17

Тема 1: теоретические основы делопроизводства

1. Основные понятия.

2.Информационное обеспечение предприятия.

3. Виды и классификация документов.

4 Особенности управленческой документации.

5. Конфиденциальная информация.

6. Нормативно-методическая база документационного обеспечения.

7. Международные стандарты по делопроизводству.

1. Основные понятия

Приступая к изучению курса, следует ознако­миться с основными профессиональными терминами и опреде­лениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку­ментами.

Документирование - это процесс создания и оформления документа.

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Система документации - это совокупность документов, взаи­мосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определен­ной сфере деятельности.

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию».

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем).

2. Информационное обеспечение предприятия.

Делопроизводство координирует все этапы деятельности предприятия – от проектирования до практической реализации управленческого решения. Делопроизводство определяется как деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих функций.

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Одной из важных частей управленческого труда является информация, которая дает совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой систем и внешней среды.

Любая информация должна быть, по-возможности, цельной, точной, краткой, но с достаточной степенью полноты, достоверной, удобной к восприятию и оценке, с высокой степенью анализа, надежной и, главное, своевременной. Это необходимо для выработки и принятия правильного решения. Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия решения. Информация должна быть оперативной, т.е. такой чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

Одним из видов информационного обеспечения управления является документация.

Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:

1. Прием входящих документов;

2. Предварительное рассмотрение (секретарем);

3. Регистрация документов;

4. Рассмотрение документов руководством;

5. Принятие решения руководителем и направление документов на исполнение;

6. Контроль исполнения документов;

7. Формирование документов в дела;

8. Использование документов в информационно-справочной работе;

9. Определение сроков хранения документов:

1. передача в архив,

2. дальнейшее использование,

3. уничтожение документов.

Степень совершенства работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.