служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности и по

личному составу).

12. По срокам изготовления: срочные, несрочные.

13. По наименованию: приказ, письмо, справка, акт и другие виды документов.

14. По степени сложности: простые (рассматривается один вопрос), сложные

(несколько вопросов).

15. По месту составления:

• внутренние;

• внешние (де­лятся на входящие и исходящие).

4. Особенности управленческой документации.

Управленческие документы обладают следующими особенностями:

- создаются, используются органами управления в соответствии с установленной компетенцией и поставленными задачами;

- служат средством закрепления функций органов управления;

- содержат, как правило, информацию правового и справочного характера, отражающую природу исполнительной и распорядительной деятельности определенного органа управления;

- процесс их создания, форма, содержание, параметры действия регулируются правовыми нормами, что придает им общезначимость и обязательность исполнения.

5. Конфиденциальная информация.

Коммерческая тайна прямо связана с коммерческой деятельностью, является необходимым условием ее существования.

Слово «коммерция» происходит от латинского «cоmmercum» и в переводе означает торговлю. Первоначально этот термин употреблялся в буквальном смысле, в том числе и в России. В современном понимании коммерческая деятельность не привязывается к какой-либо определенной сфере. Она охватывает любую деятельность – промышленную, торговую, финансовую, научно-исследовательскую и др.

Коммерческая тайна – вид тайны, включающий информацию, устанавливаемую и защищаемую ее обладателем в любой сфере его коммерческой деятельности, доступ к которой ограничивается в интересах обладателя информации.

Согласно проекту Закона «О коммерческой тайне», обладатель коммерческой тайне – физическое или юридическое лицо, обладающее на законном основании информации, составляющей коммерческую тайну, и соответствующими правами в полном объеме.

Информация, составляющая коммерческую тайну, не существует сама по себе. Она отображается в различных носителях, которые могут ее сохранять, накапливать, передавать. Носитель информации – физическое лицо или материальный объект, в том числе физическое поле, в которых информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов.

Документы, содержащие информацию, составляющие коммерческую тайну, принято называть конфиденциальными, а процессы изготовления таких документов и организацию работы с ними – конфиденциальным делопроизводством. Конфиденциальное делопроизводство в целом базируется на тех же принципах, что и открытое делопроизводство, но в то же время имеет отличия, обусловленные конфиденциальностью документированной информации. Конфиденциальная информация должна защищаться и от утраты, и от утечки. Уязвимость документированной информации – понятие собирательное. Она не существует вообще, а проявляется в различных формах. К таким формам относятся:

• хищение носителя информации или отраженной в нем информации (кража);

• потеря носителя информации (утеря);

• несанкционированное уничтожение носителя информации или отображенной в нем информации (разрушение);

• искажение информации (несанкционированное изменение, несанкционированная модификация, подделка, фальсификация);

• блокирование информации;

• разглашение информации (распространение, раскрытие).

Конфиденциальное делопроизводство шире открытого и по своим задачам. Если задачей открытого делопроизводства является документационное обеспечение управленческой деятельности, то конфиденциальное делопроизводство должно осуществлять решение двух задач:

1. документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности;

2. защиту документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности.

Конфиденциальное делопроизводство в силу небольшого, по сравнению с открытым, объема документов и в целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальности документов должно быть централизованным, т.е. сосредоточенным в едином подразделении предприятия.

Подразделение конфиденциального делопроизводства может быть самостоятельным структурным подразделением предприятия, подчиненным непосредственно руководителю предприятия, или входить в состав других подразделений, как правило, осуществляют защиту конфиденциальной информации: службу безопасности, службу защиты информации и др. наименование подразделения конфиденциального делопроизводства, его статус и, при необходимости, структуру определяет руководитель предприятия, исходя из объема конфиденциального делопроизводства и общей структуры предприятия.

Состав документируемой конфиденциальной информации зависит от компетенции и функций предприятия, характера его деятельности, взаимосвязей с другими предприятиями, порядка разрешения вопросов.

Обязательность письменного удостоверения информации закрепляется перечнем издаваемых предприятием конфиденциальных документов. Целями разработки такого перечня должны являться не только определение состава издаваемых документов, необходимых и достаточных для деятельности предприятия, но и установление конкретных лиц, имеющих право составлять и подписывать (утверждать) документы, а также предотвращение необоснованной рассылки документов. Определение состава издаваемых конфиденциальных документов должно начинаться с разработки перечня сведений, составляющих коммерческую тайну. На основе и в рамках этого перечня разрабатывается перечень издаваемых конфиденциальных документов. Оба перечня утверждаются руководителем предприятия.

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, разрабатывается для каждого предприятия самим предприятием – обладателем (собственником) информации. Это вытекает из действующего законодательства, которым установлено, что состав и объем таких сведений определяется обладателем информации. То есть, право предпринимателя на состав коммерческой тайны является безусловным. Никто не может диктовать ему какие сведения относить к коммерческой тайне, за исключением сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну согласно государственным нормативным актам.

Следовательно, состав сведений, отнесенных к коммерческой тайне, должен устанавливаться и изменяться индивидуально, на уровне их обладателя. То, что для одних предприятий является коммерческой тайной, для других может не быть таковой и даже использоваться в рекламных целях. Коммерческая тайна может распространяться на все направления и виды деятельности предприятия. В законе «О коммерческой тайне» имеется 3 статья – «Информация, которая не может составлять коммерческую тайну», в которой обобщены сведения.

Запрещение относить к коммерческой тайне ту или иную информацию не означает, что всю ее может получить по требованию любое юридическое или физическое лицо. Часть информации предоставляется лишь соответствующим органам власти, наделенными правом контроля такой информации.

После установления состава конфиденциальной информации определяется степень ее конфиденциальности. Степень конфиденциальности – это показатель уровня закрытости информации. Уровень закрытости зависит от величины ущерба, который может наступить при утечке информации. Чем больше этот ущерб, тем выше должна быть и степень конфиденциальности.

Перечень сведений, составляющих государственную тайну, - совокупность категорий сведений, в соответствии с которыми сведения относятся к государственной тайне и засекречиваются на основаниях и в порядке, установленных федеральным законодательством. (Закон РФ от 21.07.1993 №5485-1 «О государственной тайне»)