Занятие 14. Работа с базами данных. Подведение итогов. Автофильтр. Расширенный фильтр. Правила организации и ведения баз данных (таблиц)

Не делать объединенных ячеек в таблице;
В каждом столбце таблицы – данные одного типа (столбцы базы данных ещё называют полями);
Делить информацию на как можно большее количество частей. Например: вместо одного поля «ФИО, должность» создать поля: «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Должность»;
Не оставлять в таблице пустых строк и столбцов;
Не оставлять в строке заголовка (шапке) пустых и объединенных ячеек;
Формулы, ссылающиеся в таблице на разные строки, после сортировки могут испортиться. В этом случае таблицу до сортировки копируют в буфер обмена, вставляют на новый лист через команду Специальная вставка (Paste Special), выбрав Вставить Значения (Paste Values). Команда выбирается из кнопки Вставить (Paste) на вкладке Главная (Home) в группе Буфер обмена (Clipboard).
Если таблицу после сортировки надо вернуть к первоначальному виду, то перед сортировкой вставляют столбец, заполняют его номерами строк. После проведенных сортировок, чтобы вернуть таблицу к первоначальному виду, надо выполнить сортировку по столбцу с номерами строк.
Закрепить «шапку» таблицы: вкладка Вид (View), группа Окно (Window) – Закрепить области (Freeze Panes).

Задание 1. Сортировка данных.

Откройте задание "Сортировка Фамилия". Эта база данных содержит 549 записей.

рис. 202

Мы можем отсортировать любой столбец (его можно также назвать ПОЛЕ) по возрастанию (по алфавиту, если данные представляют из себя текст) или по убыванию (от Я до А). При этом соответствующие данные из каждой записи изменят своё местоположение в соответствии с той ячейкой, относительно которой была проведена сортировка.

Отсортируем поле Фамилия по алфавиту. Поставьте курсор на любую ячейку этого поля и включите сортировку:

рис. 203

рис. 204 Поле Фамилия после сортировки

Откройте задание "Сортировка дата рождения". Отсортируйте сотрудников по полю Дата рождения:

рис. 205

Задание 2. Настраиваемая сортировка.

Откройте задание "Настраиваемая сортировка". Отсортируем нашу базу данных сначала по наименованию отдела, затем в отделе – по должности, и в последнюю очередь расставим внутри каждой должности оклады по возрастанию:

Ставим курсор в любую ячейку базы данных:

Настраиваемую сортировку можно, как и Фильтр, вызвать двумя способами:

рис. 206 Первый способ

рис. 207 Второй способ

Настраиваем уровни сортировки:

рис. 208 Настройка диалогового окна

рис. 209 Результат настраиваемой сортировки

Задание 3. Подведение итогов

Итоги – это способ быстрой вставки функций в определенные столбцы таблицы с группировкой данных в столбце, по которому подводятся итоги.

Откройте задание "Подведение итогов".

Для подведения итогов надо:

1. Отсортировать таблицу по столбцу, по значениям которого нужно подвести итог. В нашем случае таблица отсортирована по столбцу Отдел.

2. На вкладке Данные (Data) в группе Структура (Outline) нажать кнопку Промежуточные итоги (Subtotal);

3. В окне Промежуточные итоги выполнить настройки, OK.

Если к одним итогам (Сумма) добавляются другие (Среднее), то при добавлении новых итогов в окне Промежуточные итоги надо снять флажок с опции Заменить текущие итоги

рис. 210