Раздел 4 Автоматизация процессов делопроизводства.

Средства организационной техники, используемые для организации рабочего места. Технические средства, используемые в управлении и в делопроизводстве, называют оргтехникой. В делопроизводстве в настоящее время отмечается большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства делятся на следующие группы: 1. средства для оставления документов. К ним относятся: машинописный способ, рукописный способ, диктофонную технику и ПК. 2. копировально-множительная техника 3. средства обработки документов 4. средства хранения, поиска и передачи документов 5. техника управленческой связи.

Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве: 1. помощь в создании документов (конструирование бланков для организации, подготовка документов и размещение в памяти, использование шаблонов в создании документов, поиск, хранение и редактирование текста) 2. передача документа на расстоянии любому адресату, у которого имеется факсимейная связь или компьютер 3. регистрация документов (заполняется регистрационная карточка на экране рабочего стола, регистрационный номер наносят на сам документ, штамп для отметки о получении документа) 4. контроль за исполнением документов (в электронной карточке делается отметка о контроле и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников и составлять различные справки, отчет до документообороту) 5. перевод текса документа с одного языка на другой (осуществляются в автоматическом режиме, при наличии соответствующего текста программ) 6. защита документа от случайного доступа к информации, восстановление текса, антивирусная защита.

Обеспечение сохранности документа в электронной форме. Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в любом офисе, это надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из следующих условий: 1. бесперебойное надежное электропитание компьютеров 2. обеспечение резервного копирования документов (наличие резервной копии позволяет восстановить документы при случайном их удалении или поломке компьютера. Задача организации резервного копирования- это выбор оптимального устройства, на которое будет производится копирование и организация процедуры копирования 3. использование специального обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами, антивирусной программой предотвращают проникновение вирусов на компьютер, выявляют инфекционные файлы и осуществляют «лечение» компьютера. Основные источники вирусов являются: нелегальное программное обеспечение, дискеты, диски, зараженные вирусом, документы в Word, Excel, зараженные макровирусами. Простейший способ сократить вероятность заражения компьютера- это запустить антивирусную программу и проверить диски на наличие вирусов. Если компьютер подключен к локальной сети, то для сокращения вероятности заражения необходимо отключить дисковод большей части состояния компьютеров с использованием программ, предотвращающих «зависание систем» и обеспечивающих сохранение данных в случае краха системы, необходимо диагностику и профилактику программы.

Архивное хранение. Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершении работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа. Базы данных документов формируется в регистрации данных о документе, за истекший год хранятся отдельно и могут использоваться для справочной работы. В качестве места для хранения документа используется логический диск компьютера. При наличии программы «Электронный архив» учет и копирование документа производится автоматически. По окончании делопроизводственного года производится сортировка по дела всей базы данных, составляется опись дел.

роом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество дел. ведующий ар